Beheerder Overheidszaken en Subsidies (m/v/x) - Vervangingscontract

Onderneming

Het gemeentebestuur van Jette stelt zich als opdracht een warme omgeving te creëren, gericht op de levenskwaliteit van de burgers.

Hiervoor engageert het gemeentebestuur van Jette zich met name om de administratieve diensten te verzekeren, een veilige leefomgeving te garanderen waar het goed leven is, educatieve, sportieve en culturele infrastructuren en activiteiten aan te bieden, activiteiten te organiseren en te ondersteunen, die van Jette een gezellige gemeente maken en een dynamische economische ontwikkeling en solidariteit te stimuleren.

De gemeente Jette bevordert de diversiteit en de inclusie te midden van zijn personeel. Menselijke kwaliteiten zijn bepalend, ongeacht de leeftijd, de afkomst, de handicap, het geslacht, of de seksuele geaardheid van de persoon.

Het gemeentebestuur van Jette voert in het bijzonder een aanwervingsbeleid voor mensen met handicap. Als u een handicap hebt, raden wij u aan om dit in uw kandidatuur te vermelden. Alle administratieve kantoren van de gemeente van Jette zijn toegankelijk voor personen met beperkte mobiliteit.

Functie

De beheerder Overheidsopdrachten – Subsidies is belast met het voldoen aan de behoeften van de administratie door het opvolgen van de administratieve processen die hoofdzakelijk betrekking hebben op overheidsopdrachten voor werken en diensten en, in uitzonderlijke gevallen, op opdrachten voor leveringen die daarmee verband houden, in overleg met de afdelingen Architectuur, Technisch beheer van gebouwen, Mobiliteit en stedenbouwtechnologie, Reiniging van gebouwen en Grondbeheer en huisvesting. Hij/zij beheert alle administratieve processen in verband met het concept van overheidsopdrachten, in overleg met de aanvragers. Hij/zij moet zich houden aan de geldende wetgeving in zijn vakgebied.

De noden en aanvragen (voor de aankoop van diensten en werken) analyseren op basis van een technische beschrijving

De lastenboeken opstellen in overleg met de dienst (NL & FR)

• Assisteren bij het opmaken, vertalen en afdrukken van administratieve en technische lastenboeken opgesteld door collega’s

• Opstellen van verslagen/notulen en besluiten/beraadslagingen in verband met de verschillende stadia van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten.

• Administratieve analyse van het aanbod van overheidsopdrachten (belastingen, BTW, RSZ, aggregatie, enz.)

De administratieve opvolging van de lastenboeken beheren

• Een reeks informatieve gegevens invoeren in de aangepaste software om alle nodige documenten m.b.t. de voorgeschreven diensten uit te geven: namen van firma’s, voortgangsverslagen, enz.
• De documenten m.b.t. de overheidsopdrachten sorteren/klasseren/archiveren/fotokopiëren, (facturen…)
• Zorgen voor de naleving van de termijnen/deadlines voor de verschillende stappen van de procedure in samenwerking met de beheerder van de overheidsopdrachten en zijn/haar verantwoordelijke

Zorgen voor de opvolging van alle inkomende facturen

• Codering van facturen/creditnota’s in de 3P software of andere software voor het beheer van overheidsopdrachten

• Facturen/creditnota’s/voortgangsverslagen aan de desbetreffende technicus bezorgen

• Communicatie met bedrijven over de voortgang van de factuurverwerking/ schuldvorderingen/ herinneringen/ creditnota’s

Zorgen voor de administratieve follow-up van aanvragen voor projecten van subsidiaire autoriteiten

- Volgen van de subsidieaanvragen (onderzoek en voorbereiding van de aanvraag-, subsidie- en eindafrekeningdossiers bij de verschillende instellingen).

Belangstelling tonen voor de wetgeving inzake overheidsopdrachten om de belangrijkste beginselen ervan te begrijpen

Profiel

Diploma: Bachelor

Ervaring met overheidsopdrachten is een pluspunt.

Kennen :

• Administratief recht
• Wet op de formele motivering van administratieve handelingen
• Specifieke wetgeving inzake overheidsopdrachten en de ontwikkeling ervan
• Netwerk van actoren die werkzaam zijn op het gebied van overheidsopdrachten
• Boekhouding en begrotingsanalyse

U heeft kennis in wiskundige en boekhoudkundige technieken.
U kan juridische documenten lezen en begrijpen
U heeft goede redactionele en communicatieve vaardigheden

U hebt geen moeite met communiceren, samenwerken en het tonen van autonomie en initiatief. U past zich gemakkelijk aan de situatie aan en bent pragmatisch. Je hebt geen moeite met het opbouwen van een netwerk en bent resultaatgericht.

Aanbod

Wij bieden u :

• Een boeiende job in een gemeentebestuur die een dynamische werkomgeving biedt.
  
• Als nieuwe medewerker kunt u op een grondige opleiding rekenen. Wij willen in u investeren.

• We bieden u een voltijds vervangingscontract, een flexibele werkomgeving en de mogelijkheid om tot 40 dagen verlof te hebben.

• Wij bieden u een aantrekkelijk salaris op niveau B (Bachelor - Graduaat) => Min - zonder anciënniteit: 2481,76 € bruto ; Max - met 27 jaar anciënniteit : 3704,79 € bruto.

Wij bieden ook :

• Maaltijdcheques van 8 euro per dag
• Taalpremie in geval van het behalen van het Selor taalbrevet (schriftelijke en mondelinge proeven)
• Terugbetaling (100%) van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer (NMBS, MIVB, TEC, De Lijn)
• Fietskilometervergoeding per km (+- 0,25euro/km)
• Mogelijkheid om opleidingen te volgen
• Eindejaarspremie
• Telewerken
• Een mobiele telefoon en een computer

Talen

Frans - Nederlands

Over het Selor taalbrevet - schriftelijk (artikel 8) en mondeling (artikel 9) – beschikken, of bereid zijn om erin te slagen