Un.e Adjoint.e de la Direction de l’Administration Facultaire

工作内容

L’Ecole polytechnique de Bruxelles recrute:

Un.e Adjoint.e de la Direction de l’Administration Facultaire pour un CDD à mi-temps jusque fin avril 2024.

Contexte:

L’École polytechnique de Bruxelles, qui a déjà formé près de 150 promotions d’ingénieur.es civil.eset de bioingénieur.e.s, prépare activement les ingénieurs.e.s de demain : les hommes et les femmes qui auront plus que jamais la mission délicate mais aussi exaltante de concilier innovation technique, développement durable et progrès de la société.

Devenir ingénieur.e, c’est vouloir participer à la construction de notre futur à tous.tes.

L’agent fait partie d’une équipe de 10 personnes, travaillant pour le Secrétariat Facultaire de l’École, sous la responsabilité de la Directrice d’administration facultaire

Missions:

• Accompagner le secrétariat facultaire dans son fonctionnement au quotidien.
• Assurer un support adéquat, en termes d’organisation, de coordination et de supervision, aux activités de la Faculté, tant académiques qu’étudiantes.
• Mettre en œuvre de nouvelles procédures et formaliser des procédures existantes et veiller à leur suivi.
• Veiller au respect de l’application des règles et règlements et à leur mise à jour.
• Veiller au respect des calendriers facultaires.
• Assister la mise en place et à l’exécution de toute nouvelle mission que la Faculté devra assurer.
• Veiller à la circulation de l’information au sein des différentes cellules de la faculté.
• Préparer des réunions facultaires avec la Directrice et veiller à l’exécution des décisions qui y sont prises tant en interne qu’auprès des instances de l’institution.
• Fournir un support efficace tâches administratives récurrentes à la direction de l’administration facultaire.
• Collaborer étroitement avec la direction de l’administration et l’équipe décanale.

Profil :

• Être titulaire d’un master utile à la fonction (ressources humaines, sciences humaines, psychologie du travail ou droit).
• Pouvoir justifier d’une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire.
• Les personnes possédant un diplôme n’émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales:

• Une connaissance et une expérience des mécanismes de la gestion d’une équipe.
• Connaissance et expérience dans la conduite et le suivi de procédures en terme de délai et de qualité.
• Un excellente maitrise du français et une connaissance de l’anglais de niveau B2.
• Une excellente maitrise des logiciels bureautiques est requise, et une expérience en matière de gestion de données est un réel avantage.

Qualités requises:

• Autonomie.
• Diplomatie, sens de l’écoute, capacité à créer un climat de confiance.
• Capacité à motiver, empathie et capacité à comprendre les besoins.
• Esprit de synthèse, sens des priorités, autonomie, créativité.
• Une expérience en conduite de changement est un plus.
• Une compréhension de l’environnement universitaire et de ses règles de gestion du cadre à l’ULB et en fédération Wallonie Bruxelles.

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat.e.s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicapet souhaitezbénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien. Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.