Administratieve verantwoordelijke

Plaats van tewerkstelling:
Brussel

Reageren voor:
27/09/2021

Diogenes

Sinds 1995 steunt vzw DIOGENES daklozen in het Brusselse Gewest door een brug te slaan tussen de straat en de rest van de samenleving.
In de loop der jaren heeft de vereniging, door projecten en ervaringen, haar deskundigheid ontwikkeld om daklozen in staat te stellen hun sociale banden te herstellen en, voor diegenen die daarom vragen, een oplossing te vinden om de straat te verlaten.
Omwille van het groeiende team wil DIOGENES zijn administratieve dienst versterken door een virtuoos in administratief beheer aan te werven.

In deze functie, bent U verantwoordelijk voor het administratief beheer in verband met de werking van een vzw. U bent verantwoordelijk voor de organisatie van werkvergaderingen binnen het team van werknemers en binnen de directie (Bestuursorgaan en Algemene Vergadering). U houdt verschillende registers bij en zorgt voor de klassering en archivering van de documenten van de vzw. U maakt integraal deel uit van het ondersteuningsteam tot wie de personeelsleden (een dertigtal personen) zich kunnen wenden in geval van vragen of noden.
U staat onder toezicht van de directeur en werkt op een collaboratieve manier samen met een groter administratief team (financiën/boekhouding, HR, communicatie).

Taakomschrijving

• Het organiseren en het opvolgen van de vergaderingen van de Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering (uitnodigingen, praktische modaliteiten, verslagen).
• Het organiseren van teamvergaderingen (agenda’s, praktische modaliteiten, verslagen)
• Beheer van de telefoonpermanentie en het encoderen van inkomende verzoeken samen met andere medewerkers
• Inkomende e-mails beheren en dispatchen
• Het opvolgen van de verzekeringen: behandeling van aanvragen om tussenkomst en, indien nodig, actualisering van de gedekte risico’s
• Het opvolgen van de administratieve termijnen in verband met de wettelijke verplichtingen van vzw’s: UBO, Biztax, enz.
• Het invoeren en het opvolgen van de wijzigingen in het Belgisch Staatsblad
• Het bijhouden en het bijwerken van het register van de leden van de vereniging
• Ondersteuning van het team bij de organisatie van evenementen
• Bijdragen tot de archivering en digitalisering van de belangrijkste documenten van de vzw (in overeenstemming met de AVG)

Profiel

• Comfortabel met computertools en basissoftware (minimum: e-mail, Word, Excel, Google Tools).
• Goede kennis van het Nederlands en het Frans
• Teamspirit
• « Can-do » mindset en leergierig
• Zelfstandig kunnen werken
• Interesse voor de missie van DIOGENES
• Interesse voor administratief beheer
• Nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden
• Gevoel voor initiatief

Aanbod

• Contract van bepaalde duur tot 31/12/2021 met mogelijkheid tot verlenging
• Voltijds rooster
• Bezoldiging volgens de schaal en de voorwaarden van het paritair comité 330.02 (bachelorniveau)
• Openbaar woon-werkvervoer: 100% terugbetaald
• Plaats van tewerkstelling: Ninoofseplein 10, 1000 Brussel
• Startdatum: zo snel mogelijk

Praktisch

Stuur uw CV en sollicitatiebrief ten laatste op 27 september 2021 naar: rh@diogenes.brussels met de vermelding “Sollicitatie Administratieve verantwoordelijke” in de titel van de e-mail.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 27 september.

Omwille van interne organisatie zullen wij alleen contact opnemen met de kandidaten die voor de volgende selectiefase worden geselecteerd.

Plaats van tewerkstelling

Ninoofseplein 10
1000

Inhoudelijke contactpersoon

Beverly Bernard
rh@diogenes.brussels