115/2021 Assistant Administratif - Accueils Rendez-vous (H/F/X) - 24H- CDD

Missions

• • Assure un accueil et une information de qualité aux patients, leurs familles et aux professionnels de la santé
  • Identifie le patient selon les règles didentito-vigilence lors de l’inscription oneday
  • Contrôle l’assurabilité du patient en oneday et se coordonne avec le service social, les médecins et les admissions en cas de dossiers « non assurés »
  • Assure la gestion administrative du patient et prépare les dossier patient en oneday
  • Organise la gestion des RDV des consultations d’anesthésie
    • Assure la gestion des RDV pré-op et post-op des patients prévus au programme opératoire, en coordination avec le secrétariat des clinques
  • Assure la permanence téléphonique et mailing
  • Utilise le programme OPERA pour la gestion du planning opératoire, WISH pour la gestion des inscriptions et QPLANNER pour la gestion des RDV.
  • Commande les documents à l’économat
  • Assimile et applique immédiatement les diverses modifications transmises
  • Collabore activement avec tous les autres services de l’hôpital
  • Applique et respecte les instructions données par le responsable hiérarchique
  • Transmet au responsable toute information utile, incidents et plaintes concernant le fonctionnement
  • Oriente les patients
  • Effectue diverses tâches administratives (copies, fax, classement, envoi de courrier etc. …),

  L’accueillant affecté à ce poste devra pouvoir :

  • Collaborer au bon fonctionnement du service
  • Travailler aisément en équipe
  • Gérer le stress lié à la surcharge ponctuelle de travail
  • Faire face à une patientèle anxieuse et parfois difficile
  • Savoir gérer les priorités
  • Savoir travailler en conformité aux procédures

  L’accueillant suivra et appliquera obligatoirement les formations suivantes :

  • Comment gérer l’agressivité et la violence du patient et de sa famille
  • L’hygiène des mains
  • L’identito-vigilence
  • La communication

  L’accueillant est responsable de la bonne conduite des tâches journalières et du respect des procédures de travail mises en oeuvre.

  Tout changement dans la procédure de travail sera soumis à l’approbation de sa hiérarchie (N+1).

  L’accueillant est en contact direct avec différents services de l’hôpital : médecins, infirmiers, secrétaires, équipe de gestion des patients internationaux, archives médicales, accueil hospitalisation, facturation, travailleurs sociaux

Conditions d’accès

• Posséder un diplôme d’études secondaires supérieures ou 3 ans d’ancienneté dans le niveau D
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l’examen Selor)
• Satisfaire à l’entretien de sélection
• Satisfaire aux qualités requises pour la fonction

Qualités requises pour la fonction

• Savoir :

  L’accueillant doit posséder une connaissance générale de l’hôpital.

  L’accueillant doit utiliser la 2ème langue nationale (critères de réussite d’examen de Selor).

  Savoir-faire :

  L’accueillant doit être capable d’utiliser les logiciels Wish, BDOC, OPERA, Outlook, Intranet, Word et Excel.

  Il / Elle doit également être capable de

  • rechercher toute information utile à son activité professionnelle et la mettre en application.
  • Utiliser les termes adéquats (via formation)
  • Ecrire avec une orthographe correcte
  • Dactylographier rapidement

  Savoir être :

  L’accueillant est tenu au respect du secret médical. Il doit faire preuve de discrétion, de rigueur et de méthode et posséder le sens des priorités. La ponctualité est indispensable.

  Il / Elle devra être disponible dans les moments où l’abondance de travail pourrait le réclamer.

  L’accueillant doit être capable de s’intégrer au travail en équipe et de gérer le stress engendré par une surcharge ponctuelle de travail ainsi que par des patients anxieux ou difficiles.

  Il / Elle fera preuve d’initiative mais toutefois dans les limites de sa compétence

  Il / Elle doit être à l’écoute des patients, pouvoir répondre à leur demande et posséder le sens de l’accueil et du contact humain.

  Missions et valeurs

  L’accueillant adhère aux missions et valeurs véhiculées par l’HUDERF

  L’expérience de la diversité multiculturelle et la capacité d’adaptation aux différences culturelles sont des atouts

Offre

• Un contrat à durée déterminée de 19h semaine avec une échelle barémique du secteur public (charte sociale).
• Assimilé au grade de : Assistant administratif
• Montants mensuels bruts à temps plein : Echelle barémique (charte sociale): C 1/2/3

Min. : 25.205,37€ indexés (index : 1.7758)

Max. : 42.548,52 € indexés (index : 1.7758)

Le maximum est atteint après 27 ans d’ancienneté pécuniaire.

• Des avantages extra légaux :
  • Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
  • Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
  • Une intervention (80%) dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
  • Une prime annuelle d’attractivité
  • Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10 ou 12)
  • 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
• Possibilité de crèche sur site

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet de l’HUDERF et vous introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV + lettre de motivation).

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12).