Assistant administratif

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offre d’emploi 2023/171CR

La Faculté des Sciences de la Motricité recrute pour le service Kinésithérapie et Réadaptation :

Un·e assistant·e administratif·ve

Pour un contrat de remplacement à mi-temps

Contexte :

Le poste proposé concerne un rôle d’assistant·e administratif·ve au sein du service de Kinésithérapie et réadaptation, relevant de la Faculté des Sciences de la Motricité située sur le campus Erasme. Ce campus, aisément accessible en métro, en voiture, ou à vélo, abrite également l’hôpital académique de l’université (HUB - hôpital Erasme), qui collabore étroitement avec le service de kinésithérapie et réadaptation de la FSM.

Placé sous la supervision hiérarchique du Professeur Van Cant, le titulaire du poste sera chargé de la gestion administrative des stages cliniques et des activités d’enseignement qui y sont associées (séminaires, ...). Ces stages et séminaires se déroulant en quatrième de formation (Master I) et lors d’une année de master complémentaire (Master en sciences de la motricité, orientation générale à finalité Pathologies sportives, concernent un effectif d’environ 150 à 170 étudiant·es (Master I) et d’environ 20 étudiant.es (Master en sciences de la motricité, orientation générale à finalité Pathologies sportives). Les responsabilités logistiques de l’assistant·e administratif·ve englobent l’organisation des stages cliniques en collaboration avec les divers hôpitaux partenaires, ainsi que le soutien aux activités pédagogiques des étudiants de Master I et de Master en sciences de la motricité, orientation générale à finalité Pathologies sportives. Cette fonction implique l’organisation pratique des activités, l’assistance dans les démarches administratives, et la coordination logistique des projets pédagogiques.

Missions essentielles liées à la fonction :

1. Gestion administrative des stages et des séminaires :

• Gestion et organisation des stages cliniques (programme d’organisation à l’aide du logiciel de gestion de base de données « File Maker Pro »)
• Communication avec les étudiant·es, les assistant·es, les maitres de stage et avec d’autres secrétariats via mails, l’Université Virtuelle, Teams et par contact direct
• Aide à la gestion des informations administrative présentent dans e-cursus et sur l’Université Virtuelle
• Organisation de permanences pour les étudiant·es
• Création de base de données des stages et maitres de stages
• Compléter les annexes aux diplômes
• Assistance administrative à l’écriture de courriers
• Gestion des dossiers pour l’obtention des demandes d’agrément
• Gestion d’un vademecum et création d’une FAQ dans le cadre des stages
• Assistance administrative à l’organisation des séminaires des Master I, incluant l’organisation des horaires et la gestion des listes de présence au séminaire

2. Aide au fonctionnement général du service de kinésithérapie et réadaptation :

• Permanence : accueil étudiant·es, information et orientation (mails/Université virtuelle,...)
• Appui aux activités d’aide à la communauté et communication vers l’extérieur

Profil :

• Être titulaire d’un bachelier (ou graduat 3 ans) en secrétariat, ou expérience probante en secrétariat ou en travail administratif.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales :

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques et motivation d’apprentissage de nouveaux logiciels
• Excellente maîtrise du français et de l’orthographe, écrite et orale
• La connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout
• La connaissance des outils spécifiques à l’ULB sera considérée comme un atout

Connaissances et compétences spécifiques à la fonction :

• Maitrise Gehol, ecursus, UV, programme de paiement
• Maitrise des programmes informatiques institutionnels et standard de bureautique

Qualités requises :

• Esprit d’équipe, collaboratif
• Autonomie dans le travail
• Sens de l’organisation, de l’initiative et des responsabilités
• Sensibilité à l’accueil et sens des relations humaines
• Précision
• Disponibilité
• Empathie et bonne humeur
• Capacité d’adaptation (les missions de la Faculté sont régulièrement en évolution)
• Capacité à gérer efficacement son temps et à organiser son travail et les priorités
• Proactivité et amélioration continue de la gestion administrative des stages cliniques

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial
• Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
• Une formation permanente
• Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment)
• Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise
• Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
• Une institution avec des valeurs sociétales fortes

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.