Administratief medewerker

• Functie: Administratief medewerker - tijdelijke functie
• Tewerkstellingspercentage: 50%
• Niveau: functieklasse C
• Departement:Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen; GE36 - Vakgroep Mondgezondheidswetenschappen
• Uiterste inschrijvingsdatum: 12-12-2022

De Universiteit Gent is een wereld op zich. Meer dan 8.000 personeelsleden zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs en onderzoek, beheer en administratie, technische en sociale voorzieningen, enz. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De Universiteit Gent telt 11 faculteiten en meer dan 100 vakgroepen, die in elk van de wetenschappelijke disciplines hoogstaande en door onderzoek ondersteunde opleidingen aanbieden. De Universiteit Gent voert een actief gelijkekansen- en diversiteitsbeleid en moedigt iedereen aan te solliciteren.

Voor de Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen zijn wij op zoek naar een 50% Administratief medewerker. Het betreft een tijdelijke functie voor 6 maanden(vervanging verlofstelsel titularis) en met zeer grote kans op verlenging. Deze functie behoort tot de functieklasse C, die de salarisschalen 3.1 t.e.m. 4.3 behelst.

Je komt terecht in een klein secretariaatsteam op de dienst Tand-, Mond- & Kaakziekten op de campus van het UZ Gent. Je staat samen met jouw collega’s in voor de algemene administratieve ondersteuning van de vakgroep Mondgezondheidswetenschappen en komt met verschillende groepen in contact (professoren, onderzoekers, tandartsen, verpleegkundigen, studenten, technici, ...) Jouw takenpakket ziet er als volgt uit:

• Algemene administratieve ondersteuning : agenda’s beheren, verslagen maken, lokalen boeken, bestellingen plaatsen en opvolgen, catering voor vergaderingen of activiteiten regelen, postbedeling, meedraaien in de permanentie van het secretariaat, …
• Ondersteuning bij onderwijsactiviteiten : examens (examenkopijen, studententoezicht houden, punten ingeven, …), lessen, stages, scripties, (nascholings)cursussen, …
• Ondersteuning bij communicatie : uitnodigingen versturen, events of cursussen op de website of social media plaatsen, …

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Griet Blondé via griet.blonde@ugent.be. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Kennis en ervaring

• Eerdere werkervaring in een soortgelijke functie (algemene administratieve ondersteuning) is een groot pluspunt
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands
• Je kent Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, MS Teams)

Vaardigheden en attitudes

• Je bent administratief sterk. Je bent ordelijk, goed georganiseerd en je voelt je thuis in administratieve processen
• Je bent klantgericht waardoor je jouw aanpak kan aanpassen aan de vragen van de persoon in kwestie
• Je bent een teamspeler. Je bent bereid om te overleggen met collega’s, samen te werken en taken over te nemen indien nodig
• Na een inwerkperiode kan je zelfstandig (terugkerende) taken uitvoeren
• Je bent flexibel in die zin dat je bereid bent om nieuwe taken op te nemen, tijdelijk bij te springen bij collega’s en je aan te passen aan de situatie
• Je bent bereid om bij te leren. Dit betekent dat je openheid toont naar nieuwe werkmethodes en -systemen en bereid bent om deel te nemen aan opleidingen
• Je bent eerlijk, betrouwbaar en integer

• Je bent in het bezit van een diploma van hoger secundair onderwijs (of daarmee gelijkgesteld diploma) en je kan een kopie voorzien van je diploma op het moment van je kandidatuurstelling (inclusief een NARIC-gelijkwaardigheidsattest voor diploma’s behaald buiten de Europese Unie)
• Je bezorgt ons tijdig (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) alle gevraagde documenten (zie “Interesse?”)

Aan de toelatingsvoorwaarden moet voldaan worden op de uiterste inschrijvingsdatum.

Je wordt tewerkgesteld in een vervangingsovereenkomst in functieklasse C met een verloning volgens salarisschalen 3.1 t.e.m. 4.3 afhankelijk van de relevante ervaring. Lees op onze website meer over de ATP-salarisschalen.

We bieden een boeiende job met een aantrekkelijke loopbaan, 36 dagen vakantieverlof aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen, een fietsvergoeding, terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een hospitalisatieverzekering, ecocheques en een ruim vormings- en opleidingsaanbod. Bekijk het volledig overzicht van onze personeelsvoordelen.

De selectieprocedure bestaat uit een dossierselectie, een eliminerend geschiktheidsonderzoek en een eindselectie. Het geschiktheidsonderzoek en de testen zullen op het niveau van de functie worden afgenomen. Je wordt bij elke stap in het selectieproces op de hoogte gehouden van je kandidatuur.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Voor meer informatie omtrent deze selectieprocedure kan je contact opnemen met de afdeling Werving en Selectie via selecties@ugent.be. Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.

Bezorg ons uiterlijk op 12-12-2022 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je hoogst behaalde diploma relevant voor deze functie. Heb je dit als huidige UGent-medewerker eerder ingediend, dan hoef je dit niet opnieuw te doen.
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma’s behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door, maar solliciteer online via deze toepassing. Kandidaturen die ons op een andere manier bereiken (vb. via e-mail) kunnen we niet als ontvankelijk beschouwen.

Vragen over online solliciteren? Bekijk de FAQ.