Secretariaatsmedewerker Universiteitsbibliotheek

• Functie: Secretariaatsmedewerker Universiteitsbibliotheek - tijdelijke functie
• Tewerkstellingspercentage: 100%
• Niveau: functieklasse B
• Departement:Centrale administratie; CA20 - Directie Onderzoeksaangelegenheden
• Uiterste inschrijvingsdatum: 02-05-2022

De Universiteit Gent is een wereld op zich. Meer dan 8.000 personeelsleden zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs en onderzoek, beheer en administratie, technische en sociale voorzieningen, enz. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De Universiteit Gent telt 11 faculteiten en meer dan 100 vakgroepen, die in elk van de wetenschappelijke disciplines hoogstaande en door onderzoek ondersteunde opleidingen aanbieden. De Universiteit Gent voert een actief gelijkekansen- en diversiteitsbeleid en moedigt iedereen aan te solliciteren.

Voor de directie Onderzoeksaangelegenheden zijn wij op zoek naar een voltijds secretariaatsmedewerker binnen de Universiteitsbibliotheek.Het betreft een tijdelijke functie, vermoedelijk voor een periode van 10 maanden(vervanging wegens ziekte titularis). Deze functie behoort tot de functieklasse B, die de salarisschalen 4.1 t.e.m. 6.2 behelst.

De Universiteitsbibliotheek is een netwerk van faculteitsbibliotheken en de Boekentoren, verspreid in en rond Gent. De centrale eenheid van de Universiteitsbibliotheek is gehuisvest in de beroemde Boekentoren van de hand van architect Henry van de Velde.
Je werkt op het secretariaat van deze Boekentoren. Door de combinatie van een monument en een universiteitsbibliotheek is dit een job met veel variatie.

• Je staat mee in voor de ondersteuning bij bezoeken en evenementen in de Boekentoren (zowel bij het maken van afspraken als bij evenementen zelf)
• Je beantwoordt vragen die via diverse kanalen binnenkomen of je verwijst door naar de juiste persoon of dienst;
• Je staat in voor de financiële administratie van de Boekentoren in SAP
  • Bestellingen & inkomende facturen
  • Uitgaande facturen
  • Kasboek
• Je volgt de personeels- en jobstudentendossiers op
• Je volgt het archief van bibliotheekcorrespondentie op

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Veerle Van Conkelberge via veerle.vanconkelberge@ugent.be (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Kennis en ervaring

• Je hebt kennis van MS Office en in het bijzonder goede kennis van Sharepoint en Excel
• Je kent goed Nederlands, Engels en Frans
• Kennis van boekhouding en/of ervaring met SAP is een pluspunt

Vaardigheden en attitudes

• Je kan goed mondeling en schriftelijk communiceren
• Je hebt zin voor initiatief en kan zelfstandig werken
• Je kan vlot in een team samenwerken
• Je werkt ordelijk
• Je bent sociaal vaardig
• Je bent klantgericht
• Je bent bereid om soms met flexibele werkuren te werken (vb. evenementen ’s avonds of in het weekend)

• Je bent in het bezit van een diploma van bachelor (of daarmee gelijkgesteld diploma) en je kan een kopie voorzien van je diploma op het moment van je kandidatuurstelling (inclusief een NARIC-gelijkwaardigheidsattest voor diploma’s behaald buiten de Europese Unie)
• Je bezorgt ons tijdig (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) alle gevraagde documenten (zie “Interesse?”)

Aan de toelatingsvoorwaarden moet voldaan worden op de uiterste inschrijvingsdatum.

Je wordt tewerkgesteld in een vervangingsovereenkomstin functieklasse B met een verloning volgens salarisschalen 4.1 t.e.m. 6.2 afhankelijk van de relevante ervaring. Lees op onze website meer over de ATP-salarisschalen.

We bieden een boeiende job met een aantrekkelijke loopbaan, 36 dagen vakantieverlof aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen, een fietsvergoeding, terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een hospitalisatieverzekering, ecocheques en een ruim vormings- en opleidingsaanbod. Bekijk het volledig overzicht van onze personeelsvoordelen.

De selectieprocedure bestaat uit een dossierselectie, een eliminerend geschiktheidsonderzoek en een eindselectie. Het geschiktheidsonderzoek en de testen zullen op het niveau van de functie worden afgenomen. Je wordt bij elke stap in het selectieproces op de hoogte gehouden van je kandidatuur.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Voor meer informatie omtrent deze selectieprocedure kan je contact opnemen met de afdeling Werving en Selectie via selecties@ugent.be. Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.

Bezorg ons uiterlijk op 02-05-2022 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je hoogst behaalde diploma relevant voor deze functie. Heb je dit als huidige UGent-medewerker eerder ingediend, dan hoef je dit niet opnieuw te doen.
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma’s behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door, maar solliciteer online via deze toepassing. Kandidaturen die ons op een andere manier bereiken (vb. via e-mail) kunnen we niet als ontvankelijk beschouwen.

Vragen over online solliciteren? Bekijk de FAQ.