Administratief medewerker faculteitssecretariaat GF

Contenido de trabajo

HEB JE NOG VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Je vindt de gegevens van de contactpersoon in de vacaturetekst.

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Binnen de werking van het secretariaat van de faculteit Geneeskunde en Farmacie maak je deel uit van een dynamisch team dat een brede waaier aan ondersteuning biedt voor de facultaire administratie van de kernactiviteiten van onze instelling, met een focus vanuit het faculteitssecretaiaat op studenten-, onderwijs- en personeelsadministratie. Binnen het team zal je verantwoordelijk zijn voor de coördinatie van één of meerdere domeinen van de administratie en zal je bijdragen leveren aan andere facetten in samenwerking en onder verantwoordelijkheid van andere collega’s.

Een greep uit deze domeinen en taken zijn (niet gelimiteerd) o.a.:

• Algemene administratie (attesten allerlei, diploma’s, creditbewijzen, vergaderingen, archief, post, etc.);
• Deliberaties, examen- en lessenroostering;
• Inschrijvingen en registraties van studenten en/of personeel;
• Ondersteuning decanaat (boekingen, klaarzetten documenten bestuurlijke organen,…);
• Administratie PhD-studenten en ondersteuning van de Doctoral School Life Sciences;
• Ondersteuning beroepsprocedures, overmachten, en andere examengerelateerde taken en administratie;
• Operationele bijdrage aan het curriculumbeheer (studiedeelfiches, programmawijzigingen, nieuwe opleidingen, …): voorbereiding en uitvoering ism de betrokken facultaire en centrale organen;
• Stockbeheer en facultaire boekhouding – Racsweb;
• Ondersteuning en coördinatie van rekruteringsevents en -projecten (projecten zoals bv. unibuddy), logistieke en administratieve ondersteuning voorbereidingen toelatingsexamen arts, ondersteuning facultaire communicatieadviseur;
• Balie en onthaal: informatieverstrekking en dienstverlening aan studenten, personeel en externen;
• Organisatie en coördinatie facultaire evenementen en ceremonies in samenwerking met andere diensten (intern, centraal en extern);
• Organisatie, coördinatie, bijdragen aan infodagen en sid-ins in samenwerking met collega’s van de betrokken diensten.
• Verwerking van personeelsdossiers
  

Voor deze functie zal de Brussels Health Campus in Jette je thuisbasis worden.

3 - Profiel

• Je hebt een diploma hoger middelbaar onderwijs en operationele ervaring in de werking van een faculteitssecretariaat in minstens één of meerdere van bovenstaande domeinen en taken;
• Je bent sterk in administratieve verwerking en beschikt over bijzondere communicatievaardigheden, mondeling en schriftelijk, en organisatietalent;
• Je bent flexibel;
• Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Access);
• Je houdt ervan om puzzels op te lossen. Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier;
• Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail;
• Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip;
• Je gaat steeds discreet en integer tewerk;
• Je neemt graag initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
• Je bent een problemsolver; je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen;
• Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.
  

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde aan met een salaris gekoppeld aan graad 3, 4 of 5, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Daarnaast Geniet Je Van Voordelen Als

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen.

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).
  

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 05/11/2021 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 09/11/2021(onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op 16/11/2021 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer het decanaat via decanaat.gf@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer. Mevr. Natasja Amys (natasja.amys@vub.be)

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Geneeskunde en Farmacie

Omvang: voltijds

Functie: administratief medewerker

Gradengroep: 3-4-5

Wijze van begeven: werving

Aantal plaatsen: 3