Adjoint administratif - Chargé de l’archivage et de la gestion du courrier (Ref: O6 ROSETTA 2022 008) H/F/X

L’Administration Générale de l’Enseignement (AGE)constitue la structure administrative de référence notamment pour la gestion administrative et pécuniaire des personnels de l’enseignement organisé et subventionné par la Fédération Wallonie-Bruxelles. L’AGE est au service des établissements scolaires et de leur personnel, ainsi que des allocataires d’allocation d’études.

La Direction générale des Personnels de l’Enseignement (DGPE)assure la gestion de la carrière administrative et pécuniaire des membres du personnel de l’enseignement subventionné et le versement de la subvention-traitement d’activité et d’attente ainsi que les diverses allocations accessoires. De plus, elle veille au respect des dispositions réglementaires par les Pouvoirs organisateurs.

La Direction déconcentrée de Namur-Luxembourgdu Service général de Gestion des Personnels de l’Enseignement prend en charge la gestion des dossiers administratifs et pécuniaires d’environ 19.500 membres du personnel des réseaux libre et officiel subventionnés de la Fédération Wallonie-Bruxelles de la Province de Namur et du Luxembourg. Son effectif est d’environ 60 agent(e)s.

En tant qu’ Adjoint administratif - Chargé de l’archivage et de la gestion du courrier (H/F/X), vous pouvez être amené à :

• Gérer le classement et l’archivage des dossiers et documents de la Direction :
• Trier les dossiers présents dans le local à archives (vider des armoires contenant des dossiers suspendus ou des boîtes à archives, dans une cave aménagée) ;
• Réorganiser l’ordonnancement des dossiers d’archives dans le local ;
• Assurer le classement des dossiers des membres du personnels de l’enseignement n’exerçant plus de fonction ou pensionnés dans les archives (ordonner et ranger les dossiers, y insérer les documents à classer) ;
• Archiver les dossiers (soulever et déplacer des caisses et des piles de documents conséquents) les plus anciens pour leur envoi vers le Service des Archives ;
• Cet archivage comprend le relevé sur fichier électronique des dossiers concernés, le rangement dans des boîtes à archives (à préalablement monter et étiqueter), dans le respect des consignes d’archivage en vigueur au Ministère.
• Faire des recherches de dossiers pour les agents FLT (agents en charge de la fixation et de la liquidation des subventions-traitements) et des agents CAPELO (en charge des encodages historiques de carrières).

Gérer le courrier entrant et sortant de la Direction :

• En collaboration avec les agents d’accueil, réceptionner, dispatcher et distribuer le courrier interne dans tous les services ;
• Assurer l’indicatage du courrier entrant ;
• Assurer la circulation interne des courriers entre les services et vers l’administration centrale ;
• Assurer la circulation des signataires et documents ;
• Assurer le classement des dossiers des membres du personnels de l’enseignement et à ajouter les nouvelles pièces traitées.

En suppléance, assurer l’accueil téléphonique de la Direction (en l’absence de la secrétaire)

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive.

Diplôme(s) requis

• Aucun diplôme n’est requis.

Expérience(s) professionnelle(s) requise(s) (nombre d’années, domaines d’expérience(s)) :

• Une expérience professionnelle, stages et jobs étudiants inclus, de minimum 3 mois dans le domaine administratif (classement, recherche de dossiers, tri et distribution du courrier) constitue un atout
• Une expérience dans le domaine de l’archivage constitue un atout supplémentaire.

Condition d’accès :

• Cet emploi est accessible aux candidats internes et externes âges de moins de 26 ansremplissant les conditions d’accès au contrat Rosetta.

Type de recrutement

• Emploi Rosetta : être obligatoirement âgé(e) de moins de 26 ans.
• Contrat à durée déterminée d’un an, possibilité de prolongation jusqu’à l’âge de 26 ans, sous réserve d’une faisabilité budgétaire et d’une évaluation favorable.

Avantages

• Titres-repas d’une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
• Pécule de vacances et prime de fin d’année ;
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ;
• Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite) ;
• Indemnité vélo (24 centimes par kilomètre) ;
• Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h00 et départ entre 16h00-18h30) ;
• 27 jours minimum de congé par an ;
• Possibilités de formations au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Affectation

• Entité administrative: Administration générale de l’enseignement (AGE)
• Direction générale: Direction générale des Personnels de l’Enseignement (DGPE)
• Service général: Service général de Gestion des Personnels de l’Enseignement (SGGPE)
• Direction: Direction déconcentrée de Namur-Luxembourg
• Lieu de travail: Avenue Gouverneur Bovesse, 41 - 5100 Jambes.

Envoi de votre candidature

Les dossiers de candidature seront adressés à l’adresse mail suivante : recrutement.dpag@cfwb.be , en mentionnant uniquement la référence de poste dans l’objet du mail.

Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra mentionner uniquement la référence O6 ROSETTA 2022 008ainsi que comporter :