Voltijds - Event-& Project Coördinator

Vacature
Event-& Project Coördinator

MTM, de hospitality groep achter RAY, Millie Vanillie, Mòris, Eltòn, (Club) Dragòn, Antòn, ZwartWit en De Lieve zoekt nieuw talent!

Jij houdt van een feestje? Hou je er nóg meer van als je het zelf mag organiseren?
Vind je voldoening in het organisatorisch uitwerken en on-the-spot opvolgen van events? Kom jij graag met veel enthousiasme werken in ons groeibedrijf met de nodige rock and roll?

Dan moet je zeker verder lezen!

FUNCTIE
Als event- en project coördinator ben je verantwoordelijk voor het administratief en operationeel uitwerken, alsook het opvolgen, evalueren en ontwikkelen van zowel interne als externe events (bv. corporate events, B2C events, private events, recepties, huwelijken, etc...).

VOORBEREIDING

• Je volgt alle communicatie met event aanvragen mee op.
• Je leidt de event-meeting waar de events voor de volgende weken besproken worden en neemt de lead over de verdere opvolging. Je bent daarbij de spilfiguur tussen de verschillende interne departementen (facility, operations, sales, food, sales en marketing) en werkt een draaiboek uit.
• Je zorgt voor een materiaaloverview (dranken, vaatwerk, bestek, linnen, etc) en bestelt ev. bij externe partners. Je denkt tevens mee over een efficiënte indeling en opstelling.
• Je verzorgt de personeelsadministratie en staat in voor de werkplanning (uurroosters) en de taakverdeling en duidelijke crewbriefing vóór het event.

OPERATIONEEL

• Je coördineert de mise-en-place en verloop van events (zaal, tafels, dienstmateriaal, benodigdheden,...) maar steekt ook mee de handen uit de mouwen voor een opbouw of afbraak.
• Je communiceert met de klant en blijft hun rechtstreekse aanspreekpunt voor, tijdens en na het event.
• Je stuurt het personeel aan/bij tijdens events en bent hun go-to bij vragen en/of problemen.
• Occasioneel spring je in een kalmere event periode bij in onze venues.

NAZORG

• Je evalueert de events en haalt eventuele pijnpunten of must-do’s aan. Deze rapporteer je rechtstreeks aan de event- en procesmanager.

ACHTER DE SCHERMEN

• Je geeft bestellingen door voor eventvenue Wit.
• Je beheert de stock: controleert bestellingen en organiseert een maandelijkse telling.
• Je bent financieel verantwoordelijk voor de kassa’s en omzet.
• Je denkt mee over hoe het nóg leuker en beter kan!
• Je analyseert de omzetcijfers, kassa’s en personeelskost en stuurt bij waar nodig. Je brieft jouw bevindingen aan crew en collega’s.

FUNCTIEVEREISTEN

• Je bent klantgericht en draagt hospitality hoog in het vaandel.
• Je bent gemotiveerd en durft proactief initiatief nemen.
• Je bent een geboren teamplayer én een leider!
• Je bent organisatorisch zeer sterk en je hebt zin voor verantwoordelijkheid.
• Je hebt grondige vak- en productkennis.
• Je hebt een hotelschool of horecaopleiding en/of gelijkwaardig door ervaring in soortgelijke functie.
• Je bent creatief, nauwkeurig en flexibel bij veranderende omstandigheden.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
• Avond- en weekendwerk schrikken je niet af en hebt weinig voeling met een 9 to 5 leven.

AANBOD

• Meebouwen aan de groei van ons hospitality bedrijf
• Je komt terecht in een gedreven en ambitieus team.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur met een marktconform salarispakket (vast + variabel), op termijn is een bedrijfswagen mogelijk

SOLLICITEREN

Contacteer ons via het onderstaande formulier en vergeet niet:

• Je CV en een recente foto van jezelf.
• Vertel ons waarom jij onze nieuwe collega in spé bent.

MTM staat open voor diversiteit en oefent geen enkele vorm van discriminatie uit. Je sollicitatie wordt verwerkt op basis van objectieve criteria die rechtstreeks verband houden met de vereiste vaardigheden en/of gevraagde ervaring voor de functie