Assistant(e), Gestion de l’information et des connaissances (dans l'attente de l'approbation budgétaire)

1. RÉSUMÉ

Le Bureau OTAN des ressources (NOR) fournit à la/au secrétaire général(e), aux comités OTAN chargés des ressources, aux pays de l’Alliance ainsi qu’à d’autres parties prenantes des avis d’expert indépendants s’appuyant sur des contributions multiples, pour la planification, l’affectation et l’utilisation des fonds communs militaires en vue de la réalisation des buts et des objectifs de l’OTAN.

Le NOR remet des avis fondés sur l’analyse solide des faits et des chiffres effectuée les experts du domaine concerné. Il applique les politiques, les procédures et les normes OTAN en vigueur, indépendamment de tout point de vue extérieur. Il contribue à optimaliser l’utilisation des fonds communs en veillant au respect des politiques en vigueur en matière d’admissibilité et d’abordabilité, en étudiant la viabilité technique des solutions proposées pour répondre aux besoins militaires ainsi que leurs incidences durant leur cycle de vie. Il facilite la prise de décisions politiques en fournissant toutes les informations nécessaires sur les ressources.

Au sein du NOR, la Branche Pilotage du portefeuille donne des avis d’ordre programmatique et économique sur les aspects de la mise à disposition des capacités OTAN financées en commun qui concernent le portefeuille dans son ensemble, en particulier sur les dépendances entre programmes et sur les exceptions à envisager à l’intérieur des programmes et du portefeuille. La Branche dirige en outre les initiatives de gestion du changement menées par le NOR en lien avec la mise en œuvre du modèle pour la gouvernance du processus de mise à disposition des capacités financées en commun. La Branche est divisée en trois sections, chargées d’apporter un soutien spécifique dans les domaines suivants : suivi du portefeuille et compte rendu, soutien du système (CIRIS) et gestion des risques.

Avec le minimum de supervision, la/le titulaire du poste assure des tâches en lien avec le support du CIRIS et la gestion de l’information et des connaissances pour l’ensemble de la Branche Pilotage du portefeuille et se tient en liaison avec divers autres agents du NOR, d’organismes OTAN, des autorités militaires de l’OTAN, des comités chargés des ressources et des délégations nationales. Elle/Il est chargé de vérifier les informations communiquées par les pays hôtes souverains et/ou par les commandements stratégiques, de contrôler la qualité, la quantité et la pertinence des données introduites dans les systèmes de gestion des connaissances du NOR, d’assurer l’enregistrement officiel et efficace des décisions prises par les instances de gouvernance en mettant l’accent en particulier sur l’intégrité et la traçabilité des données, et d’établir régulièrement à l’intention des comités OTAN chargés de ressources des rapports sur les données consignées dans le CIRIS, sur l’état des autorisations et sur d’autres questions se rapportant à la gestion de l’information et des connaissances.

2.QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS

La/Le titulaire du poste doit :

• être titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur ;
• avoir au minimum quatre années d’expériences dans le domaine de la gestion de l’information, de la gestion des connaissances, des systèmes d’information ou dans une discipline apparentée ;
• avoir une excellente connaissance de la suite Microsoft Office et une expertise avérée de l’utilisation de MS Excel ;
• avoir une expérience de travail avec des systèmes de gestion de ressources tels que CIRIS, Sharepoint ou NATODocs ;
• avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau et le niveau I (« débutant ») dans l’autre.

ACQUIS SOUHAITABLES

Seraient considérés comme autant d’atouts :

• un diplôme de bachelier en gestion d’entreprise, en gestion de l’information, en gestion des connaissances ou dans une discipline apparentée ;
• une qualification/certification professionnelle en gestion de l’information, en gestion des connaissances et/ou en systèmes d’information ;
• une expérience de travail dans une organisation internationale ou multiculturelle de taille comparable ;
• une expérience ou une connaissance du programme OTAN d’investissement au service de la sécurité (NSIP), du règlement financier, des procédures budgétaires et des projets de l’OTAN ;
• avoir une expérience des logiciels VISIO, Microsoft Access ou Microsoft Project.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Développement de l’expertise

Prend des initiatives pour se perfectionner sur le plan professionnel et recherche des possibilités d’améliorer ses aptitudes. En concertation avec des experts du NOR, fait en sorte que les utilisatrices/utilisateurs comprennent bien et appliquent les processus métiers et les exigences relatives à la saisie des données dans le CIRIS. Recherche des formations pour le CIRIS et d’autres systèmes de gestion de l’information et des connaissances, et y participe si nécessaire. Communique les bonnes pratiques aux utilisatrices/utilisateurs et organise des formations si nécessaire.

Gestion de l’information

Coordonne, filtre et communique l’information. Dactylographie et met en forme des mémorandums, des lettres d’accompagnement ainsi que d’autres documents, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément utilisés à l’OTAN (Word, Excel, PowerPoint). Prend des notes en réunion, selon les besoins. Contrôle le flux des documents entrants et sortants, trie et classe la correspondance et les dossiers (y compris ceux qui contiennent des informations classifiées). Aide les administratrices/administrateurs du NOR à établir des statistiques en lien avec le travail des comités chargés des ressources.

Gestion des connaissances

Procède à la collecte, au stockage et/ou à la récupération de données pour un domaine de compétence donné. Contrôle la qualité, la quantité et la pertinence des données saisies dans les systèmes de gestion des connaissances. Alimente, exploite et gère les bases de données du NOR pour les éléments qui relèvent de sa responsabilité, notamment les demandes d’autorisation d’engagement de fonds, les documents relatifs aux examens techniques et les comptes rendus de décisions des comités. Prend connaissance des ordres du jour et participe aux réunions des comités si nécessaire afin d’assurer l’enregistrement efficace et officiel des comptes rendus de décisions.

Efficacité organisationnelle

Contribue à identifier les possibilités d’amélioration de l’efficacité organisationnelle dans son domaine d’expertise. Fait des propositions constructives visant à améliorer les procédures de travail au sein de la Branche et à mettre pleinement en œuvre le modèle de gouvernance pour la mise à disposition des capacités financées en commun. Cherche à perfectionner la gestion de l’information et l’utilisation des outils bureautiques sur le plan de la rapidité et de l’efficacité. Travaille de manière autonome, et établit des priorités pour le traitement de sa charge de travail, en appliquant les principes de bonne gestion du temps.

Planification et exécution

Organise ses propres activités et éventuellement les activités d’autres personnes de façon à accomplir des tâches dans un domaine déterminé. Garde une trace des décisions prises par les comités chargés des ressources concernant des catégories spécifiques de projets financés sur le NSIP, et en assure le suivi. Établit des rapports complets pour les demandes plus simples d’inspection et de suppression. Constitue des ensembles distincts de petits projets d’équipement autonomes et/ou de demandes de fonds en se basant sur les avis techniques fournis par des experts du NOR, en assure le suivi, les présente sous forme de liste et les soumet au Comité des investissements. Fait des propositions constructives pour améliorer les processus concernant son domaine de responsabilité.

Gestion de projet

Organise et planifie des activités en rapport avec des projets/programmes internes, suivant les instructions reçues, dans son domaine d’expertise. Détermine, analyse et conçoit des projets et/ou des programmes de petite ou de moyenne envergure et leur apporte son expertise. Supervise l’exécution des projets visant à fournir des fonctionnalités nouvelles ou actualisées, pour faire en sorte que tous les livrables soient disponibles. Sous la supervision de la/du chef de section, assure la coordination et/ou le soutien de la phase intégration et essais de réception par l’utilisateur, et veille à ce que les critères d’acceptation aient été testés. Assure la coordination de l’installation en production et des revues post-mise en œuvre.

Gestion des parties prenantes

Élabore un réseau de contacts clés dans l’ensemble de l’Organisation. Se tient en liaison avec ses collègues du NOR, avec les délégués nationaux et avec les commandements stratégiques. Identifie les principales parties prenantes potentielles pour ce qui est des processus, des projets, des activités ou des questions ayant trait à la gestion et à la supervision, au moyen du CIRIS, des ressources militaires financées en commun. Sert de point de contact central pour les utilisatrices/utilisateurs du CIRIS pour ce qui est de l’enregistrement des décisions prises par les instances de gouvernance, y compris la coordination de l’examen des demandes d’autorisation d’engagement de fonds établies par les branches du NOR chargées des capacités et l’enregistrement des décisions des comités par le secrétariat du NOR. Coopère avec la Section soutien du système afin d’améliorer la gestion du flux du CIRIS de même que la saisie et la production de données.

S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS

La/Le titulaire du poste relève de la/du chef de la Section Suivi du portefeuille et compte rendu. Elle/Il assure la coordination du travail au sein de cette branche, lui fournit un soutien et se tient en liaison avec divers autres agents au sein du NOR, d’organismes OTAN, des autorités militaires de l’OTAN et des délégations nationales. Elle/Il assure la formation des stagiaires et des agents temporaires et supervise leurs travaux dans le cadre des activités de la Section.

Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.

Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : s.o.

5. COMPÉTENCES

La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

• Clarté et précision : vérifie son travail.
• Souci du service au client : s’engage personnellement à résoudre les problèmes.
• Empathie : écoute activement.
• Flexibilité : agit avec flexibilité.
• Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
• Compréhension organisationnelle : comprend la structure de l’Organisation.
• Travail en équipe : exprime des attitudes et des attentes positives concernant l’équipe ou les membres de l’équipe.