Chargé·e de mission Gestion des stages cliniques (F/H/X)

Jobinhalt

Pour la Faculté de médecine et médecine dentaire (MEDE), du Secteur des sciences de la santé (SSS)

Site principal : Bruxelles (Woluwe)

Contrat à temps plein, pour une durée déterminée (1 an)

Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Développer et assurer l’organisation de la cellule de gestion des stages cliniques de l’Ecole de médecine dentaire et de stomatologie.

Activités

La personne sera intégrée au sein d’une équipe dont elle partagera les objectifs et outils de travail. Elle sera le support administratif principal de la présidence de jury de master et du vice-décanat pour tout ce qui relève des stages des étudiant·es de Master.

Elle Remplira Les Missions Suivantes

• Organisation annuelle du planning reprenant toutes les dates clés des activités des étudiant·es de Master en sciences dentaires en concertation avec les enseignant·es et le secrétariat administratif et diffusion aux personnes concernées.
• Accueil des stagiaires (en début de stage de M1 et accueil des stagiaires Erasmus) avec présentation de toutes les informations pratiques (organisation de la clinique, de la prise de rendez-vous via EPIC, tenues, téléphonie, horaires de présence, ROI des stages...).
• Tenue à jour de l’intranet du stage en y postant et actualisant les documents relatifs aux stages cliniques.
• Aide au suivi des manquements disciplinaires des étudiant·es : centraliser, répertorier, communiquer, vérifier la bonne application des sanctions.
• Organisation du Test d’Entrée en Clinique (TEC : récolte des questions des enseignant·es, séance d’information aux étudiant·es en collaboration avec la présidence de jury, organisation pratique du test, aide à la gestion du Moodle du WDENT2190 Introduction au stage clinique dans le cadre duquel est organisé le TEC).
• Organisation et suivi des obligations (mise à jour annuelle des répartitions entre services en fonction du nombre d’étudiant·es, attribution des obligations via application ad hoc, gestions des absences, des congés des stagiaires).
• Coordination des activités cliniques des stagiaires (aide à l’établissement du plan de traitement (devis), du plan de travail (organisation des rendez-vous nécessaires, ainsi que des temps de laboratoires) et à la facturation) et coordination des suivis de traitements après départ du stagiaire (Erasmus ou diplomation).
• Suivis des carnets de stage des étudiant·es avec relevés de statistiques réguliers pour informer les enseignant·es de situations spécifiques d’étudiant·es.
• Organisation du COSTA (comité des stages) en concertation avec la présidente du jury (récolte des points de l’OJ, suivi auprès des collaborateurs·trices administratifs·ves et/ou logistiques,...)
• Collaboration avec les services d’aide aux étudiant·es en cas de besoin (coordinatrice PEPS, psychologues,...)
  
  

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l’entité.

Qualifications Et Aptitudes Requises

• Diplôme de niveau master universitaire.
• Expérience en dentisterie et gestion de l’organisation du suivi patient·e.
• Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps avec précision (multitasking).
• Attraits pour les contacts nombreux et le travail en équipe dans un environnement en évolution ; sens de la diplomatie.
• Rigueur dans l’organisation, précision et soin.
• Capacité de gestion des priorités.
• Sens des responsabilités, polyvalence et autonomie.
• Savoir combiner la souplesse et la rigueur.
• Connaissances informatiques : bonne connaissance de la suite Office 365 et facilité pour acquérir les outils informatiques.
  
  

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l’offre d’emploi pourront être prises en considération.