Assistant administratif

le contenu du travail

L’Administration facultaire de la Faculté de Droit et de Criminologie recrute:

Un.e Assistant.e administratif.ve pour un CDI à temps plein.

Contexte :

• La Faculté de Droit, créée en 1834 au moment de la fondation de l’Université libre de Bruxelles, portait au départ le nom de « Faculté de Droit et de Sciences politiques et administratives ». L’Ecole des sciences criminologiques, quant à elle, a été fondée en 1935 par Léon Cornil. La Faculté et l’Ecole ont fusionné en 2010 pour donner naissance à l’actuelle « Faculté de Droit et de Criminologie ». La Faculté comprend principalement un secteur étudiants (environ 4 200 étudiants inscrits en 2021-2022) et 8 centres de recherche. Pour fonctionner, elle s’appuie sur son personnel administratif (24 personnes), ainsi que sur l’expertise d’environ 150 professeurs et 300 assistants – dont la majorité sont à temps partiel et poursuivent une activité professionnelle en dehors de l’université. La Faculté propose un bachelier en droit à Bruxelles et à Mons, un master en droit décliné en 3 finalités (civil et pénal, économique et social, public et international), un master en criminologie ainsi que 6 masters de spécialisation.
• L’agent.e travaillera au sein du secrétariat du Décanat, sous la responsabilité hiérarchique et opérationnelle de la Directrice de l’administration facultaire.

Missions:

Mission 1 (~0,90 ETP) : Assurer la gestion RH du personnel académique et scientifique de la Faculté

Gestion RH du personnel académique et scientifique, de l’engagement à la fin de carrière (ouvertures de postes, nominations, renouvellements, promotions, etc.). Dans le cadre de cette mission, l’agent.e sera appelé.e à :

• Suivre les échéances, procédures et règlements du Département des ressources humaines relatifs à la carrière dans le corps académique et scientifique au sein de l’ULB ;
• Rassembler et vérifier les pièces nécessaires à l’établissement des dossiers, les transmettre aux instances facultaires concernées, les transposer en propositions destinées au Département des ressources humaines et en assurer le suivi ;
• Préparer des documents officiels, les faire signer, gérer les courriers ;
• Gérer la communication avec le personnel enseignant et scientifique de la Faculté ;
• Archiver les dossiers ;
• Assurer le suivi des ressources académiques et scientifiques sous la direction de la Doyenne et de la Directrice de l’administration facultaire.

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Mission 2 (~0,10 ETP) : Préparer les séances facultaires

• Constituer le calendrier et les ordres du jour des séances facultaires mensuelles (Bureau facultaire, Conseil facultaire, Commission spéciale et Jury facultaire) ;
• Envoyer les convocations ;
• Rassembler les pièces nécessaires à la bonne tenue des séances et les mettre à la disposition de ses membres.

Profil:

• Titulaire d’un bachelier utile à la fonction (Ressources humaines, sciences humaines, gestion administrative…) et expérience de minimum 2 ans dans un poste d’assistant.e administratif.ive.
• Les candidat.e.s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu.e.s.
• Les personnes possédant un diplôme n’émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB. (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)

Connaissances et compétences requises

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (suite office en particulier)
• Excellente maîtrise du français et de l’orthographe
• Excellente capacités rédactionnelles
• Facilité de compréhension et de mise en application de textes réglementaires

Connaissances et compétences souhaitées

• La connaissance de l’anglais est un atout
• La connaissance de l’environnement universitaire et des règles de gestion du cadre à l’ULB est un atout.

Qualités:

• Organisation à toute épreuve
• Bonne gestion du temps et des priorités
• Autonomie dans le travail et sens de l’initiative
• Rigueur administrative
• Sens du service
• Esprit d’équipe
• Bonne gestion du stress

Politique d’égalité des chances :

• La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
• Nous recrutons les candidats.es en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
• Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
• Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l’occuper est disponible sur demande.

Décision administrative