ASSISTANT ADMINISTRATIF SERVICE INFIRMIER (H/F)

Mission:

Réaliser un suivi administratif et assurer un relai d’informations envers les patients et entre les travailleurs et les Chefs de Secteur Infirmier afin de contribuer à la meilleure organisation des prestations aux patients

Vos tâches principales seront les suivantes:

Etablir l’attribution des tournées

• Générer les tournées des Infirmiers et des Aides-Soignants
• Transcrire et communiquer les informations nécessaires aux tournées des prestataires de soins
• Communiquer les attributions de tournées afin d’informer le Call Center, le Service de Coordination et le Service IT
• Transmettre les demandes de soins pour les territoires non couverts par la CSD aux prestataires indépendants
• Répondre et gérer les demandes d’aide des prestataires de soins sur leur tournée
• Gérer les demandes complexes émanant du Call Center (demande de soins palliatifs, télémédecine, HAD, TPN, etc)
• Réaliser un travail de pré-attribution des prestataires de soins afin d’aider le Chef de Secteur Infirmier dans sa gestion
• Évaluer de manière hebdomadaire, la charge de travail en contactant l’Infirmier de la tournée et modifier la charge de travail le cas échéant
• Analyser les tournées et la charge de travail de manière prévisionnelle afin d’établir une récupération des heures supplémentaires équitable
• Planifier les différentes réunions de secteur et formations ainsi que les réunions de l’équipe palliative chez DELTA
• Planifier les prises de rendez-vous pour les trajets de soin.
• Encoder les libérations syndicales et adapter les horaires en fonction
• Planifier les visites infirmiers dans le cadre des signatures INAMI

Assurer un relai pour le personnel de terrain

• Enregistrer et modifier toutes les données relatives à la gestion du temps de travail (changement d’horaires, heures supplémentaires, rendez-vous Cohezio, etc.)
• Informer chaque patient de l’heure de passage du prestataire de soins lors de la création d’une nouvelle tournée ou lors d’un changement d’heure important
• Analyser et assurer le suivi des informations et demandes émanant des prestataires de soins via les messages D2i et HSW
• Dactylographier et mettre en forme des documents nécessaires (courriers, notes de service, rapports, tableaux de bord, etc.)
• Générer et transférer la liste de patients en soins palliatifs, des patients HAD, des certificats médicaux pour les chefs de Secteur Infirmier ainsi que la liste pour les supervisions des aides-soignants et infirmiers référents
• Tenir à jour les informations du service pour le journal d’entreprise « Bonjour »
• Encoder la fiche signalétique des patients HAD/traitement antibiothérapie à domicile et envoyer les données demandées à l’hôpital concerné
• Assurer le suivi de la liste de toilettes, soins spécifiques et perfusions (certificat médical, passage de l’Infirmier, etc.)
• Gérer la liste des tournées non confirmées (IRF)
• Gérer le fichier de consultation
• Participer à la mise en oeuvre du parcours d’intégration des nouveaux engagés
• Former les nouveaux engagés à D2i et HSW

Réaliser les activités administratives et logistiques

• Assurer le suivi de la boîte mail du service et des rapports des Aides-Soignants
• Veiller au suivi des accords des médecins-conseils en matière de soins infirmiers
• Encoder les sorties des gardes palliatives
• Répondre aux demandes des psychiatres pour le suivi des traitements des patients psychiatriques
• Pré-gérer la liste des impayés
• Gérer la liste des demandes de toilettes ou demandes spécifiques manquantes en collaboration avec le Service Facturation
• Assurer le suivi de la liste des dossiers diabétiques
• Organiser les groupes pour les formations
• Répertorier la liste des certificats médicaux afin d’aider le chef de secteur infirmier dans sa gestion et contacter les infirmiers et les médecins lors de certificats manquants.
• Traiter les demandes RML (Réseau Multidisciplinaire Local)
• Effectuer les tests nécessaires sur les tablettes et s’occuper de la gestion des mots de passe de celles-ci
• Réceptionner les accords des maisons médicales et transférer au Service Facturation
• Archiver la boite mail du service pour les messages qui doivent être conservés
• Commander le petit matériel au Service Achats après approbation du responsable hiérarchique
• Recenser le retour du matériel de télémédecine et HAD
• Planifier les visites annuelles des véhicules des infirmiers dans le cadre de la Car Policy

Assurer la permanence téléphonique et physique

• Assurer l’information et la réponse aux patients/bénéficiaires, prestataires de terrain ainsi que les autres services et faire le relai au Responsable concerné

Organiser les stages du service

• Planifier les horaires des stagiaires
• Réaliser les pré-cotations
• Transmettre les cotations aux écoles

Diplôme exigé

• Vous êtes titulaire d’un CESS (orientation "secrétariat")
• Vous disposez idéalement d’une expérience dans le secteur médical ou paramédical en tant qu’employé administratif

Connaissances

• Les services proposés par la CSD et par son réseau
• La suite Office et particulièrement Excel

Nous offrons:

• Type de contrat: Contrat durée indéterminée
• Barème de la commission Paritaire 330
• Lieu de travail : Seraing
• Horaires en alternance: 6h30 - 14h36, 8h30 - 16h36, 9h - 17h06 un wekend (et jour férié) sur cinq: 7h30 - 15h36
• Contrat de 38h par semaine
• Début de contrat: novembre 2021

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