Assistante de direction - F/H

☞ Aix-Marseille University

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Update day: 16-11-2025

Location: Ghent East Flanders

Category: Other

Industry: Higher Education

Position: Entry level

Job type: Full-time

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Job content

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l’alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.

Mission

La responsable du secrétariat de direction de l’Inspé exerce son activité sous l’autorité de la responsable ajointe des services administratifs et techniques. Elle est en relation permanente avec de multiples interlocuteurs internes (à l’Inspé et à l’Université d’Aix-Marseille) et externes (rectorat, ministères).

Missions Et Activités Principales

Assurer le secrétariat de l’équipe de direction de l’Inspé (composée du directeur, des directeurs adjoints, du responsable des services administratifs et techniques et de son adjointe) .
  • Organisation et suivi des agendas
  • Suivi de la gestion des déplacements : réservation des transports, hôtels et repas
  • Élaboration, traitement et suivi du courrier émanant de la direction
  • Suivi des dossiers traités par la direction, en étroite collaboration avec les pôles administratifs et techniques, la responsable de la vie institutionnelle, les sites...
  • Travail en étroite collaboration avec les services centraux de l’université, les cabinets des présidents d’AMU et d’Avignon Université, du rectorat, également en lien avec le ministère de l’éducation nationale, le ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation et avec le Réseau national des Inspé
  • Gestion des communications téléphoniques à destination de la direction
Encadrer le secrétariat de la direction :
  • Encadrement d’une secrétaire
  • Organisation et hiérarchisation de son activité et des tâches à traiter
Assister la directrice, la responsable adjointe des services administratifs et techniques :
  • Gestion et suivi de l’agenda, des réunions
  • Assurer le suivi des dossiers, notamment l’interface avec le bureau de direction, les différents pôles administratifs et techniques et l’ensemble des personnels affectés à l’Inspé
  • Suivi de la gestion des projets de la direction
Assurer la coordination de l’organisation des instances statutaires et fonctionnelles :
  • Conseil d’institut, Conseil d’Orientation Scientifique et Pédagogique, Conseil Consultatif d’institut, Directoire, GT Directoire préparation de l’ordre du jour préparation et transmission des documents, gestion des convocations et des procurations, préparation matérielle et classement des dossiers
  • Bureau de direction, bureau élargi, conseil de pilotage : gérer les convocations et ordres du jour, rédiger les relevés de conclusions et en assurer la transmission
Assurer la mission de correspondante culture : contacter les artistes, organiser les vernissages

Profil

Connaissances

Bonne connaissance du système éducatif et de l’enseignement supérieur

Modes de fonctionnement des administrations publiques

Bases de droit administratif

Environnement et réseaux professionnels

Techniques d’élaboration de documents

Culture internet

Techniques de communication

Compétences opérationnelles

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte

Communiquer et faire preuve de pédagogie

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Travailler en équipe / Animer et encadrer une équipe

Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité Capacités rédactionnelles

Compétences comportementales

Sens de l’organisation

Autonomie et discernement

Sens relationnel / distance et maîtrise de soi

Rigueur et méthode

Réserve et discrétion professionnelle

Les Avantages Liés Au Poste
  • Participation aux frais de transports en commun sur l’ensemble du territoire départemental
  • Télétravail possible jusqu’à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l’organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté
  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an
  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents
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Deadline: 31-12-2025

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