Administratief bediende FT of 4/5

Functie omschrijving

ASSISTENTIE PROJECT
Creëren van nieuwe projecten in de verschillende systemen (eigen programma, Odoo 11, SharePoint).
Beheren van de projectfacturatie van Offerte tot Verkoopsbevestiging (eigen programma, Odoo 11 en Sharepoint).
Opmaken en versturen van orderbevestigingen, in overleg met de Projectmanagers (Word)
ASSISTENTIE SALES
Opmaken en versturen van onderhoudscontracten (Word, Odoo 11).
Communiceren met Franse leasingmaatschappijen ifv ondertekende contracten.
Opmaken diverse facturen en attesten voor de klanten (binnen en buiten Europa).
Beantwoorden van diverse vragen van klanten, via mail en telefoon (vnl in Frans).
ASSISTENTIE FINANCE
Facturatie van onderhoudscontracten en licenties (Odoo 11 en Sharepoint).
Inkomende betalingen afpunten adhv info die je van de Finance krijgt (Odoo 11).
Opzetten van SEPA mandaten voor vooral Franse klanten en deze innen via de bankapplicatie (Odoo 11).
Uitsturen van rappels via mail en indien nodig persoonlijk naar de klanten bellen, voornamelijk in het Frans
Versturen van de Visa uitgiftestaten naar de collega over alle afdelingen en rapporteren aan Finance.
ASSISTENTIE OFFICE
Bijhouden van stock van ons economaat/kantoormateriaal en doorgeven aan de aankoopafdeling zodat zij kunnen bestellen.
Telefonisch onthaal van leveranciers N/E en prospecten, inrichters en klanten voornamelijk in het Frans.
Onthaal regelen van delegaties en prospecten vanuit het buitenland (boeken van vergaderzalen, middagmalen, hotels, TGV, vliegtuigen, taxi en restaurants).
ASSISTENTIE TRAVEL
Boeken van hotels, tgv en huurwagens voor de projectleiders, vertegenwoordigers, zaakvoerder en techniekers die wekelijks naar het buitenland gaan..
Doorgeven van SIPSI aangiftes (sociale wetgeving Frankrijk).
Op vrijdag ontvang je van de projectleiders de werfinformatie voor de volgende werkweek, die worden samengevoegd met de hotelboekingen en doorgemaild naar de techniekers.

Gewenst profiel

Je hebt een secundair of hoger diploma richting administratie (of gelijkgesteld door ervaring).
Je hebt zin voor orde & structuur en kan ook zelf structuur brengen in je taken en prioriteiten.
Je hebt een degelijke pc kennis en kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook).
Je drukt je vlot uit in het Nederlands en Frans, dit zowel mondeling als schriftelijk (goede kennis Frans is een must).
Je bent communicatief en een echte teamplayer.

Arbeidsvoorwaarden

Je komt terecht in een familiaal, snelgroeiend en hoogtechnologisch bedrijf.
Een uitdagende job, een familiale sfeer en collegialiteit staan jou te wachten.
Verder krijg je de mogelijkheid om jouw organisatorische en communicatieve skills verder te ontwikkelen.
Vast contract, 4/5 of FT (39 uur), 6 ADV-dagen, glijdende uren (7u - 9u tot 16u – 18u, vrijdag tussen 15u – 16u).
Je kunt alvast rekenen op een marktconforme verloning.