Directeur/Directrice

Job content

offre d’emploi RC2024/018CDD

La Faculté de Médecine – Service Immunologie et Microbiologie - European Plotkin Institute for Vaccinology recrute :

Un·e directeur·rice administratif·ive et financier·ère

Pour un CDD d’un an renouvelable à temps plein

Contexte :

En mai 2020, le Gouvernement Fédéral a décidé la mise en place d’une unité de lutte contre les maladies infectieuses, permettant à la Belgique de consolider sa capacité de recherche dans le domaine des vaccins contre les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes. Cette mission a été confiée à l’Université libre de Bruxelles (ULB) et à l’Université d’Anvers, réunies au sein de l’European Plotkin Institute for Vaccinology (EPIV) (www.epiv.eu). Les deux institutions se complètent par l’expertise de haut niveau acquise par leurs équipes de recherche : l’immunologie et la microbiologie pour l’ULB, et l’évaluation clinique de vaccins pour l’Université d’Anvers.

Pour atteindre l’objectif fixé par le Gouvernement Fédéral, l’ULB a mis en place une nouvelle infrastructure de 3600 mètres carrés sur le site du campus d’Anderlecht. Celle-ci héberge des laboratoires de pointe pour la recherche en immunologie et en microbiologie, qui sont en service depuis le mois de septembre 2023.

Dans ce contexte, l’ULB est à la recherche d’un·e directeur·rice administratif·ive et financier·ère, qui assurera la gestion administrative des partenariats, la gestion des financements et les ressources humaines de l’institut.

Missions essentielles liées à la fonction :

1. Gestion financière

• Vous assurerez la gestion globale des finances de l’institut. Vous soutiendrez la réalisation de ses objectifs stratégiques et préserverez sa stabilité financière.
• Vous établirez un plan financier et participerez à la prospection et à la conclusion de contrats avec les partenaires publics et privés de l’institut.
• Vous effectuerez le contrôle budgétaire et l’adéquation des ressources et des dépenses.
• Vous assurerez, en collaboration avec le département de l’administration financière, la gestion comptable des activités de l’institut et l’établissement des rapports financiers nécessaires en interne et pour les partenaires extérieurs.
• Vous établirez des reportings périodiques à l’attention du directeur de l’Institut et des gestionnaires de projets.
• Vous veillerez à la conformité avec les règlementations financières en vigueur.

2. Gestion administrative

• Vous assurerez la gestion administrative des contrats et accords avec les partenaires de l’institut, en collaboration avec le département recherche de l’Université.
• Vous assisterez les responsables d’équipes dans l’établissement des marché publics et des contrats avec les prestataires extérieurs.
• Vous participerez aux négociations des accords établis par l’institut avec ses partenaires.

3. Gestion des ressources humaines

• Vous conseillerez les responsables d’équipes de l’institut dans les domaines des ressources humaines (recrutement, rémunération, formation, gestion de carrière, …).
• Vous assisterez les responsables d’équipes de l’institut par la mise en place d’outils de gestion des ressources humaines.
• Vous veillerez à la gestion harmonieuse des ressources humaines à l’échelle de l’institut.

4. Gestion d’équipe

• Vous consoliderez et développerez une équipe qualifiée, en veillant notamment à la formation régulière de ses membres.
• Vous assurerez une gestion d’équipe efficace, motivante et visant l’autonomie.

5. Relations

• Vous assisterez le directeur général dans la gestion administrative et financière de l’institut et dans son développement.
• Vous travaillerez en étroite collaboration avec le comité de pilotage dont vous serez membre pour la gestion des ressources communes de l’institut et avec les directeurs des laboratoires d’immunologie et de microbiologie pour la gestion des ressources spécifiques à ces structures.
• L’institut fait partie intégrante de l’Université libre de Bruxelles. Les différentes missions s’intègrent dans ce cadre et seront menées en bonne entente avec les services administratifs de l’Université.
• Vous prendrez part à toute tâche qui s’avérera indispensable au développement continu de l’institut.

Profil :

• Être titulaire d’un diplôme universitaire, master ou docteur·e, orientation gestion reconnu par la FWB
• Avoir une expérience professionnelle dans des postes de direction financière, de préférence dans le domaine biomédical
• Avoir une expérience professionnelle probante de minimum 5 ans dans une fonction similaire
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences générales :

• Vous avec la capacité de travailler de manière stratégique et analytique.
• Vous avez des capacités de concertation, de négociation et de prise de décision.
• Vous avez un bon sens de la communication orale et écrite.
• Vous maitrisez le français et avez des connaissances professionnelles de l’anglais. La connaissance du néerlandais est un atout.
• Vous avez une connaissance pratique de MS Office (Excel/Word/PowerPoint/Access).

Connaissances et compétences requises :

• Vous possédez de solides connaissances et compétences dans la gestion financière et administrative.
• Vous avez une connaissance du domaine biomédical.

Qualités requises :

• Vous prenez des initiatives et avez le sens des responsabilités.
• Vous communiquez efficacement avec des acteurs internes et externes.
• Vous êtes organisé·e, rigoureux·se et autonome, ce qui vous permet de gérer votre temps, vos priorités et votre stress.
• Vous pouvez démontrer de bonnes compétences managériales.
• Vous aimez travailler en équipe et avez un bon sens relationnel.

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d’une institution avec des valeurs sociétales fortes
• Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
• Une formation permanente
• Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
• Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)

Politique d’égalité des chances :

La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.

• Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.