Administratief medewerker HR - Startbaanovereenkomst ( -26 jaar) (M/V/X)

Contenido de trabajo

Functieomschrijving:
Het Koninklijk Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie (BIRA) is een Belgische Federale Wetenschappelijke instelling. Sinds de oprichting in 1964, doet het BIRA onderzoek en geeft het publieke dienstverlening op het vlak van de ruimte-aeronomie, d.i. de fysica en chemie van de atmosfeer van de Aarde en van andere planeten, en de kosmische ruimte.
Onze wetenschappers maken gebruik van instrumenten op de grond, in de lucht, aan boord van ballonnen of in de ruimte en van computermodellen.
www.aeronomie.be

Opdracht, divisie, context:
U werkt 100% voor de dienst HR.
Jobomschrijving
De dienst HR staat in voor de uitvoering van het personeelsbeleid binnen het Instituut. Volgende domeinen vallen onder de werking van de dienst HR:

• beheer van de personeels in- en uitstroom: opmaak, coördinatie en uitvoering van het operationeel personeelplan en het personeelsbehoeftenonderzoek van statutair personeel en contractueel personeel op de personeelsenveloppe
• verlenen van advies en ondersteuning aan diensthoofden i.v.m. selectie en werving alsook de (uitvoering en) opvolging van selectieprocessen
• onthaal en integratie van nieuwe medewerkers
• arbeidscontractenbeheer, personeelsadministratie, arbeidsreglementering en aan- en afwezigheidsbeheer
• loopbaanontwikkeling: opleiding, doorstroming, evaluatie, competentiemanagement, kennismanagement
• advies aan het management mbt HR en organisatieontwikkeling

Binnen de dienst HR vervult de ‘Administratief Medewerker HR’ volgende verantwoordelijkheden:

• frontdeskrol voor melding van afwezigheden
• administratieve verwerking van de afwezigheden (ziekte, verloven, enz.)
• personeelsdatabasebeheer ( zowel o.b.v. interne systemen, evenals de systemen SAGO en Scope, etc)
• administratief ondersteunende taken uitvoeren voor diverse HR-processen (statistieken, contracten, wervingen, …)

De ‘Administratief medewerker HR’ is tevens verantwoordelijk voor het klassementsbeheer, teneinde de nuttige documenten en informatie makkelijk toegankelijk te maken voor toekomstige consultatie.

Taken:

• Verzamelen van de te klasseren documenten
• Opvolgen van de administratieve procedure inzake klasseren (bv. controle en opvolging van de volledigheid van een dossier)
• Verzorgen van de toegankelijkheid van het klassement (aanbrengen van labels, inhoudstabel, …)
• Meewerken aan de verdere digitalisatie van klassementen en waar nodig documenten opladen in het digitale dossier of ‘DPD’ in scope van de betrokken personeelsleden.
• Elektronische documenten bewaren in de juiste directory’s volgens een duidelijke en logische structuur

Je zal tevens administratieve en organisatorische taken verrichten en coördineren teneinde de hiërarchische
HR-verantwoordelijken te ondersteunen op administratief en organisatorisch vlak en zo bij te dragen aan een zo doeltreffend mogelijk verloop van onze HR-werkzaamheden.

Profiel:
Job kwalificaties
Technische competenties

• Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
• Je hebt een

goede kennis van beide landstalen en een
basiskennis Engels (meertalige omgeving)

• Je kan

goed overweg met bureautoepassingen zoals
Word, Excel en Thunderbird of Outlook.

• Je kan tevens goed overweg met het internet in het algemeen
• Je beschikt over een Bachelor diploma of een diploma Algemeen Secundair Onderwijs (bij voorkeur: optie: Administratie/Kantoor’) en bent jonger dan 26 jaar (wat de officiële voorwaarden zijn om in aanmerking te komen voor een startbaanovereenkomst ;https://werk.belgie.be/nl/themas/werkgelegenheid-en-arbeidsmarkt/werkgelegenheidsmaatregelen/startbanenstelsel/de-0)

Gedragsgerichte competenties :

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega’s.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

Aanbod:
Voordelen

• De functie is een voltijdse baan op contractuele basis van 1 jaar. Salaris bepaald door de schaal van de federale administratie
• Elke relevante werkervaring (openbare en privé sector) wordt gevaloriseerd bij de berekening van de anciënniteit.
• Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie (Frans)
• Vormingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren)
• Aangename werksfeer binnen een wetenschappelijk milieu in een groene omgeving in Ukkel, te Brussel.
• Volledige terugbetaling van de woon-werk verplaatsing indien men gebruik maakt van het openbaar vervoer.
• Mogelijkheid voor een fietsvergoeding.
• Interessante verlofregeling (minimum 26 dagen per jaar) en diverse mogelijkheden om de balans tussen werk en privéleven op elkaar af te stemmen.
• 38-urenweek met vlottend uurrooster
• Mogelijkheid tot thuiswerk
• Diverse sociale en culture voordelen: museumkaart, collectieve voordelige hospitalisatieverzekering, Fed+kaart, …
• Bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• Kinderopvang tijdens de schoolvakantie (juli/augustus)
• Dynamische werkomgeving met internationale contacten