Secretarial Assistant

工作内容

1 Gestion des achats

· Commander les produits

o Analyse des stocks et des ventes pour obtenir les quantités à commander

o Contacter les fournisseurs de borne et envoyer les bons de commande

o Gestion et paiement des factures

o Gestion de la réception avec les magasiniers

o Gestion des manquants et notes de crédit

o Gestion des paiements et remboursements

o Trouver nouveaux fournisseurs

o Gestion et surveillance prix achat et négociation

o Classification propre IT , site et dropbox

· Commander les fournitures

o Analyse et achat des produits d’emballage, fournitures de bureaux,…

o Gestion des consommables (imprimante, café, eau, encre…)

· Organiser les dossiers fournisseurs

o Archivage commandes passées

o Documentation par modèle

2 Gestion financière

· Formation des équipes procédures comptable et surveillance

· Classification de tous les documents comptables

· Vérification des factures à payer par rapport aux réceptions

3 Gestion des contrats et catalogues fournisseurs

· Suivi et MAJ régulière des contrats

· Négociation des prix

· Mise à jour des références et prix

· Mise à jour des articles, photos, descriptions techniques, à communiquer au webmaster

· Analyse et ajout de nouveaux contrats

· Les contrats concernent : contrats fournisseurs, prestataires, assurances, freelances, nettoyages, entretien machines, bâtiment,…

4 Gestion bâtiment, bureaux et courrier

· Assurer propreté et rangement des entrepôts/bureaux, et s’assurer que rien ne manque

· Gestion des clés et accès

· Gestion de tous les documents physiques et des archives

· Réception et gestion du courrier

· Gestion du syndic

· Gestion des problèmes (électricité, pannes, eau, travaux)

· Gestion des systèmes alarme, caméra et incendie

· Gestion des contrats de maintenance (poubelle, ménage ,…)

· Gestion des containers

· Réception des visites

· Rechercher et mettre en place des solutions toujours meilleures

· Gestion des affichages / étiqeuttage

· Gestion aménagement intérieur bureau et entrepôt

· Affichage, étiquetage et organisation de l’entrepôt, pour inventaire facile

5 Classification informatique et archivage

· Organiser les dossiers Dropbox existant, scanner/trouver et archiver ce qu’il manque

· Renommer et classer les dossier et fichiers pour avoir structure claire

· Ré-organiser et nettoyer

6 Surveillance opérationnelle site et entrepôt www.carplug.com

· S’assurer que tous les flux/process du site fonctionnent :

o Commandes traitées et expédiées

o Commande à problème gérées

o Remplacement/résolution des problèmes clients

o Transporteurs passent bien prendre colis

o Statuts de commande ok

o Statut Tickets SAV bien suivis

· Assurer parfois le service commercial et technique avec les clients

B COMPETENCES

- Au moins 5 ans d’expérience en assistance administrative

- Etudes d’assistante administrative

- Etre très organisé et ordonné

- Être très autonome et savoir analyser, établir ses listes d’actions, les lancer et les suivre

- Etre excellent en Français et Anglais, écrit et oral

- Etre excellent sur Excel et Outlook

- Très bonnes connaissances en informatique en général

- Possède une voiture

C SOCIETE

Carplug est une nouvelle société qui paramètre et vend des bornes et des câbles de recharge pour voitures électriques, pour le marché français. La société vend uniquement sur Internet, sur www.caprlug.com . Elle est située à Zellik, tout près du Ring Nord de Bruxelles. Vous serez accueilli(e) dans une ambiance PME, l’entreprise comprenant 5 employés au total.