DC Operations administrator

Job content

ORGANISATIE
Rapporteert aan de Team Lead DC Operations admin
DOEL
Het verrichten van diverse administratieve en coördinerende activiteiten, bieden van ondersteuning bij twee of meerdere domeinen (distributieplanning, shipping clerk, diverse verzendingen, beheer van verbruiksmaterialen, admin en compliance support) opdat alle orders/zendingen volgens planning, budget en middelen geleverd kunnen worden.
HOOFDACTIVITEITEN
Distributieplanning:
- zorgt voor de correcte en tijdige voorbereiding en opvolging van commerciële orders
- biedt dagelijkse ondersteuning in functie van volumespreiding
- volgt de stock op en zorgt voor een optimale voorraadbezetting binnen het distributiemagazijn
- behandelt operationele vragen aangaande systeemwerkmethodes
- behoudt een totaaloverzicht over het hele pick/pack proces
- volgt de Push flow op en stuurt aan
- Beheer van verbruiksmaterialen voor beide DC’s (Beerse & La Louvière)
- volgt de voorraad van verbruiksmaterialen op
- maakt PO’s aan en plaatst bestellingen
- onderhoudt contact met leverancier en volgt leveringen op
- klassement van leverbons
- Administratieve verwerking van diverse verzendingen:
- stelt transportdocumenten op volgens de geldende transportreglementeringen
- geeft de nodige verpakkingsinstructies door aan de magazijniers
- zorgt voor het inplannen van ophaling van zendingen
- volgt op en controleert leveranciersfacturen, kostenplaatsen en PO’s
- verricht ad hoc taken (klassement, klachtopvolging, …)
- Shipping clerk
- coördineert het transport (ontvangst, controle van verzenddocumenten, ADR, boorddocumenten, fysische staat vrachtwagen, juistheid van de vrachtwagen, goederenafgifte en klassement)
- stelt correcte instructies op voor het laden van de vrachtwagens (laadlijsten, VEH, TU)
- meldt de vrachtwagen “buiten” en verzorgt de administratieve afhandeling
- volgt de zendingen op en stemt hiervoor af met transporteur, interne en externe partners
- neemt correctieve acties indien nodig
- klasseert verschillende documenten
- voert de nodige controle uit op certificering van RA’s
- Allround admin en compliance support
- coördineert proceduremanagement (coördinatie de documentaanpassingen, beheer QR-codes , aanmaak en opvolging van “controlled prints”)
- ondersteunt in trainingsactiviteiten (toekenning, opvolging en coördinatie jaarlijkse review van trainingsprofielen, eerste aanspreekpunt ifv training) (Trainingscoördinator)
- coördineert gegevensbewaring activiteiten (transport Merak, communicatie archiefbeheerders, update bewaarschema, eerste aanspreekpunt ifv record management) (Record Retention coördinator)
- Narcotica-registerhouder: verantwoordelijk voor de correctheid van de narcotica administratie die onder zijn/haar verantwoordelijkheid en register vallen

- Werkt en denkt mee aan het continue verbeteren van de resultaten, doet voorstellen en neemt ad hoc deel aan (verbeterings-)projecten binnen afdeling
- Zorgt voor de orde en netheid van de werkplaats
- Neemt deel aan de dagelijkse tiermeeting
- Verleent assistentie en geeft “On-the-job” training aan collega’s.


CRITERIA
Verantwoordelijkheidsbereik
Is verantwoordelijk voor:
- de voorbereiding van orders en de ondersteuning van operations
- de coördinatie en opvolging van de verbruikersmaterialen
- de administratie van diverse zendingen
- de coördinatie van transport
- de coördinatie & o ndersteuning bij proceduremanagement, trainingsmanagement, record retention
- de correctheid van de narcotica administratie
- de orde en netheid van de werkplaats
- de “On-the-job” training
Mogelijke gevolgen van onjuiste beslissingen en/of onjuist uitgevoerde activiteiten:
- Incorrecte voorraadbezetting
- Onvolledige administratie, laattijdige aankomst van zendingen, klachten van klanten of leveranciers/chauffeurs
- Onnodige hoge kosten
- Ontevreden collega’s