Assistant administratif - Préposé au guichet H/F/X

L’Administration Communale de Forest cherche un Assistant administratif - Préposé au guichet(H/F/X) au sein du département des Affaires du citoyen, pour le service Permis-Passeports

En tant que préposé au guichet (m/f/x), vous accueillez, informez, orientez les citoyens et assurez une gestion administrative. Vous représentez mon administration en donnant une bonne image et en assurant un service de qualité.

Le service Etrangers est le lien entre les citoyens et l’Office des Etrangers. Il exécute les décisions et instructions de l’Office des Etrangers. Le service Etrangers participe, entre autres choses, à la délivrance des titres de séjour, ainsi que de l’inscription des ménages à leurs domiciles.

Assurer l’accueil aux citoyens

• Accueillir les citoyens et clarifier leur demande
• Informer et orienter les citoyens
• Assurer la permanence téléphonique

Assurer une gestion administrative au guichet, au téléphone et par voie électronique

• Vérifier les données sur les documents reçus
• Contrôler l’authenticité et la validité des documents
• Expliquer le déroulement des procédures
• Délivrer les documents
• Assurer le suivi des dossiers dans le respect des échéances prescrites
• Classer et archiver les dossiers
• Assurer le suivi administratif des demandes de changement d’adresse
• Actualiser ses connaissances en matière législative et réglementaire.

• Vous agissez avec intégrité et professionnalisme
• Vous êtes orienté résultats
• Vous savez coopérer
• Vous faites preuve d’une bonne gestion des émotions
• Vous avez un excellent sens de la communication
• Vous savez vous adapter
• Vous savez structurer votre travail
• Vous savez analyser

Compétences techniques

• Vous connaissez la législation relative à votre domaine de compétence
• Vous avez des compétences en matière d’accueil, de communication, d’argumentation, d’assertivité et de gestion de l’agressivité
• Vous êtes orienté accueil du citoyen
• Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Access, Outlook, etc.)
• Vous êtes disposé à utiliser d’autres programmes (Saphir, Mercurius, Belpic, Belpas,...)
• Vous avez une excellente connaissance de la deuxième langue nationale, tant à l’oral qu’à l’écrit (le brevet Selor est un atout)
• Vous avez un excellent sens de la communication tant à l’oral qu’à l’écrit : vous êtes capable de rédiger, de prendre note d’un message oral, et vous maîtrisez les règles d’orthographe et de grammaire
• Vous êtes capable de prendre la parole en public et de transmettre un message

• Vous disposez d’un Certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou d’enseignement assimilé

• Contrat à durée déterminée de 3 mois (36h/semaine), avec une possibilité de CDI
• Rémunération conforme aux barèmes de la fonction publique locale (Niv C)
• Possibilité de valoriser l’ancienneté dans le privé (max 6 ans) et dans le public (sans limitation)
• Prime de bilinguisme sur la base des attestations délivrées par le SELOR
• Remboursement (100 %) des frais de transports en commun - pécule de vacances - allocation de fin d’année - système de congé flexible - Chèques-repas
• Possibilité de suivre des formations
• Lieu de travail : rue du Patinage 30 - 1190 Forest

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser par courriel àOuli Gabriel, pour le 12 septembre 2021 au plus tard, à l’adresse suivante: recrutement-affairescitoyens@forest.brussels