Directiesecretaris/-secretaresse

Jobinhalt

Functieomschrijving

Directiesecretaris/directiesecretaresse - Fulltime

Aan de slag gaan als directiesecretaris/directiesecretaresse bij Questa Law, dat is onmisbaar zijn vanaf je eerste dag. Je plant, organiseert en anticipeert, zodat je directeur en zijn team zich ten volle ondersteund voelen. Een afwisselende job met veel verantwoordelijkheid!

Questa advocaten begeleidt bedrijven, ondernemers en overheden in hun zoektocht naar een juridische optimalisatie van hun professionele activiteiten.

Meer in het bijzonder is Questa Advocaten gespecialiseerd in bouwrecht, administratief recht, overheidsopdrachten, omgevingsrecht (stedenbouw, milieu) vennootschapsrecht en insolventierecht.

Elk dossier wordt van vennoot tot medewerker persoonlijk behandeld met de nodige expertise en subtiliteit.

Op een pragmatische wijze streeft Questa Advocaten er naar om in overleg met de klant de vooropgestelde doelstellingen te realiseren.

Als directiesecretaris/directiesecretaresse ben je de organisatorische en administratieve rechterhand van de manager van het advocatenkantoor. Je denkt actief mee, anticipeert op opdrachten en doet suggesties voor antwoorden of acties.

Je bent een steunpilaar op organisatorisch en administratief vlak en draagt door je efficiëntie en discretie bij aan een vlotte werking en organisatie. Omdat jij je echt inleeft in de functie van directeur is jouw bijdrage onmisbaar.

Ook andere advocaten kunnen een beroep doen op jouw organisatorische en administratieve vaardigheden en talenten.

Dit zijn je belangrijkste taken:

• Je plant vergaderingen en beheert de agenda van de manager
• Je stelt je assertief op en aanvaardt niet zomaar elke aanvraag tot vergadering.
• Je leest, filtert en structureert de binnenkomende e-mails en geeft deze ook door in instructies aan het team van advocaten.
• Je bereidt de uitgaande correspondentie naar klanten en juridische documenten voor in opdracht van de manager.
• Je maakt verslagen/notulen van vergaderingen
• Je bent verantwoordelijk voor de facturatie en betalingen van alle leveranciers/klanten/dossiers.

Je werkt in Antwerpen in een team van 6 advocaten en met ondersteuning van nog een secretaresse.

Profiel

• Kennis en ervaring – Je volgde een opleiding tot management assistent of je hebt gelijkwaardige ervaring. Je bent dan ook een krak in plannen, organiseren en werken met softwarepakketten als Word, Excel en PowerPoint.
• Discretie – Discretie is een absolute vereiste, want je werkt dagelijks met vertrouwelijke informatie.
• Analytisch denken – Je bent in staat om hoofd en bijzaken van elkaar te onderscheiden. Analyseren en anticiperen behoren tot je sterktes.
• Flexibiliteit – Je past je makkelijk aan wanneer een situatie verandert.
• Initiatief en zelfstandigheid – Je kan prioriteiten stellen en je neemt initiatieven om het werk optimaal te organiseren. Je bewaakt zelfstandig de agenda en durft zelf beslissingen te nemen.
• Talenkennis – Je communiceert vlot in het Nederlands en het Frans, zowel geschreven als gesproken. Daarnaast heb je ook een goede kennis van het Engels.

Jobgerelateerde competenties

• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
• Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van vergaderzalen, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, nota’s, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Persoonsgebonden competenties

• Zelfstandig werken
• Omgaan met stress
• Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
• Leervermogen hebben
• Samenwerken als hecht team
• Commercieel zijn
• Plannen (= ordenen)
• Resultaatgerichtheid
• Contactvaardig zijn
• Regels en afspraken nakomen
• Klantgerichtheid
• Zin voor nauwkeurigheid hebben
• Creatief denken (Inventiviteit)

Aanbod

• Verantwoordelijkheid en uitdaging – Je werkt met vertrouwelijke informatie en komt in contact met strategische thema’s.
• Afwisseling – Geen enkele dag is dezelfde. Je werkt samen met veel verschillende mensen en je hebt een gevarieerd takenpakket.
• Aantrekkelijk loonpakket – Bovenop een aantrekkelijk loon krijg je extralegale voordelen zoals maaltijdcheques.

Plaats tewerkstelling
Amerikalei 182
2000 Antwerpentelefoon 03 242 06 20

Dienstverband: Voltijds, Onbepaalde duur

Loon: Vanaf €3.000,00 per maand

Voordelen:

• elektronische maaltijdcheques

Werkschema:

• Dagdienst
• ma-vr

Thuiswerken:

• Nee