Assistant·e administratif·ve - Accueil international (H/F/X)

Contenido de trabajo

L’UCLouvain recrute un·e Assistant·e administratif·ve - Accueil international (H/F/X)

Référence du poste : SF 34934

Publication interne et externe jusqu’au 26/03/2023

Pour l’Administration des relations internationales

Site principal : Louvain-la-Neuve

Contrat sur ressources extérieures, à temps partiel (80%) pour une durée déterminée (2 ans max., avec possibilité de CDI par la suite, à confirmer)

Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

L’Administration des relations internationales (ADRI) contribue au développement de la politique d’internationalisation de l’UCLouvain en assurant, notamment, un support logistique et administratif à un ensemble de projets et programmes internationaux à l’intention des étudiant·es, du personnel académique et administratif. Elle facilite notamment l’accueil des étudiant·es internationaux·ales à l’université.
Fonction

La fonction consiste à assurer :
la gestion administrative du service de dépôts bancaires fourni aux étudiant·es internationaux·ales pour leur demande de visa et renouvellement de permis de séjour.

la gestion en soutien en cas de problèmes de visa et de permis de résidence : liaison avec services administratifs concernés (consulats de Belgique, communes…).

le soutien à l’accueil des boursier·ères internationaux·ales au sein de l’équipe dédiée à cette mission dans la direction.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l’entité.
Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) type secrétariat ou assistance de direction ;

Maîtrise de l’outil bureautique (suite Microsoft Office : e-mails et boites partagées, Word, Excel, ...) ;

Bonnes notions d’anglais (min.B2), autres langues un atout ;

Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices ;

Sens des responsabilités, de la discrétion et convivialité ;

Être à l’écoute des consignes et respecter les procédures définies ;

Rigueur dans le traitement des informations et des dossiers ;

Résistance au stress.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l’offre d’emploi pourront être prises en considération.
Nous vous offrons

Un contrat à temps partiel à durée déterminée de deux ans, avec possibilité de renouvellement en CDI en fonction de l’évolution des besoins de la direction

Un travail varié dans un environnement stimulant et un cadre de travail agréable en contact avec les étudiant·es

La possibilité de participer indirectement à la réalisation de projets et programmes internationaux variés

L’accès à une formation continue et des possibilités de progression

Une flexibilité dans l’organisation, de l’autonomie, une diversité dans les tâches.

Une flexibilité dans la gestion de votre horaire.

Possibilité de faire du télétravail selon les termes de la convention UCLouvain

Allocations de fin d’année et pécule de vacances sur base des prestations de l’année précédente

Remboursement complet des trajets domicile/lieu de travail effectués en transport en commun et remboursement forfaitaire des déplacements effectués à vélo (0.25€ /km)

La possibilité de profiter de l’infrastructure sportive de l’université à tarif très avantageux (50€/an)

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet , merci de prendre contact à l’adresse :

jobs-diversite@uclouvain.be.

Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l’option "postuler" ci-dessous.