Administrative Officer

Jobinhalt

De ruggengraat van elke organisatie: Administratie!

MSD is op zoek naar iemand die hands-on is, gestructureerd kan werken en een open en proactieve houding heeft.

Taken:

• Ondersteuning bieden aan de Medical Affairs-afdeling door het uitvoeren van secretariële taken, zodat prioriteiten tijdig en effectief worden afgehandeld en doelstellingen worden behaald.

• Zorgen voor de hoogste klanttevredenheid door te streven naar het overtreffen van de verwachtingen van klanten van de Med Affairs-afdeling.

• Leveren van een uitstekende eerste lijnscontact met klanten en zorgen voor een uitmuntende klantervaring.

• Tijdig reageren op klachten en in eerste instantie proberen om eventuele problemen op te lossen.

• Regelmatig informeren van teamleiders en betrokken teamleden over belangrijke oproepen/verzoeken van klanten.

Budget van activiteiten binnen Med Affairs:

• Zorgen dat aankopen gedekt zijn door Purchase Order-aanvragen en voldoen aan de wereldwijde inkoopprocedures.

• Opvolging van financiële processen van bestelling tot betaling.

• Input leveren aan budgeteigenaren over de budgetstatus.

• Ondersteuning bieden bij de selectie/creatie van leveranciers in samenwerking met procurement in MDG.

• Aanmaken van Purchase Orders in COMET (SAP).

• Opvolging en afsluiting, bijwerken van overzichten.

Ondersteuning bij de opvolging van Advisory Boards:

• Ondersteunen van de organisatie van de BeLux Advisory Boards, zoals logistiek, contractopstelling en ondertekening in Adobe Sign, en opvolging van: goedkeuringsflow van Ad Board Approval Form, FCPA-controle en updates in Veeva CRM, opstarten van workflows in ABC Appian.

• Bijhouden en opvolgen van expertbetalingen.

• Frequent en effectief communiceren met interne stakeholders om ervoor te zorgen dat doelstellingen worden behaald.

• Proactief coördineren tussen afdelingen om dagelijkse administratieve en operationele problemen op te lossen.

Kwaliteit/Compliance:

• Zorgen dat de administratie binnen de Med Affairs-afdeling in overeenstemming is met de MSD-beleidslijnen en -procedures.

• Overzichten bijwerken (aanwezigheid – betalingen).

• Contracten met adviseurs – betalingsindiening.

• Appian ABC-indiening.

• FCPA-enquêtes in Veeva.

Ondersteuning bij de opvolging van consultancy-activiteiten:

• Overzichten bijwerken.

• Contracten met consultants.

• Appian ABC-indiening.

• FCPA-enquêtes in Veeva.

Medische noodsamples:

• Aanvragen van samples via de Medista App.

• Overzichten bijwerken.

• Opvolging van leveringsproblemen.

• Ad-hoc documentbeheer voor auditgereedheid.

Ondersteuning bij de levering van geneesmiddelen in IIS-studies:

• Voorbereiden van goedkeuringsflow.

• Overzichten bijwerken.

Persoonlijke vaardigheden:

• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.

• Teamspeler, enthousiast, flexibel en servicegericht.

• Diplomatiek, discreet, volwassen, oordeelkundig en tactvol.

• Verantwoordelijk, zelfstandig en initiatiefrijk.

• Detailgericht, maar in staat om prioriteiten te stellen. Kan goed omgaan met stress en beschikt over sterke organisatorische vaardigheden.

• Zelfstarter met een professionele uitstraling.

• Behandelt interne en externe contacten op een discrete en professionele manier.

• Flexibel om in te spelen op verzoeken van verschillende personen of in drukke periodes (bijv. voor cyclusmeetings).

• In staat om prioriteiten te stellen.

Vereisten: