Administratief medewerker - focus aankoop & logistiek

In het Departement Klinische Wetenschappen werken geëngageerde onderzoekers en experten rond de diagnose, behandeling en preventie van tropische ziekten en infectieziekten. Om onze onderzoekers te ondersteunen bij de activiteiten in onze partnerlanden in voornamelijk Afrika, zijn we op zoek naar een enthousiaste en proactieve administratieve support medewerker, waarbij de focus op aankoop en logistiek gerelateerde activiteiten ligt. Vanuit Antwerpen coördineer je het volledige proces van bestelling tot levering van materiaal zodat wetenschappelijke projecten optimaal kunnen verlopen. Oplossingsgerichtheid, doortastend communiceren en nauwgezetheid zijn je belangrijkste vaardigheden om mee de missie van het ITG te realiseren.

Je maakt deel uit van een team van tien medewerkers en rapporteert aan de beheerder van het departement Klinische Wetenschappen. Je werkt nauw samen met onderzoekers binnen het departement en met collega’s binnen de centrale diensten. De kerntaak van de rol is het ondersteunen van de onderzoekers binnen het departement en het coördineren met de centrale logistieke diensten en partner organisaties.

• Je staat in voor de coördinatie en planning van alle logistieke en administratieve aspecten die bij de bestellingen en verzendingen horen.
• Je plaatst en registreert bestellingen en zorgt voor alle administratieve documenten om het materiaal ter plaatse te krijgen.
• Je werkt nauw samen met onze centrale aankoop - en logistieke dienst en houdt extern frequent contact met leveranciers en partnerinstellingen.
• Je volgt mogelijke problemen op die zich voordoen bij leveringen en zendingen. Je zoekt actief mee naar oplossingen om deze problemen te verhelpen of te voorkomen.
• Je bouwt kennis op over specifieke procedures en vereisten per partnerinstelling of land van bestemming en communiceert hierover met de betrokken partijen.

• Je hebt een bachelor diploma in een relevante richting.
• Enthousiasme, proactiviteit en flexibiliteit zijn voor jou vanzelfsprekend.
• Je bent oplossingsgericht, goed georganiseerd en hebt veel verantwoordelijkheidszin.
• Je communiceert helder en klantgericht. Je beheerst vlot Nederlands en Engels, basiskennis van Frans is aangewezen.
• Je bent sterk in administratieve taken en werkt erg nauwkeurig.
• Ervaring met buitenlandse organisaties is een meerwaarde.

Het ITG is een open en internationale campus waar medewerkers, studenten en onderzoekers werken aan de nieuwe internationale gezondheidsuitdagingen. Jouw opdracht draagt hieraan bij. Met zijn allen zorgen we voor een aangename werksfeer met aandacht voor work-life-balance en mogelijkheid tot opleiding. Het ITG is gelegen middenin de bruisende stad Antwerpen en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. We bieden jou:

• Een voltijdse functie (tot 80% bespreekbaar) met een contract van onbepaalde duur. Startdatum: zo snel mogelijk.
• Een loon rekening houdende met je werkervaring, aangevuld met de extralegale voordelen: vergoeding voor woon-werkverkeer en/of abonnement openbaar vervoer, maaltijdcheques en aanvullend pensioen

Voor meer informatie over de opdracht en het profiel contacteer je HR (recruitment@itg.be).

Werk je op het ITG en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging binnen onze organisatie? Aarzel niet om HR te contacteren voor meer informatie. Je sollicitatie wordt vertrouwelijk behandeld.

Stuur je motivatiebrief en cv voor 15/11/2021 naar recruitment@itg.be.

Past deze functie niet bij jou, maar ken je iemand die je wel in deze functie ziet? Geef hem/haar die kans en deel deze vacature.