DIENSTHOOFD FACILITAIRE ONDERSTEUNING - dienst Logistiek

Vilvoorde, 23 augustus 2023
dienst Personeel

Aanwerving van

DIENSTHOOFD FACILITAIRE ONDERSTEUNING
dienst Logistiek

A1a-A3a, voltijds, statutair

In Vilvoorde is het aangenaam wonen, werken en ontspannen. De medewerker van de stad Vilvoorde

staan dagelijks klaar voor alle Vilvoordenaars, in elke fase van hun leven. Als superdiverse stad is

Vilvoorde een laboratorium in ‘samen-leven’. Samen met onze partners versterkt en verbindt de stad

mensen en organisaties. Met vernieuwende projecten en initiatieven biedt de stad een antwoord op

nieuwe noden en dynamieken. Met de blik op de toekomst en in dialoog met haar burgers ontpopt

Vilvoorde zich tot een duurzame, klimaatrobuuste stad.

Onze vier kernwaarden zijn: respecT, intEger, klAntgericht, toekoMstgericht. Samen vormen

deze waarden een TEAM

De dienst Logistiek staat in voor de soft facilities van de stad.

De dienst Logistiek bestaat uit een aantal onderdelen.

In het Magazijn worden materieel en verbruiksmaterialen beheerd voor de verschillende
uitvoeringsdiensten van de stad. Particulieren kunnen hier parkeerverbodsborden lenen/huren bij
verhuizing en plaatsing van containers. Het Magazijn staat ook in voor het beheer en op orde houden
van infoborden, aangeleverd door interne diensten en externe verenigingen. Vilvoordse verenigingen
en onderwijsinstellingen kunnen feestmateriaal huren (tafels, stoelen, podia, geluidsinstallaties).

De ploeg logistieke ondersteuning zorgt voor vervoer en logistieke ondersteuning voor en van andere
stadsdiensten. Ze ondersteunt evenementen door o.a. feestmaterialen aan te leveren, nadarhekken te
plaatsen en mee te werken tijdens deze evenementen en activiteiten georganiseerd door of samen met
het stadsbestuur.

De garage zorgt voor onderhoud, herstellingen en algemene controle van het wagenpark.

De dienst Logistiek fungeert als centrale aankoopdienst voor bedrijfsvoertuigen en beheert het wagen-
en fietspark van de stad. De dienst is verantwoordelijk voor het economaat (kantoormateriaal) en koopt
de werkkledij voor een deel van de uitvoeringsdiensten aan. De dienst beheert ook de mobiele
telefonie.

Tenslotte stuurt de dienst Logistiek de poetsploeg van de administratieve stadsgebouwen aan.

Als diensthoofd neem je de algemene leiding van de dienst waar. Je stuurt daartoe 5 mensen
rechtstreeks aan, en in tweede lijn nog een 15-tal. Je leidt en motiveert je team, en bewaakt de
uitvoering van de beleidslijnen. Je bouwt een logistiek beleid en strategie uit op korte en lange termijn,
bijvoorbeeld rond het organiseren en optimaliseren van het stockbeleid. Je volgt nieuwe ontwikkelingen
op en optimaliseert procedures, methoden en werkmiddelen.

1

WAT VERWACHTEN WJ VAN JOU?

• Aansturen van een team. Je bent echte teamplayer en hebt bij voorkeur al enige ervaring

hierin. Voor je medewerkers ben je de inspirerende coach waarbij ze terecht kunnen voor
ondersteuning.

• Instaan voor een vlotte logistieke ondersteuning van de stadsdiensten, in nauw overleg met

deze diensten.

• Uitbouwen van een logistiek beleid en strategie, opvolgen van nieuwe ontwikkelingen en

procedures, methoden en werkmiddelen optimaliseren.

• Je bent een denker maar ook een doener.
• Vlotte gesproken en geschreven communicatie in het Nederlands.
• Minstens een masterdiploma, ofwel een diploma van universitair onderwijs of een diploma van

het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs

WAT IS ONS AANBOD?
We bieden een voltijdse statutaire functie.
Weddeschaal niveau A1a-A3a, master.
Minimale bruto beginwedde: 3 639.85 euro/maand (voltijds)
We verhogen je wedde met al je jaren ervaring in de openbare sector en je relevante werkervaring uit
de privésector of als zelfstandige. Deze relevante werkervaring kan onbeperkt meegenomen worden.
We betalen vakantiegeld, eindejaarstoelage en maaltijdcheques van 8 euro..
Jaarlijks krijg je 160,- euro ecocheques en 40,- euro Vilvoordse handelaarsbonnen Kom je met het
openbaar vervoer (tram, trein, bus) dan betalen wij je abonnement. Kom je met de fiets dan betalen we
een kilometervergoeding van 0.24 euro per km. We geven een gratis hospitalisatieverzekering en je
gezinsleden kunnen aansluiten aan voordelige tarieven. We sparen voor je pensioen via de tweede
pensioenpijler (3%).
De Vilvoordse Personeelskaart biedt je een aantal voordelen aan: gratis lidmaatschap bibliotheek
Vilvoorde, 24 gratis zwembeurten in het stedelijk zwembad ‘t Zeepaardje, gratis vissen op de visvijver in
Hanssenspark, korting bij aankoop van losse tickets in cc Het Bolwerk, gratis naar de film bij aankoop
van een abonnement in cc Het Bolwerk.
Stad Vilvoorde heeft een interessante verlofregeling (wettelijk verlof, 13,5 dagen bijkomende
verlofdaggen en 14 feestdagen) en de flexibele glijdende uurregeling en 2 dagen (of 4 halve dagen)
thuiswerk zorgen voor een evenwichtige combinatie van vrije tijd/gezin en werk.

WAT ZIJN DE VOORWAARDEN OM DEEL TE NEMEN AAN DE SELECTIE?
• Je voldoet aan de diplomavoorwaarden

• je verblijft wettig in België en je hebt toegang tot de Belgische arbeidsmarkt of je bent leerplichtig in

België

• je bent onderdaan van een EU-lidstaat, van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte

(EER) of van Zwitserland (voor statutaire aanstelling)

• Je bent in het bezit van een blanco uittreksel uit het strafregister (Model 1 bedoeld in artikel 596, Sv.

• Je hebt burgerlijke en politieke rechten in België

• Je slaagt voor de selectieproeven;

• Laatstejaarsstudenten krijgen toegang tot deze selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een

studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum zes maanden
zullen deelnemen aan de eindexamens voor het behalen van hun diploma.

• Buitenlandse diploma’s moeten vergezeld zijn van een gelijkstellingsbewijs (zie

www.ond.vlaanderen.be/naric/). heb je een diploma in een andere taal dan het Nederlands, dan
moet je voor je start, een bewijs van de kennis van de Nederlandse taal bezorgen. Stuur een mail
naar sollicitaties@vilvoorde.be, indien je meer informatie wil over de manier waarop je dit attest kan
bekomen.

2

HOE MOET JE SOLLICITEREN?
Je solliciteert uiterlijk op 24 september 2023via: https://www.jobsolutions.be/register/15997-89 of
www.vilvoorde.be. Of je geeft je cv, een motivatiebrief en een kopie van je diploma af op de dienst
Personeel of je verstuurt die documenten via de post: dienst Personeel, Grote Markt z/n, 1800
Vilvoorde. Je sollicitatie wordt niet aanvaard zonder deze documenten.

Stad Vilvoorde hecht veel belang aan gelijke kansen en diversiteit. We moedigen iedereen aan om te
solliciteren ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, beperking, seksuele oriëntatie, geslacht of
genderidentiteit.
Aanpassingen in de selectieprocedure nodig? Heb je een beperking waardoor je niet kunt deelnemen
aan de selectieprocedure en voldoe je aan een aantal voorwaarden? Dan kun je een aanpassing in de
selectieprocedure vragen. Meer info: sollicitaties@vilvoorde.be

HOE VERLOOPT DE SELECTIE?
Indien er veel kandidaten zijn kan een preselectie georganiseerd worden. Deze preselectie is
eliminerend.

De schriftelijke proef omvat een competentieproef en/of een gevalstudie. Indien nodig, worden op
voorhand (wet)teksten bezorgd of is er tijdens de proef informatie consulteerbaar. Het is ook mogelijk dat
er een schriftelijke voorbereiding gevraagd wordt, die dan tijdens de mondelinge proef wordt toegelicht
aan de juryleden. Wie slaagt (= minstens 50% van de punten), wordt uitgenodigd voor het volgende
gedeelte.
Het psychotechnisch gedeelte of het assessment bevat verschillende onderdelen al naargelang de
vereiste competenties. Het resultaat is geschikt of niet geschikt. Wie geschikt bevonden is, wordt
uitgenodigd voor de mondelinge proef.
De mondelinge proef peilt naar de motivatie er worden een aantal competenties bevraagd of de
schriftelijke voorbereiding wordt verder bevraagd. Ook voor dit onderdeel moet minstens 50% van de
punten behaald worden.
Voor beide proeven samen, schriftelijk en mondeling, moet minstens 60% van de punten behaald
worden om geslaagd te zijn. Indien meerdere kandidaten geslaagd zijn, wordt er een bindende
wervingsreserve opgesteld. De volgorde op deze wervingsreserve, wordt bepaald door het aantal
behaalde punten.
De inhoud en de vragen van het examenprogramma, wordt opgesteld door een externe jury,
ondersteund door de algemeen directeur.

Bijkomende inlichtingen kunnen steeds bekomen worden op de dienst Personeel, AC Mattenkot, Lange
Molensstraat 44, 1800 Vilvoorde, telefoon 02 255 79 48 of sollicitaties@vilvoorde.be.

FUNCTIEBESCHRIJVING
Doel van de functie is het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de werking van de dienst
Logistiek en voor de praktische realisatie van de strategische beleidsopties inzake logistiek.

Verantwoordelijkheidsgebieden

3

• Organiseren van optimale interne communicatie en informatiedoorstroming.
• Opmaken van begrotingsvoorstellen voor de werking van de dienst en uitvoering van de

beleidsdoelstellingen van het toegewezen beleidsdomein.

• Opmaken van de ( tussentijdse) beleidsevaluatie.
• Organiseren van de poets en logistieke ploeg in overleg met de werkopzichter poets en logistiek.
• Organiseren van het magazijnbeheer in overleg met de magazijnier.
• Organiseren van het voertuigenbeheer in overleg met de garagist.

2. Leiden en begeleiden van medewerkers
Voorbeelden activiteiten
- Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing van de behandeling van dossiers
(toewijzen van dossiers en opdrachten met duidelijke taakstelling, opvolgen van het naleven van
afspraken, bijsturen indien nodig,).

• Ondersteunen van medewerkers bij de verwerking en afhandeling van dossiers en opdrachten,

aangepast aan de specifieke noden van elke individuele medewerker (sturing geven betreffende
verwachte eindresultaat, praktische hulp, ervaring en tools ter beschikking stellen bij moeilijkere
dossiers,...).
- Uittekenen van aangepaste vormings- en ontwikkelingsactiviteiten voor elke individuele
medewerker (detecteren vormingsbehoeften in functie van persoonlijke ontwikkeling en/of ten
behoeve van de werking van de dienst, bespreken van vormingsbehoeften met vormingsambtenaar,
medewerkers motiveren in het volgen van vorming, gevolgde vorming integreren in de
werkzaamheden van de individuele medewerker en/of de werking van de dienst).

• Stimuleren en motiveren van de medewerkers (stellen van voorbeeldgedrag, bekrachtigen van

positieve inzet, werken aan betrokkenheid op het eigen takenpakket en de ruimere organisatie,)...

• Zorg dragen voor een goede onderlinge werksfeer (detecteren en oplossen van spanningsvelden en

conflicten, correcte en gelijke behandeling van medewerkers, informatieuitwisseling bevorderen,)

• Beheren en voeren van de personeelsevaluatie bij de medewerkers van de eigen dienst (houden van

plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met de eigen medewerkers, andere evaluatoren
binnen de eigen dienst opvolgen bij deze taak, resultaten van de jaarlijkse evaluatiecyclus binnen de
eigen dienst analyseren en omzetten in concrete aandachtspunten voor individuele medewerkers en/
of de dienst in zijn totaliteit,

• ......
  

4

• Advies verlenen bij de opmaak van draaiboeken mbt de organisatie van evenementen door andere

diensten, in het bijzonder door de dienst Vrije Tijd.

• Advies verlenen in het kader van de mobiele telefonie.
• ...

5. Voorzien in het formuleren van technische adviezen ten aanzien van het beleid.
Voorbeelden activiteiten
- Voorbereiden van beslissingen voor gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen
inzake de werking van de dienst en het beheer van het toegewezen beleidsdomein.

6. Opstarten, behandelen of opvolgen van dossiers/projecten, met daarbij de gehele of gedeeltelijke
uitvoering van bepaalde onderdelen.
Voorbeelden activiteiten
- Behandelen van aankoopdossiers bedrijfsvoertuigen en fietsen.

• Uitschrijven bestekken brandstoffen, koffieautomaten, drinkwaterfonteinen, veiligheidskledij,

schoonmaak- en onderhoudsproducten, kantoorbenodigdheden,...

• Uitrollen van het magazijnbeheer.
• Beheren van de mobiele telefoniecontracten.
• Beheren van de track en trace.
• Beheren van de dossiers van de uitbestede poetsdiensten.

7. Opvolgen van evoluties en ontwikkelingen zowel met het oog op informatiedoorstroming in de dienst
als het geven van adviezen.
Voorbeelden activiteiten
- Opvolgen en verwerken van wetgeving, documentatie en recente ontwikkelingen van belang voor de
werking van de dienst.

• Vertalen van verwerkte wetgeving, documentatie en recente ontwikkelingen in nuttige en

hanteerbare informatie voor de eigen medewerkers, andere diensten, het managementteam en de
beleidsvoerders.

• Doorgeven van informatie uit vergaderingen aan de eigen medewerkers, andere diensten, het

managementteam en de beleidsvoerders.

8. Participeren aan overleg met internen (andere diensten, afdelingshoofd, stadssecretaris, bevoegd lid
van college) en externen (hogere overheden en andere actoren).
Voorbeelden activiteiten
- Voorbereiden van overlegmomenten, ten behoeve van de vergaderefficiëntie.

• Verzorgen van heldere presentaties tijdens overlegmomenten.
• Voorzitten van overlegmomenten (voorbereiden agenda, beheer agenda en timing, zorgen voor

correcte verslaggeving).

• Verzorgen van de verslaggeving van overlegmomenten.
• Bemiddelen en onderhandelen bij tegengestelde meningen en visies.
• Deelnemen aan het afdelingsoverleg.
• Deelnemen aan het diensthoofdenoverleg.
• Organiseren van het dienstoverleg.
• Deelnemen aan het werkoverleg met het afdelingshoofd.
• Uitbouwen en beheren van een eigen netwerk van nuttige contactpersonen.
• ...

In opdracht:
De algemeen directeur De burgemeester
Vera Boudry Hans Bonte

5