Customer Service Manager (m/v)

Customer Service Manager MET ERVARING gezocht voor onze klant in Zeebrugge.


Doel van de functie:
Als Customer Service Manager maak je deel uit van het CSP-team (Customer Service & Projects), waarbij we als Control Tower zullen fungeren voor & binnen gans het bedrijf, dit van announced tot left /invoiced. Je bent high-level verantwoordelijk voor de coördinatie van alle logistieke moves (distributie, lotvorming en alle interne en externe shunting). VPC activiteiten (repair, PDI, accessory, magazijn), terminal activiteiten (terminaljobs, opladen batterij, moves…) en het respecteren van de afgesproken KPI’s en contractafspraken, alsook de vrijgaven van de voertuigen volgens de wettelijke douane formatiteiten. Dit voor 1 of meerdere customers / OEM’s. Hierbij zal je tevens leiding/sturing geven aan één of meerdere Customer Service Experts welke het ganse proces op vin-niveau zullen aansturen. Verder onderhoud je eveneens het contact met de klant(en) (After-sales), aangezien jij het eerste aanspreekpunt bent voor de klant binnen deze firma. Processen / flows dienen zo veel als mogelijk geautomatiseerd en gedigitaliseerd te worden. Requests / issues aangehaald door de klant worden zo snel als mogelijk behandeld. Wanneer er nieuwe customers / OEM’s tot de account worden toegevoegd, zullen deze als een project behandeld worden zodoende de integratie bij onze klant zo vlot als mogelijk te laten verlopen.

TAAKOMSCHRIJVING:

• Organisatie
• Managen van medewerkers met oog voor kwaliteit en strikte opvolging van de dagelijkse activiteiten.
• Zorgen voor een optimale samenwerking en coördinatie tussen alle betrokken afdelingen van de firma inzake planning en (contractuele) afspraken met de klant.

Voorkomen en oplossen van niet courante en/of complexe problemen ter ondersteuning van de medewerkers en klanten.

• Gegevensverwerking
• Toezicht houden op correcte verwerking van de gegevens in het systeem.
• Voorzien van middelen om de administratie te optimaliseren (tools, SOP’s …).
• Overleggen met de Stevedore, Terminal, Compound, VPC, Dispatch, …managers om de diensten te optimaliseren.

• Trafieken
• Opvolgen van bestaande trafieken en actief meewerken aan de ontwikkeling van nieuwe trafieken.

- Vertaling van contracten (SLA) in processen . In samenwerking met het Stevedore-, Terminal- & VPC

• Management haalbare en goede procedures opstellen.
• Operationeel advies verlenen aan Commerciële dienst bij (nieuwe) projecten/contracten

• Service verlenen en kwalitatieve operaties

- Kostenefficient toezien op de persoons- en verkeersveiligheid alsook op de kwaliteit op de terminal

• Samen met en onder toezicht van de respectievelijke Manager de contacten met externe klanten onderhouden om de relatie optimaal te maken/houden en pro-actief te kunnen inspelen op problemen.
• Single Point of Contact met klant.
• Aannemen en genereren van een ‘can do’-attitude bij elke binnenkomende vraag van een klant (cascade down). Support en ondersteuning op hoogste niveau brengen.

• Rapportering
• Communiceren (interne en externe meetings) over behandelde volumes, leadtimes, rendementen en productiviteit van de ploegen per activiteit alsook over klachten van interne en externe klanten.
• Inbound (forecase) en outbound (leadtimes) informatie analyseren.
• Aan de hand van KPI’s en afspraken met de klant een pro-actieve communicatie voeren naar de klant, alsook intern om voortijdig problemen te rapporteren én aan te pakken.

• Coaching
• Coachen (rechtstreeks en onrechtstreeks) van alle medewerkers.

• Invoicing
• Controleren en opvolgen correcte facturatie. Communiceren met invoicing departement & commercieel departement zodat alles correct wordt gefactureerd.

Profiel

TECHNISCHE EXPERTISE:

• Opleiding / ervaring:
• Master of Bachelor met 3 jaar ervaring in een leidinggevende administratieve functie of gelijkgesteld door ervaring.
• Communicatief en administratief sterk.

COMPETENTIES:

• Kerncompetenties:

Integriteit, innovatie, intensiteit.

• Technische competenties
• PC: Grondige kennis Mircrosoft Office pakket (Word, Excel,Acces), Kennis interne toepassingen zoalsTerminal Operating System, Webportal,… (wordt intern aangeleerd)
• Talen: Nederlands, Engels, Frans
• Algemeen: Kennis van logistieke processen (Terminalflows, gate, shunting, VPC)
• Functiespecifieke competenties:
• Klantgericht, communicatief handelen, plannen en organiseren, probleemanalyse, resultaatgericht, voortgangscontrole, creativiteit, stressbestendigheid, taakgericht pro-actief, leidinggeven en coachen & empatisch vermogen.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

• één of meerdere customers / OEM’s

PLAATS IN DE ORGANISATIE

• Rapporteert aan: CSP manager

• Geeft sturing aan: Rechtstreeks: Customer Service Expert Onrechtstreeks: IT, A&L, VPC, Terminal, Stevedore, Projects, …

• Relevante contacten: Intern: Commerciële dienst, VPC, Terminal, Stevedore, Invoicing, Customs Extern: Klanten (OEM), transportfirma’s, rederijen, carriers.

Aanbod

AANBOD:
Dagshift (7/7: kan in het weekend opgeroepen worden bij problemen)

Tewerkstelling te Zeebrugge & Kallo. 80% bureauwerk.
Loon: te bespreken afhankelijk van profiel.

Ben jij de geschikte kandidaat?
Wacht niet langer en solliciteer dan nu via de sollicitatieknop met jouw CV. We beantwoorden zo snel mogelijk jouw kandidatuur.

Maak je liever een afspraak? Graag even bellen of mailen om de afspraak vast te leggen: 050 44 61 30 of brugge.301@adecco.be

Vermeld steeds de referentie 32643

Veel succes en hopelijk tot binnenkort!