Management assistant

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

De Researcher Training & Development Office (RTDO) van de Vrije Universiteit Brussel is het aanspreekpunt voor alle (toekomstige) doctorandi, postdocs en promotoren. Onderzoekers kunnen er terecht voor informatie over alles wat het doctoraatsproces betreft (uitgezonderd vakspecifieke vragen) en omtrent specifieke training doorheen hun loopbaan. Daarnaast organiseert RTDO samen met de drie Doctoral Schools de doctoraatsopleiding aan de VUB. Op beleidsvlak vervult RTDO de rol van liaison met zowel die Doctoral Schools als de verschillende facultaire verantwoordelijken voor de doctoraatsopvolging en de coördinatoren van de doctoraatsopleiding in andere universiteiten. Als management assistant sta je samen met 4 medewerkers in voor de administratieve ondersteuning van de cel en de Doctoral Schools.
Het takenpakket omvat onder meer:

• Het ondersteunen van diverse taken m.b.t. het opleidingsaanbod (ondersteuning externe lesgevers (zowel op campus als online), vragen beantwoorden van deelnemers, deelnemerslijsten bijhouden, evaluaties verwerken, etc).;
• Het mee voorbereiden en begeleiden van specifieke evenementen voor onderzoekers (bv. introductiedag startende doctorandi, leiderschapsweek, interne carrière gerelateerde events en workshops, etc.);
• Het inplannen en notuleren van diverse vergaderingen;
• Het fungeren als aansprekingspunt voor internen (in de eerste plaats doctorandi, maar met uitbreiding alle administratief en academisch personeel dat een doctoraatsgerelateerde vraag heeft);
• Het administratief opvolgen van goedkeuringen betreffende de doctoraatsopleiding in het online platform PhD Portfolio, en het verwerken van getuigschriften bij het succesvol afwerken van die doctoraatsopleiding;
• Diverse logistieke ondersteunende taken uitvoeren (post versturen, meetings inplannen, lokalen boeken, catering regelen);
• Het uitvoeren van ad-hoc opdrachten voor de accountmanagers van de doctoraatsopleiding;

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: hogere administratieve en technische deskundigheid: je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt ervaring in secretariaatswerk; affiniteit met een academische omgeving is een meerwaarde
• Je hebt een zeer goede, actieve beheersing van het Nederlands en het Engels (schriftelijk en mondeling);
• Je kan goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
• Je bent klantgericht en kan goed omgaan met mensen;
• Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en werkt nauwgezet en met oog voor detail;
• Je bent stressbestendig en in staat om je aan passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen;
• Je bent bereid tot eventuele verdere bijscholing in functie van de betrekking;
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke, betrouwbare en ondersteunende dienstverlening.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een deeltijds contract (50%) van bepaalde duur (12 maanden) aan met een salaris gekoppeld aan graad 4-5-6, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurantsaan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan uiterlijk op 31/08/2021 de volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Freek Van Deynze via rtdo@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Externe Financiering

Contract: bepaalde duur (12 maanden)

Hoofdeenheid: Directie Onderzoeksbeleid

Omvang: 0.5

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving