Medewerker Studentenadministratie - 100% (m/v/x) Frontoffice (70%) en Backoffice (30%)

Karel de Grote hogeschool is een warme en ambitieuze leer- en werkplek in de superdiverse stad Antwerpen. Je werkt er samen met meer dan 1.400 collega’s en voor ruim 13.000 studenten. We kiezen voor vernieuwend en uitdagend onderwijs, waarbij we volgende generaties inspireren en mee bouwen aan de toekomst en waar ruimte voor is voor groei.

We geloven dat diversiteit en inclusie ons beter, sterker en talentvoller maken. En onze bijdrage aan de samenleving rijker dan ooit. We willen het beste uit jou en uit onszelf halen en samen groeien. En daarvoor hebben we jou nodig.

We zoeken een enthousiaste collega om aan de slag te gaan als:

Medewerker Studentenadministratie - 100% (m/v/x) Frontoffice (70%) en Backoffice (30%)

Wat ga je doen?

• Je werkt aan de frontoffice-balie van de studentenadministratie van de onderwijsgroepen Lerarenopleiding en Welzijn & Gezondheidszorg. Je bent dus het een aanspreekpunt voor studenten en andere bezoekers.
• Je zorgt voor een correcte en klantgerichte inschrijving, toewijzing van traject, aanrekening, verwerking en aanmaningen van studiegelden en het afdrukken van de studentenkaart.
• Ook bij een uitschrijving of programmawijziging sta je garant voor een correcte en klantgerichte afhandeling.
• Je beantwoordt hierbij alle vragen op een inhoudelijk correcte manier. Je bent dus op de hoogte van of werkt je in in KDG brede afspraken en procedures inzake studentenadministratie. Indien nodig verwijs je correct door.
• Je bent een belangrijke schakel in de studentenadministratie. Je kan naast je werk aan de Frontoffice ook mee ingeschakeld worden voor een aantal Backoffice taken zoals het indelen van studenten in klasgroepen en het opvolgen van de mailbox van de dienst studentenadministratie.
• Back-office ben je het administratieve aanspreekpunt voor de opleidingen Banaba “Buitengewoon Onderwijs” en Banaba “Zorgverbreding en remediërend leren”. Deze opleidingen werken met een groot aantal externe experten/lesgevers.
• Je bent verantwoordelijk voor de algemene administratie en organisatie in de opleiding. Je maakt hiervoor gebruik van verschillende programma’s en databanken.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor allerlei vragen van de externe lesgevers. Je ondersteunt hen bij praktische aspecten (materiaal reserveren, parkeerplaats voorzien, …) en informeert hen hier tijdig over.
• Je zorgt voor de opzet van online lessen in MS Teams, geeft hiervoor de nodige instructies aan de externe lesgevers en de studenten en je biedt hulp waar mogelijk.
• Je coördineert de verspreiding van het lesmateriaal: je vraagt het materiaal op bij de verschillende lesgevers en zorgt voor het kopiëren en verspreiden ervan naar de studenten.
• Je plaatst praktische aankondigingen en het digitale cursusmateriaal op de digitale leeromgeving van de opleidingen (Canvas).
• Je werkt nauw samen met je collega’s van Frontoffice, Backoffice, STIP (STudentenInformatiePunt), de SLC’s (studieloopbaancoördinatoren) en je leidinggevende.
• Je bent werkzaam op campus Zuid. Je maakt deel uit van het team studentenadministratie. Je rapporteert aan het Hoofd administratie en organisatie.

Wie ben je?

• Je behaalde een bachelordiploma.
• Ervaring is geen vereiste, je wilt je wel 200 % willen smijten en inwerken.
• Je kan flexibel je werktijd aanpassen, naargelang de drukte (drukke periode 15/6-10/7 en 16/8 -30/9).
• Je hebt een grondige kennis van MS Office toepassingen zoals Teams, Word, Outlook en Excel.
• Je bent hands-on en kan diverse taken goed beheren en probeert continu te verbeteren.
• Je hebt aandacht voor communicatie, zowel mondeling als schriftelijk, behartigt de belangen van de organisatie en kan goed functioneren in een team.
• Tegenover je contacten op verschillende niveaus, zowel in de organisatie als extern, kan je assertief en diplomatisch te werk gaan.
• Je bent ICT-vaardig en kan nieuwe programma’s (bv. Bamaflex) snel oppikken.
• Je bent klantgericht en praktisch ingesteld met oog op maximale efficiëntie en effectiviteit.
• Je kan goed omgaan met stress.
• Je kan je taken managen en zelfstandig werken. Je werkt gestructureerd en ordelijk.
• Je kan resultaatgericht werken en je assertief opstellen.
• Je kan problemen systematisch analyseren.
• Je kan flexibel omgaan met prioriteiten en het inplannen van taken.
• Je leert graag bij en je geeft je eigen kennis en ervaring spontaan door aan anderen.

Wat bieden we jou?

• Je sluit aan bij het team studentenadministratie.
• Je wordt ondersteund door een hulpvaardige KdG-community van enthousiaste medewerkers.
• Je krijgt blijvend kansen tot leren en ontwikkelen als professional en als mens, binnen én buiten KdG.
• Je komt terecht in een context waar er plaats en aandacht is voor diversiteit in de brede zin en waar iedereen zichzelf kan zijn en van elkaar kan leren. We geloven sterk in de kracht van verschillen en complementariteit.
• Je start zo snel mogelijk na selectie in een 100% opdracht als statutair medewerker. Je start, zoals gebruikelijk, met een contract tot 31/08/2022, verlengbaar na positieve evaluatie.
• Je mag rekenen op voordelen zoals flexibele werktijden, mogelijkheid tot hybride werken, een laptop, opleidingsmogelijkheden, een lerarenkaart, een mooi aantal vakantiedagen (45 dagen voor een voltijdse opdracht) en de optie van een hospitalisatieverzekering aan een gunstig tarief.
• Je ontvangt een loon in functie van je expertise, competenties en ervaring binnen het groeipad met barema’s B11 tot B22 (equivalent van weddeschalen 581-582-592-584). Meer info hierover vind je op http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/vind-je-salarisschaal#hoger-onderwijs. Weet dat nuttige beroepservaring buiten het onderwijs kan meetellen voor je anciënniteit. Woon-werkverkeer via openbaar vervoer vergoeden we voor 100% en als je met de fiets komt, krijg je 0,21 € per km.

Interesse?

Vertel het ons! Solliciteer zo snel mogelijk en ten laatste op 9 januari 2022 via www.kdg.be/vacatures. We zijn benieuwd naar je parcours en motivatie. Klik op de gewenste vacature en onderaan vind je de ‘solliciteer online’ link.

Wat zijn dan de volgende stappen?

• de 1ste screening gebeurt op basis van je cv en motivatiebrief
• de 2de ronde bestaat uit een gesprek.

Wij doen ons best om je maximum binnen 2 weken na de sluiting van de vacature een update te geven over jouw sollicitatie.

Meer informatie?

Meer informatie over deze vacature kan je bekomen bij Ine Reel, Hoofd administratie & organisatie, via 0477 370 656 of ine.reel@kdg.be.

Heb je assistentie nodig bij het posten van je kandidatuur? We helpen je graag verder! Contacteer de dienst HR, via 03 613 13 36 of hr@kdg.be.