Gestionnaire de dossiers administratifs - niveau C - contrat à durée indéterminée (h-f-x)

Fonction

La mission du Gestionnaire de dossiers administratifs (h-f-x), intégré au sein du service de Développement économique local consistera principalement dans la gestion de secrétariat du service, sous la supervision de la ligne hiérarchique. L’exécution des tâches sera faite selon leurs instructions et les missions principales sont les suivantes :

• Etablir des contacts avec les commerçants et effectuer des visites de terrain ;
• Contrôler de la conformité administrative des commerces (hors Horeca) ;
• Organiser des réunions d’information avec les commerçants et y participer ;
• Assurer la gestion administrative des marchés et commerces ambulants ;
• Assurer le suivi administratif des demandes d’autorisation dépendant du service (étalages, night et phone-shops, …) ;
• Assurer l’accueil et la permanence téléphonique du service et en assurer le suivi ;
• Assurer la gestion de la boîte mail du service et en assurer le suivi ;
• Gérer le suivi des courriers entrant et sortant du service ;
• Transmettre les informations en interne et à destination du public ;
• Passer les commandes du service aux fournisseurs désignés ;
• Effectuer les encodages nécessaires à la mise à jour des bases de données du service ;
• Gérer les demandes d’indemnisation des commerçants pour des nuisances de chantier ;
• Gérer le classement et la tenue des documents administratifs du service ;
• Assurer la tenue des registres comptables du service (bons de commandes, factures, …) ;
• Participer activement à l’organisation et à la tenue des expositions et animations organisées par le service, le cas échéant, en partenariat avec des acteurs extérieurs ;
• Participer aux actions ponctuelles sur le terrain (actions pluridisciplinaires, représentation du service, …)
• Participer activement à la bonne réalisation des projets portés par le service et de des objectifs de ce dernier ;

Niveau d’études - diplôme

• Titulaire d’un diplôme/certificat de l’enseignement secondaire supérieur ;

• Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays en dehors du Benelux, vous pouvez participer à la sélection à condition que vous ayez obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande. Veuillez annexer l’équivalence de diplôme à votre candidature.

Connaissances techniques

• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles
• Vous maitrisez les outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.).

Compétences comportementales

• Vous avez un intérêt certain pour le développement économique.
• Vous avez le sens des responsabilités et de l’organisation, vous agissez avec intégrité et professionnalisme ;
• Vous disposez d’un esprit rigoureux et méthodique ainsi que d’un grand sens de l’exactitude ;
• Vous êtes dynamique et ouvert(e) au changement, vous êtes flexible, polyvalent(e) et résistant(e) au stress ;
• Vous êtes capable de travailler à la fois en équipe et de manière autonome et vous avez de bonnes capacités relationnelles ;
• Vous avez un contact et une communication aisés avec les autorités, les habitants, les entreprises, les administrations diverses et le personnel de terrain ;

Connaissances linguistiques

• Vous maîtrisez une des deux langues régionales (FR ou NL) et avez de bonnes connaissances orales et écrites dans l’autre ;
• Toute connaissance d’une langue étrangère supplémentaire constitue un atout) ;
• Le brevet Selor est un atout ;

Expérience

• Vous disposez d’une expérience dans une administration et/ou en entreprise.
• Une expérience dans le secteur commercial et économique, particulièrement celui de l’entreprenariat durable et de l’économie circulaire, est un atout.

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein.
• Un salaire à l’échelle barémique C : 24.713,84€ bruts indexés sans ancienneté.
• Possibilité de télétravail très occasionnel.
• Une prime de fin d’année.
• Une prime linguistique (Brevet Selor).
• Un remboursement des frais de transport en public.
• Des chèques-repas.
• Une assurance hospitalisation.
• Un plan de formation.
• Un environnement de travail dynamique, diversifié et bienveillant.

Date limite : 31/08/2021

La commune de Saint-Gilles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.