Administratief medewerker bestelteam magazijn & distributie (m/v)

Als nieuw modern ziekenhuis is AZ Alma steeds op zoek naar gedreven en enthousiaste medewerkers, die zich dagelijks inzetten voor onze patiënten.

Zorg met een hart

vzw AZ Alma is een middelgroot ziekenhuis, gesitueerd tussen Gent en Brugge, niet ver van de Nederlandse grens. Het nieuwe ziekenhuis, een resultaat van de fusie van de Heilig Hartkliniek uit Eeklo en het Elisabeth Ziekenhuis uit Sijsele, ging open in maart 2017 en is vlot bereikbaar via de Ringlaan. Dagelijks staan 1290 medewerkers, 150 artsen en ruim 150 vrijwilligers in voor het verlenen van deskundige en gastvrije ‘zorg met een hart’, waarbij respect, vertrouwen en toegankelijkheid zeer hoog in het vaandel staan.

Zorgwerkgever van het jaar

Samen zorgen artsen, medewerkers en vrijwilligers dagelijks voor Zorg met een hart, zoals de baseline van het ziekenhuis aangeeft. Maar AZ Alma draagt ook zorg voor de eigen medewerkers en heeft een HR-pakket dat recent ook op Vlaams vlak een fikse waardering heeft gekregen.

AZ Alma werd in 2019 immers uitgeroepen tot Zorgwerkgever van het Jaar. Met deze award werd vooral de HR-aanpak van AZ Alma beloond. De jury was echt onder de indruk van de vele HR-initiatieven die in het ziekenhuis genomen worden voor nieuwe werknemers, voor werknemers die willen doorgroeien, voor zieke medewerkers, voor medewerkers die op pensioen gaan…

Deze Vlaamse award was een opsteker voor AZ Alma en tegelijk ook een beloning voor de dagelijkse grote inzet van onze artsen, medewerkers en vrijwilligers. Deze erkenning gaf een boost aan iedereen die het ziekenhuis een warm hart toedraagt.

Qualicorkwaliteitslabel

AZ Alma behaalde begin 2020 het Qualicor kwaliteitslabel! Voor onze medewerkers betekent dit dat ze werken in een ziekenhuis waar kwaliteit en patiëntveiligheid nog beter gewaarborgd zijn en waar voortdurend en eensluidend wordt gewerkt om die te verbeteren.

Ziekenhuis van het Jaar 2021

Ook in een moeilijke periode als de coronapandemie bleef AZ Alma hoge ogen gooien. In moeilijke omstandigheden en onder hoge werkdruk slaagden we er toch in om – naast de reguliere zorg en de zorg voor de COVID-19-patiënten – ook tal van nieuwe initiatieven op te starten. Dat maakte opnieuw indruk en zorgde ervoor dat we tot ‘Ziekenhuis van het Jaar 2021’ werden uitgeroepen. Dit is een fantastische boost voor HR, want wie wil er nu niet in het Ziekenhuis van het Jaar komen werken?

Om ons bestelteam binnen de dienst magazijn & distributie te versterken, zijn wij op zoek naar een nieuwe collega!

Je staat in voor volgende taken:

• Je plaatst bestellingen en volgt ze op door middel van bestelbonnen binnen SAP
• Je houdt telefonisch contact met leveranciers
• Je controleert bestelbonnen en leveringsnota’s en het daaraan verbonden klassement
• Je volgt retours van foutief geleverde goederen op
• Je volgt backorders op en plaatst de nodige bestellingen van alternatieve producten
• Je verzorgt de briefwisseling naar zowel interne als externe klanten
• Je houdt de ATB-lijsten binnen SAP up-to-date
• Je waarborgt de recall-procedure en zorgt voor een duidelijke opvolging ervan
• Je verwerkt betwiste facturen van exploitatiegoederen en volgt ze op
• Je volgt de aanwezige alternatieven op bij eventuele stokbreuken
• Je draait mee in het beurtrolsysteem voor de bemanning van de helpdesk en het e-mailcontactpunt voor interne en externe klanten
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de diensten en medewerkers, externen
• Je beantwoordt vragen en behandelt klachten
• Je geeft vragen en klachten door aan de teamleider en het diensthoofd

Een volledige functiebeschrijving, de resultaatgebieden en de verwachte competenties voor deze functie vind je in de functiekaart in bijlage.

• Je bezit min. het diploma of getuigschrift hoger secundair onderwijs (diploma A2)
• Werkervaring binnen het domein is een grote meerwaarde
• Je beschikt over voldoende computervaardigheden.
• Basiskennis van MS Word, MS Outlook, Ms Power Point, MS Excel en SAP zijn vereist
• Je bent communicatief, dynamisch en creatief
• Je bent een administratieve duizendpoot, zelfstandig en nauwkeurige werker, stressbestendig
• Je bent correct, respectvol en loyaal

• Jobtime:100%
• Contract van één jaar, verlengbaar naar contract onbepaalde duur mits positieve evaluatie
• Een salaris volgens IFIC-barema
• Startdatum: 1/1/2022

Aanvullende voordelen:

• Overname van relevante anciënniteit (na validatie door directie en mits staving met tewerkstellingsattesten)
• Gratis hospitalisatieverzekering
• Woon-werkvergoeding en/of fietslease programma met fietsvergoeding
• Een inspirerende en moderne werkomgeving
• Ruime opleidingsmogelijkheden (zowel intern als extern)
• Aangepaste begeleiding voor startende werknemers
• Vlotte bereikbaarheid (ook met het openbaar vervoer)
• Gratis en voldoende parkeermogelijkheden
• Bedrijfsrestaurant, gratis koffie, soep en water
• Kortingplatform
• Flexibel werken, glijdende werkuren (voor bepaalde functies)
• Gratis griepvaccinatie
• Bringme Box: online bestellingen op het werk laten leveren
• Attentie bij geboorte, huwelijk, jubileum, …

Interesse? Solliciteer online via onze jobsite www.werkeninazalma.be. Je gegevens worden dan rechtstreeks geregistreerd in onze databank zodat we jouw kandidatuur verder kunnen opvolgen.

Je kan solliciteren tot uiterlijk 17/12/2021. Na het verstrijken van deze datum worden de sollicitaties bekeken en verwerkt. De gesprekken en administratieve testen vinden zo snel mogelijk plaats na aflopen van de reactietermijn. Indien je in aanmerking komt, ontvang je later een concrete uitnodiging hiervoor via mail. Opgelet! Check ook jouw SPAM-mail (ongewenste mail)!

Voor jobinhoudelijke vragen i.v.m. deze functie, contacteer dhr. Danny De Jaeger, diensthoofd magazijn & distributie, tel 09 310 04 68 (intern nr. 100468).

Voor vragen i.v.m. de selectieprocedure,contacteer de dienst HR, tel. nr. 09 310 11 24 of mail naar sollicitatie@azalma.be.