Administratief medewerker

Wat ga je doen?

Als administratief medewerker verwerkingsteam – domein Vrijwilligerswerk sta je in voor de opvolging van de ondersteunende taken gerelateerd aan vrijwilligerswerk (verwerking prestaties vrijwilligers, aankoopfacturatie, controles, rapportage gepresteerde uren, beheer vesta oppashulp). Daarnaast biedt je, waar nodig, ondersteuning aan andere domeinen binnen het centraal verwerkingteam.

Je takenpakket bestaat uit:

• Opvolging van prestaties in het kader van vrijwilligerswerking
  • nieuwe medewerkersfiches aanmaken in een HR-systeem
  • beheren van wijzigingen in persoonsgegevens en beschikbaarheid
  • opvolgen stopzettingen
  • aanleveren van rapportages per kwartaal
  • beheren van de aankoopfacturatie (= uitbetaling vrijwilligers) op vlak van controles, correcties en opmaken facturen
  • beheren en opvolgen van VESTA (oppashulp-applicatie om gegevens door te sturen naar het overheidsplatform)
  • scannen van prestatiebladen en doormailen naar de verantwoordelijken
• Duidelijke communicatie voorzien met betrekking tot de opvolging van de prestaties van vrijwilligers
  • informeren van de verantwoordelijken in de afdelingen en de beleidsexpert over de opvolging van prestaties van vrijwillige oppashulp

Wat voor iemand zoeken we?

Naast jouw enthousiaste en gedreven persoonlijkheid zijn er een aantal zaken waar je als kandidaat best ook over beschikt om deze job goed uit te kunnen voeren:

• Je behaalde minstens een diploma hoger secundair onderwijs (bij voorkeur in een administratieve richting).
• Je beschikt over een eerste werkervaring binnen een administratieve richting.
• Je bent vertrouwd met het MS-Office pakket (Excel, Word, Outlook ... ).
• Het is een pluspunt indien je kennis hebt over de regelgeving en juridische bepalingen in verband met vrijwilligerswerk.
• Je bent administratief nauwkeurig en punctueel tijdens het uitvoeren van je werk.
• Goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk) en vlot in de omgang, zowel met interne/externe klanten als met het eigen team.
• Je beschikt over een uitstekende kennis van het Nederlands en kan je uitdrukken in het Frans.

Waarom werken bij i-mens?

• Een contract onbepaalde duur deeltijds (30u, rooster bespreekbaar).
• Opstart voorzien zo snel mogelijk.
• Plaats van tewerkstelling: afdeling Zwijnaarde (Tramstraat 61 9052 Zwijnaarde).
• Er is mogelijkheid tot gedeeltelijk telewerk en glijdende werkuren.
• Met zorg verlonen we je naargelang je kennis, werk en competenties met een motiverend salarispakket. Je wordt vergoed volgens het bevoegde paritair comité (P.C. 318). Het minimum startsalaris aan nul jaar anciënniteit bedraagt € 2.307,36 (bruto-maandsalaris voor een voltijdse tewerkstelling, aangepast aan de huidige index).
• Mogelijkheden rond overname van relevante anciënniteit zullen bekeken worden.
• Je ontvangt maaltijdcheques per gewerkte dag (€6).
• Je ontvangt een telewerkvergoeding van €4/telewerkdag(volgens de tijdelijke corona bedrijfspolicy voor telewerkers).
• Je krijgt 1 extra verlofdag bovenop het wettelijke en sectorale verlof bij indiensttreding. Je bouwt extra verlofdagen op gedurende je loopbaan.
• Je woon-werk verkeer met de trein wordt volledig vergoed door de werkgever. Voor andere vervoersmiddelen wordt een tussenkomst voorzien, net als voor parkeeronkosten.
• Voor verplaatsingen met je eigen wagen heb je recht op een gratis omniumverzekering.
• Wij bieden de mogelijkheid om in te tekenen op een voordelige hospitalisatieverzekering.
• Je hebt recht op een 13de maand.
• Wij streven in onze selecties zoveel mogelijk naar tewerkstelling in eigen streek.
• Als personeelslid ontvang je kortingen bij meer dan 3600 bedrijven in heel België!

Heb je nog vragen?