Administration Manager (h/f/x)

Savoir mettre en œuvre et coordonner les moyens nécessaires à la réalisation des commandes, pendant toute leur durée de vie.Manager l’équipe d’administration.Se concentrer sur les 4 rôles principaux du département :• Préparer et proposer les moyens à mettre en œuvre pour réaliser les commandes en minimisant les coûts tout en satisfaisant les clients ;• Être le garant de la conformité des commandes tout en respectant les procédures internes ;• Transmettre les informations et documents de travail (en interne et en externe) en fonction de l’avance du projet/dossier ;• Et, enfin, organiser l’orchestration administrative et commerciale des relations après livraison pendant toute la durée de vie du contrat.Traitement des commandes• Procédures et traitements des commandesS’assurer du contrôle et du traitement administratif des commandes clients en 48 heures par l’ensemble de l’équipe administrative.Faire vérifier le contenu du dossier reçu, y compris les dérogations nécessaires.• Gestion de la flotteTrouver la cabine la plus adaptée au besoin du client, faire adapter le plan de la cabine choisie au plan signé par le client et s’assurer de la transmission des feuilles de travaux à l’Operations Manager.• LogicielsMaîtriser les logiciels commerciaux et techniques pour savoir gérer la totalité du traitement administratif des commandes et des parcs de cabines avec les logiciels de l’entreprise (excel, CRM, SAP et Visiocad).• Coordination et arbitrageDémontrer de façon permanente des capacités d’organisateur, de coordinateur pour que le service sache localement accueillir et suivre chaque dossier commercial.• PlanificationSavoir piloter et orchestrer les réunions de planification hebdomadaires (ordre du jour diffusé 24h à l’avance, comptes rendus), présenter les dossiers en cours afin de tenir les délais de réalisation promis, diffuser toutes les informations nécessaires aux différents interlocuteurs pour assurer la réussite de tous.• EnregistrementFaire respecter les délais qui rythment l’activité de l’administration commerciale, entre autres :- Enregistrement des commandes pour la fin du mois commercial- Transmission des informations en comptabilité pour la facturation clients et le paiement des fournisseurs- Transmission des informations permettant l’élaboration des statistiques tant en interne que vers la maison mère• Connaître les fournisseurs et les sous-traitants pour coordonner les opérations, connaître les gammes et produits et le parc de bâtiments à louer.• Veiller à ce que tous les contrats de locations, modifications, requêtes (SAV, rectifications, …) et autres notes de crédit soient traités de manière précise et ponctuelle dans la base de données SAP et veiller parallèlement à la mise à jour ponctuelle des cartes loc, du fichier HF, …• Trouver la cabine la plus adaptée au besoin du client, faire adapter le plan de la cabine choisie avec le plan signé par le client et transmettre les feuilles de travaux au Site Leader.• Gérer les prolongations de contrat.• Gérer la résiliation des contrats de location en ce compris rediriger les ensembles de bâtiments vers les sites régionaux (si nécessaire de commun accord avec l’Operations Manager) et en garantissant la maximisation des coûts du transport de retour et des services sur site.Management de l’équipeEn plus de son savoir-faire métier, le/la titulaire du poste devra assurer le management de l’ensemble de l’équipe d’administration commerciale des filiales. Cela inclut :• RéférentielÊtre le/la référent/e de l’équipe d’administrateurs pour toute question relative au métier (process SAP, évolution, clarification de procédure, précisions à apporter, …)• AnimationRéunir à intervalles réguliers toute l’équipe pour lui dispenser toute information et directive dont elle pourrait avoir besoin. Mener à bien les rituels de l’équipe.• ArbitrageProcéder aux arbitrages en lien avec les responsables commerciaux• Permanence du serviceS’assurer que le traitement des dossiers clients puisse être réalisé en permanence et sans retard, à toute période de l’année, notamment par la coordination des congés accordés à chaque membre de son équipe.• FormationFormer / faire former en cas de besoin de remplacement• Outils de managementMener à bien les entretiens d’évaluation annuelsAdministration• Respect des procéduresGarantir la conformité des commandes par rapport aux procédures internes de l’entreprise.• SourcingPorter toute son attention à acheter les prestations externes de sous-traitance au meilleur prix à niveau de prestation égale, en faisant jouer la libre concurrence entre ses fournisseurs ; toujours proposer des solutions permettant d’optimiser les coûts tout en préservant la satisfaction du client.• Force de propositionsS’appuyer sur la hiérarchie pour alerter et être force de propositions. Parvenir à s’adapter chaque fois que nécessaire, en fonction des circonstances et des différents cas clients et prospects, en accord avec la hiérarchie, pour trouver des solutions techniques permettant d’optimiser la rentabilité des affaires.• Engager des achats de biens et services selon les autorisations définies par le document DISCRETIONARY LEVEL OF AUTHORITY• Collaborer à bon escient avec les responsables BS de sorte que le projet soit réalisé conformément aux délais impartis et aux exigences de qualité et après résiliation du contrat. Veiller à ce que ces outils BS soient administrativement traités en bonne et due forme.Communication• Interface servicesPosté au sein des services centraux, le/la titulaire du poste doit assurer le lien et la bonne communication entre les administrateurs et chefs de dépôt (Site Leader). Assurer le lien avec les usines, en direct ou par le biais d’une administratrice de son équipe. S’assurer que chaque administratrice transmette les informations issues de différents services (estimator, service financier, commercial, technique, …) vers les interlocuteurs internes de façon réactive. Garder un contact étroit avec le Sales Manager pour le bon traitement de toutes les informations des dossiers clients à transmettre.• Prévention et sauvegarde des intérêtsTout en répondant au mieux aux besoins du client et en optimisant nos coûts dans l’intérêt de l’entreprise, pousser les membres de son équipe à être le trait d’union entre le commercial initiateur de la commande, les équipes techniques, les sous-traitants (transport, grutage, autres, …)..Suivi des projets et gestion de la flotte• Aider à imputer promptement toutes les données financières, relatives au budget d’un projet, en ce compris l’encodage des bons de commande.• Générer mensuellement le Project Log Report reprenant entre autres choses les coûts planifiés et actuels de tous les contrats de location en cours.• Générer mensuellement le rapport des coûts affectés en étroite collaboration avec l’Operations Manager.• Générer les comptes rendus finaux des coûts relatifs à tous les contrats clôturés.• Assurer le roulement efficace de la flotte disponible afin d’éviter toute détérioration de bâtiment et d’aboutir à une disponibilité optimale.• Maîtriser complètement la disponibilité de la flotte sur tous les sites, y compris les résiliations dues et le nouveau stock.Standards, qualité et service• Interlocuteur unique : Etre l’interlocuteur unique du client après signature de la commande et pendant toute la durée de vie des contrats, notamment pour recueillir et traiter les demandes SAV• Référent client : Assurer le lien avec le client en l’informant des étapes clé de la réalisation de sa commande : confirmation de la commande sous 48 heures, conformation des dates de transport et grutage au moins cinq jours à l’avance• Travailler selon les principes décrits dans la charte clients• Diffuser par ses propos, son attitude et la communication envers clients et sous-traitants, une image valorisante de l’entreprise en interne comme en externe• Cultiver l’entraide et les bonnes relations au sein des équipes région et avec celles des autres régions/sites en cas de travail en commun.• Proposer, quand c’est possible, tout moyen, méthode ou changement susceptible d’améliorer l’efficacité du travail.Santé et sécurité• S’assurer du respect de toute procédure, tout règlement, toute pratique en vigueur dans l’industrie et dans la société en matière de santé et de sécurité• Oser alerter la hiérarchie en cas de problème lié à l’hygiène et la sécurité sur le siteDivers• Participer à la formation de nouveaux arrivants en leur faisant connaître la manière d’appliquer les outils et méthodes de l’entreprise• Partager les bonnes pratiques avec les collègues et avec toute personne faisant appel au service.• Suivre les formations permettant d’accroître le champ de ses compétences techniques• En plus de ces éléments, chaque membre du personnel est susceptible de devoir mener à bien toute demande raisonnable qui permette l’atteinte des objectifs dont il est redevable dans sa mission

Ce que nous demandons de vous :
Le candidat devra être titulaire d’un Master en Administration ou en Commerce (ou avoir une expérience probante dans le domaine depuis minimum 10 ans).Etre parfaitement bilingue français / néerlandais Avoir une expérience similaire

Nous vous offrons :
- CDI- Temps plein (38h00/semaine)- Salaire mensuel brut de 4.000€ à 4.500€- Véhicule de société- Laptop- Gsm- Tablette- Bonus annuel- Assurance hospitalisation- Assurance pension- Chèques repas de 8,00€