Administratief medewerker International Office - UNA Europa

Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor administratieve, financiële, organisatorische en logistieke ondersteuning aan het 1EUROPE project. Daartoe werk je nauw samen met de beleidsmedewerkers voor UNA Europa en 1EUROPE. Je bent de intermediaire tussen de 1EUROPE project officer, de centrale projectadministratie en de projectmedewerkers bij de UNA Europa universiteiten. Je werkt ook in team met de andere administratieve medewerkers van het International Office.

• 
  Je bent verantwoordelijk voor de organisatorische, logistieke en administratieve ondersteuning van vergaderingen en evenementen in binnen- en buitenland, georganiseerd in het kader van 1EUROPEen UNA Europa (voorbeelden: 1Europe Project Steering Committee, Work Package coordination meetings, Una Europa Staff Week). Je ondersteunt de project officer bij het opmaken van vergaderdocumenten, presentaties, agenda en verslag. Je doet dit in een onberispelijk Engels.
• Je werkt in het Virtueel team Events samen voor de organisatie, coördinatie en logistieke ondersteuning van diverse evenementen in het kader van het KU Leuven Internationaal beleid, bv. events RegionalCommittees.
• Je brengt vernieuwende ideeën aan voor interactief virtueel vergaderen en community building en ondersteunt de implementatie en uitvoering ervan.
• Je staat in voor administratief-technische ondersteuning van de UNA Europa Sharepointsite: probleemanalyse, beheer van toegangen, organisatie online meetings, opvolging verloren paswoorden, … Je werkt nauw samen met KU Leuven ICTS Services.
• Je archiveert, zorgt voor invoeren en updaten van data, ten behoeve van voortgangsrapportering en jaarrapportering. Je optimaliseert workflows en bewaakt tijdslijnen.
• Je organiseert internationale reizen voor UNA Europa activiteiten: contact en follow-up met het reisbureau, afstemming met de collega’s uit de KU Leuven delegatie. Je werkt nauw samen met de financiële antenne van het International Office voor de financiële en administratieve opvolging hiervan.

• Je bent gedreven, geëngageerd en je werkt proactief.
• Je behaalde bij voorkeur een bachelordiploma en hebt bij voorkeur enige jaren relevante ervaring.
• Je kunt vlot werken met verschillende informatiesystemen(o.m. MSOffice, Prezi, Plone, Flexmail, SharePoint, databanken). Kennis van SAP is een pluspunt.
• Je bent gemotiveerd om in een zelforganiserend team te werken. Je vertoont persoonlijk leiderschap, je kan zelfstandig werken,bent flexibel ingesteld én een teamplayer.
• Je hebt een excellente kennis van het Nederlandsen het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan vele dossiers, variërend in complexiteit,parallel opvolgen. Je hebt zin voor orde, systematiek en dienstverlening.
• Je hebt goede organisatorische vaardigheden en snel schakelen tussen taken geeft je energie.
• Je kan zeer nauwkeurig werken en je bent veeleisend in je werk.
• Je bent communicatief en klantgericht ingesteld en je kan probleemoplossend denken.