Aide administrative Direction d’écoles communales (h/f/x) - Contrat de remplacement

MISSION

Traiter des informations de manière approfondie afin de gérer et suivre des dossiers administratifs ou techniques. Maîtriser et traiter, en toute autonomie, chaque étape du dossier».

L’aide administrative des directeurs d’écoles communales assiste et seconde, en toute discrétion, le directeur dans la gestion de ses activités. Il Elle apporte une aide permanente et une simplification des tâches du directeur en matière de gestion du temps. Il Elle organise l’information interne et externe liée au fonctionnement de l’institution.

ACTIVITÉS

Assurer la gestion communicationnelle du secrétariat du directeur d’école

• Assurer l’accueil téléphonique, filtrer les appels et orienter vers le destinataire compétent
• Organiser l’agenda du directeur, planifier les rendez-vous et les réunions internes et externes
• Assurer l’accueil des parents/élèves lors des permanences ou rendez-vous du directeur et veiller au suivi des demandes
• Traiter les urgences et gérer les priorités

Assurer la gestion administrative du secrétariat du directeur d’école

• Réceptionner le courrier, en assurer le suivi au niveau des services concernés ou proposer des réponses appropriées
• Dactylographier des documents, courriers, e-mails, notes, … et retranscrire des comptes-rendus de réunions
• Préparer, centraliser et suivre des dossiers (collecte d’informations, documentations diverses, mise à jour et rédaction de documents)
• Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs du personnel enseignant en étroite collaboration avec le service enseignement de la commune
• Tenir à jour les dossiers des enseignants et des élèves
• Participer à l’inscription des élèves
• Gérer la diffusion, le classement et l’archivage des dossiers administratifs

Planifier et organiser des activités/des événements

• Participer aux activités spécifiques de l’école selon les besoins organisationnels (fêtes scolaires, conseil d’école, conseil de participation)

Conditions d’accès

• Diplôme exigé : Certificat d’Enseignement Secondaire Inférieur (CESI).

• La maîtrise d’une seconde langue est un atout.

Les candidats porteurs d’un diplôme étranger peuvent participer à la sélection à condition qu’ils aient obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande

Profil recherché

SAVOIR

• Institution, structure, missions et fonctionnement
• Organisation communale et ses règlements
• Fonctionnement de l’école et du service enseignement

SAVOIR FAIRE

• Maitrise des programmes informatiques suivants : Word ; Excel ; Outlook (e-mails, agenda, tâches); Internet ; Konecto ; Créos

• Compétences linguistiques : Français + la maîtrise d’une seconde langue est un atout

• Compétences techniques liées au métier :aptitudes à l’accueil , techniques de recherche et de récolte d’informations, techniques organisationnelles – outils de planification

• Compétences communicationnelles : excellente maîtrise rédactionnelle, excellente maîtrise communicationnelle, gestion de conflit

SAVOIR ETRE

Faire preuve d’autonomie et d’initiative

Structurer son travail

Coopérer

Savoir écouter

Trouver des solutions

Travailler orienté résultats

Communiquer

Nous offrons :

• Un contrat de remplacement à temps plein
• Horaire : 7h36 à prester par jour, entre 8h et 18h
• Rémunération brute adaptée à l’index actuel à l’échelle barémique de niveau D (niveau CESI sans ancienneté : 1.880€)
• Valorisation de l’ancienneté sur base des attestations d’occupation des employeurs précédents pour les fonctions antérieures utiles
• Chèques-repas
• Prime linguistique en cas d’obtention du brevet linguistique Selor (épreuves écrite et orale)
• Remboursement 100% des trajets domicile-travail en transport en commun (sncb, stib, tec, delijn)

N.B.: les frais de déplacement en voiture (essence, stationnement) ne sont PAS pris en charge, et l’administration n’offre pas de facilité en la matière.

• 26 jours de congés légaux
• Récupération des heures supplémentaires sous forme de congés
• Possibilité de suivre des formations
• Prime de fin d’année

Comment postuler ?

Postulez directement en ligne avec tous* les documents suivants en format PDF :

• CV

• Copie du diplôme

• Le cas échéant, copie du brevet linguistique Selor (écrit et oral), ou copie de l’inscription à l’épreuve

Seules les candidatures complètes (incluant tous les documents requis) et introduites en ligne (PAS d’envoi par email) seront prises en considération

Français

La maîtrise d’une seconde langue est un atout.