Assistent onthaal en administratie GC De Markten

Assistent onthaal en administratie GC De Markten

GECO onbepaalde duur - Algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport - entiteit Gemeenschapscentra - D

Geen diplomavereiste - Onbepaalde duur

Reageren tot en met: 19/11/2023

Wat doe je?

Als assistent onthaal en administratie ben je de stem en het gezicht van De Markten. Je staat in voor de balie en bent het eerste aanspreekpunt voor het algemene onthaal en de administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van De Markten op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je helpt mensen graag verder. Je geeft hen het gevoel dat ze in goede handen zijn. Je zoekt graag naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

Opdrachten

Administratie

• Je houdt inschrijvingen correct bij via Kwandoo.
• Je voert activiteiten correct in via het registratieprogramma Yesplan.
• Je staat in voor het voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van verschillende documenten, zoals contracten en planningsdocumenten.
• Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (verslagen schrijven, server up to date houden, enz.)

Zaalgebruik

• Je bent het aanspreekpunt voor zaalgebruik: je volgt reservaties op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in Yesplan. Dit doe je in samenwerking met de verantwoordelijke zakelijk beheer.
• Je noteert specifieke vragen van de gebruikers en communiceert hierover met de betrokken collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge,…)

Onthaal van bezoekers

• Je bemant de onthaalbalie samen met andere collega’s.
• Je ontvangt bezoekers en beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier, je detecteert de gestelde vragen en helpt hen zo snel mogelijk. Indien nodig verwijs je hen door.
• Je volgt de mailbox van zaalgebruik en de algemene mailbox van het GC op.

Algemeen

• Je springt in bij werkoverlast of afwezigheid van collega’s.
• Je helpt mee bij activiteiten (recepties, feesten, voorstellingen, enz.) van het GC, ook ‘s avonds en in het weekend.

Wie zoeken we?

Je hebt maximaal een diploma van het lager secundair onderwijs.

Competentieprofiel

Waardegebonden competenties

• dienstbaar zijn
• integer handelen
• betrokken zijn

Niveaugebonden competenties

Interactief gedrag

• mondeling vaardig zijn
• samenwerken

Probleemoplossend gedrag

• resultaatgericht werken
• nauwkeurig en met zin voor orde en netheid werken
• flexibel reageren

Functiegebonden competenties

• Je hebt interesse in de werking van het GC. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal en administratief vaardig. Je hebt een goede basiskennis van Office 356 (Word, Excel, Teams). Je wil je inzetten om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Paspartoe, Yesplan ...).
• Je spreekt goed Nederlands (minimumniveau 2.3, streefniveau 4.1). Kennis hebben van het Frans en het Engels (en eventueel andere talen) is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig en houdt van zaken aanpakken en oplossen.
• Je vindt het geen probleem om af en toe ‘s avonds of in het weekend te werken.

Aanwervingsvoorwaarden

Geco gerechtigd zijn. (referentienummer vacature = 4063474)

Om in aanmerking te komen voor het geco-statuut moet je binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest wonen én

• 6 maanden ingeschreven zijn als niet-werkende werkzoekende gedurende het jaar dat de aanstelling vooraf gaat;
• of 1 dag volledig uitkeringsgerechtigd zijn, indien u ouder bent dan 40 jaar;
• of reeds werken binnen een geco-contract.

Wat krijg je in ruil?

Je krijgt een voltijds geco-contract van onbepaalde duur met ingang vanaf 1 januari 2024.

Je loonschaal is D111 - assistent. Je krijgt een mooi loonpakket in overeenstemming met je niveau.

Daarnaast bieden we je de volgende voordelen:

• We vergoeden je woon-werkverkeer als je met de fiets of met het openbaar vervoer (via een abonnement) komt.
• Je krijgt een MIVB-abonnement.
• We bieden een uitstekende hospitalisatieverzekering voor jou. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je ontvangt maaltijdcheques.
• Verhuis je voor deze job naar het Brussels Hoofdstedelijk Gewest? Dan helpen we je met een verhuispremie.
• Je krijgt een stadspremie als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.
• Elk jaar heb je 35 vakantiedagen als je voltijds werkt.
• Tussen Kerstmis en Nieuwjaar krijg je ook vrijaf.
• We hebben oog voor work-in-life balans via allerlei uurroosters.
• Aanvullend pensioen via 2e pensioenpijler.

Hoe solliciteren?

Stel je kandidaat door het registratieformulier https://www.jobsolutions.be/register/16421-28 in te vullen, ten laatste op 19 november 2023.

De selectiegesprekken zijn gepland in de week van 27 november 2023 in de Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel. Als je geselecteerd wordt voor het gesprek, krijg je nog een uitnodiging.

Meer informatie?

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Contacteer mevrouw Eva Wilsens, centrumverantwoordelijke bij gemeenschapscentrum De Markten op het nummer 02/512 34 25 of via eva.wilsens@vgc.be.

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Contacteer dan mevrouw Tiffany De Schrijver op het nummer 02 563 06 55 of via tiffany.deschrijver@vgc.be .