Assistant.e Directeur du Site

Contenido de trabajo

Req ID: 158721

Nous créons des innovations intelligentes pour relever les défis de la mobilité d’aujourd’hui et de demain. Nous concevons et fabriquons une gamme complète de systèmes de transport, des trains à grande vitesse aux bus électriques et trains sans conducteur, en passant par les solutions d’infrastructure, de signalisation et de mobilité digitale. Nous rejoindre, c’est intégrer une communauté internationale de plus 75000 personnes qui se consacrent à la résolution de problèmes de mobilité concrets et à la réalisation de projets internationaux ayant un impact local durable.

Objectif du poste:
Assister le Directeur du Site

Coordonner le secrétariat du Directeur du site

Dimension/périmètre :
Interfaces internes :
Le Comité de Direction, le personnel du site (tous départements confondus), les autres sites Alstom, les représentants du personnel, etc

Interfaces externes :
Clients, fournisseurs, contacts locaux et toute personne extérieure au site

Description des activités et responsabilités

Assister le Directeur du Site :
Support à la coordination et à la préparation des dossiers de la Direction (anticipation des délais, respect des dates butoirs, etc)

Organisation des réunions et en assurer la logistique (réservation de salle, du catering, du matériel, ...)

Organisation des séminaires

Gestion de l’agenda et consultation régulière de la boîte e-mail du Directeur (traitement des urgences)

Organisation des déplacements/voyages (vols, hôtel…) et rédaction des notes de frais

Support à la réalisation de présentations

Participation aux réunions du Comité de Direction

Préparation de rapports, suivi d’un certain nombre d’actions/initiatives liées au Directeur du site ou au Comité de Direction

Coordonner le secrétariat du Directeur du site (suivi et support administratif) :

Gestion des achats de fournitures

Rédaction des diverses attestations, lettres, présentations, etc

Traitement du courrier

Demandes d’achat dans le système SAP

Demandes variées dans le système IT Services ou auprès du département IT

Collaborer avec la Directrice de la Communication du site de Charleroi :

Support pour l’organisation d’événements, de visites de clients, VIP etc. (lancement des invitations, réservation de salle, du catering, du matériel, des supports, des chambres d’hôtel, des navettes entre les différents lieux de réunion)

Envoi de communications internes, support à la communication interne de la Direction

Préparer les Comités de Direction :
Réservation de salles, repas, rédaction de compte-rendus, organisation de signatures de documents…

Coordonner l’activité du « chauffeur » :
Coordonnation des demandes faites au chauffeur pour gestion de l’emploi du temps selon les priorités (aller-retour vers Bruxelles pour les demandes administratives, demandes diverses et variées pour les administrations à Charleroi et à Bruxelles,… )

Rédaction des « Bons à payer » en fonction des différents achats réalisés par celui-ci pour le site de Charleroi et les bureaux de Bruxelles

Préparer les Conseils d’Entreprise :
Envoi des convocations

Prise de note pendant la réunion & rédaction du Procès-Verbal

Impression du Procès-Verbal pour signature et dispatching pour affichage/diffusion au sein de l’entreprise

Profil:
Compétences requises pour le poste:
Réaliser son travail de manière autonome et apprécier le travail en équipe

Gérer son temps de travail en fonction des priorités

Faire preuve de proactivité et de discrétion

Organiser et structurer son travail

Communiquer efficacement avec les différents interlocteurs

Personnalité ouverte et sympathique

Compétences techniques : Microsoft office 365: niveau opérationnel, programme Powerpoint, outils collaboratifs (OneDrive, SharePoint)

Niveau de formation: Bachelier : secrétaire assistante bilingue ou expérience équivalente

Expérience : 3 à 5 ans

Langues : français et anglais (le néerlandais est un plus)

Les engagements de notre entreprise se fondent sur une culture agile, inclusive et responsable qui offre à des personnes de tout horizon l’opportunité de se développer, d’apprendre et de progresser tout au long de leur carrière. Nous encourageons nos salariés à réaliser pleinement leur potentiel, tout en leur accordant l’estime et le respect dus à chaque individu.

Job Type: ​Expérimenté