2024-126 - Administratief Assistent - (H-F-X)

Presentatie

De gemeente Sint-Gillis is op zoek naar een administratief Assistent voor de afdeling “Onderwijs” van de dienst Onderwijs, Cultuur, Gelijke Kansen en Vrouwenrechten.

Onze lokale Brusselse publieke administratie werft diverse profielen van medewerkers tewerk in verschillende departementen.

Onze organisatie streeft naar een optimale personeelsbeheer met het oog op zowel loopbaanontwikkeling als verbetering van de dienstverlening aan de bevolking.

Missie van de Afdeling

De opdracht van de dienst Onderwijs bestaat erin de gemeentelijke scholen (alle Franstalig) en de PMS georganiseerd door de gemeente Sint-Gillis te organiseren en te beheren, in overeenstemming met de FWB-reglementering en met de volledige autonomie die aan de gemeenten wordt toegekend door de FWB en de Gewestelijke Overheid.

Als zodanig is de afdeling ook verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid van het College op dit gebied.

De afdeling Onderwijs is georganiseerd rond drie divisies:

• Onderwijsbegeleiding ;
• Organisatie van scholen, aanwerving en loopbaanbeheer van personeel van alle statussen ;
• Opstellen en opvolgen van het schoolbudget (aankooporders, facturen, subsidies, overheidsopdrachten). ;

Het organiseert het bovenstaande in strikte overeenstemming met wetten, decreten, voorschriften en procedures.

Functie

Je bent actief lid van de “Onderwijsunit - Organisatie van scholen en beheer van gesubsidieerde personeelsdossiers”.

Jouw rol bestaat uit :

• Assisteren van de verantwoordelijke voor de centrale inschrijvingen in de plaatselijke basisscholen, met name door het controleren van gegevens en het verlenen van telefonische hulp aan ouders.
• Voorbereiden, coderen en opvolgen van diverse administratieve dossiers in verband met de organisatie van plaatselijke scholen, zoals schoolreisjes, groene lessen, opleidingen, personeelsopleidingen, prijsuitreikingen, schoolbeurzen, opendeurdagen, enz.
• Logistieke ondersteuning bieden bij vergaderingen, prijsuitreikingen, enz.

Als onderdeel van deze functie:

• Werk je voornamelijk met IT-ondersteuning ;
• Kun je gegevens nauwgezet en methodisch controleren;
• Kun je de basisfuncties van Excell en Sharepoint gebruiken om tabellen in te vullen en te begrijpen; kun je informatie opzoeken;
• U bereidt administratieve documenten voor die u aan het College en de Raad kunt voorleggen;
• Je verstrekt informatie en beantwoordt vragen van ouders en administratieve diensten van derden met betrekking tot de inschrijvingsprocedure voor brede basisscholen;
• U werkt samen met de andere leden van het team en zorgt voor een multidisciplinaire aanpak;
• U ontwikkelt een samenwerkingsaanpak met schoolsecretaresses en schoolhoofden;
• U bent actief betrokken bij de organisatie van uw werk en u hebt aandacht voor administratieve vereenvoudiging;
• U bent een probleemoplosser.

Profiel

Opleidingsniveau(s) - Ervaring(en):

• U heeft een diploma secundair onderwijs (CESS).

Indien u uw diploma buiten de Benelux heeft behaald, kunt u deelnemen aan de selectie, mits u een gelijkwaardigheidsattest van het diploma heeft behaald dat is afgegeven door de Franse of Vlaamse Gemeenschap. Gelieve het gelijkwaardigheidsattest bij uw sollicitatie te voegen.

Technische kennis :

• Je hebt een goede beheersing van de gebruikelijke kantoorsoftware (tekstverwerking, Excell spreadsheets, Sharepoint, e-mail, elektronische communicatienetwerken, enz.)
• Je kunt goed spellen, je kunt je vloeiend uitdrukken in het Frans, je kunt je gedachten samenvatten en je bent een goede docent.

Gedragscompetenties :

• Je bent georganiseerd in je werk en in het bijhouden van je dossiers en documenten ;
• Je bent nauwgezet en nauwgezet in het verzamelen, controleren en verwerken van informatie ;
• Je bent op je gemak aan de telefoon en je hebt het geduld en het vermogen om de mensen die je spreekt iets te leren ;
• Je bent veelzijdig en werkt proactief ;
• Je bent een goede teamspeler en draagt de waarden van wederzijdse steun, vertrouwen en goed humeur hoog in het vaandel; je draagt bij aan de harmonie, samenhang en dynamiek van de afdeling ;
• U bent stressbestendig ;
• U bent ethisch ;
• Regels, procedures, instructies en beslissingen respecteert en loyaal toepast.

Taalvaardigheden :

Goede kennis van het Frans (geschreven en gesproken). Kennis van andere talen is een pluspunt.

Ervaring :

Ervaring met administratief werk en gegevensverwerking is een voordeel. Ervaring met en kennis van gemeentelijke procedures is ook een voordeel.

Aanbod

• Een voltijds vervangingscontract (37 uur/week).
• Salaris op de salarisschaal C1: 30.200,51 €bruto geïndexeerd zonder anciënniteit (voor deeltijd).
• Erkenning van jarenlange ervaring in dezelfde functie: tot 6 jaar voor de privésector en onbeperkt voor de publieke sector.
• Eindejaarsbonus en vakantiegeld.
• Taalbonus (onder voorbehoud van Selor-certificaat).
• Vergoeding van transportkosten (STIB-abonnement) en zachte mobiliteit (fiets, scooter).
• Maaltijdcheques (waarde van €8).
• Voorkeurstarieven in ziekenhuizen.
• Ziekenhuisverzekering (uitgebreide formule).
• Aanvullend pensioenstelsel.
• Ruim aanbod aan opleidingsmogelijkheden.
• Dynamische, diverse en ondersteunende werkomgeving.
• Aandacht voor een goede balans tussen werk en privé.

De gemeente Sint-Gillis selecteert kandidaten op basis van hun vaardigheden en discrimineert niet op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, overtuiging of nationaliteit.

Wij moedigen mensen met een handicap aan om te solliciteren. We zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die nodig zijn, zowel wat betreft de wervingsprocedure als de integratie binnen de administratie

Deadline: 11/11/2024