Management Assistant Vakgroep Chemie

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De Vakgroep Chemie (DSCH) aan de Vrije Universiteit Brussel omvat dynamische onderwijs- en onderzoeksteams met internationale uitstraling in verschillende disciplines, waaronder fundamentele en toegepaste kwantumchemie, organische en peptidechemie, en analytische, milieu- en geochemie. De groep bestaat uit 7 voltijdse professoren, 3 deeltijdse professoren en een 120-tal onderzoekers (pre- en postdoctoraal). In het kader van het lopende, ambitieuze groeiplan van de Vakgroep Chemie op onderwijs- en onderzoeksniveau en met het oog op de nieuwe Engelstalige masteropleiding, zoekt de vakgroep een Assistant Manager voor het steunen van onze onderwijs- en onderzoeksactiviteiten.

2 - Functiebeschrijving

De activiteiten die uitgevoerd moeten worden, behoren tot de interne werking van de vakgroep. Hiertoe behoren de planning, het beheer, de voorbereiding, de uitvoering en opvolging van diverse administratieve en logistieke taken. De management assistant kan onafhankelijk werken en gebruikt de toegewezen bevoegdheden om administratieve en beheer-gerelateerde problemen te helpen lossen. De management assistant is verantwoordelijk voor het toezicht op de beheersbeslissingen, de uitvoering van de vereiste beheers- en technische methoden en systemen (bovenvermelde taken maken 50% uit van de opdracht).
In het kader van het groeiend aantal buitenlandse studenten in de Engelstalige Masteropleiding zal de management assistant tevens fungeren als centraal administratief aanspreekpunt voor zowel studenten als het onderwijsteam. Daarnaast wordt verwacht dat de kandidaat/kandidate een actieve en coördinerende rol opneemt voor het wegwijs maken van nieuwe buitenlandse studenten (bovenbeschreven takenpakket in de Engelstalige Master omvat 50% van de opdracht).

Dit is een greep uit je algemene taken:

• Planning, organisatie, en coördinatie van administratieve taken ter ondersteuning van onderzoek en onderwijs;
• Steunen, adviseren en assisteren van de diensthoofden en voorzitters op beheersniveau (bv. praktische organisatie rond de agenda en verslagen van vakgroepsraden, opleidingsraden, etc.);
• Financiële administratie van projecten (bv. beheer van bestellingen, aankopen) en opvolging van personeelsaangelegenheden;
• Aanspreekpunt voor buitenlandse studenten en vorsers (opvang, advies en oriëntatie);
• Opstellen van richtlijnen en procedures voor toegang tot elektronische leerplatformen (VUB/UGent);
• Samenstelling en bundeling van dossiers voor screening van internationale studenten, organisatie interviews, etc.;
• Voorzien van administratieve hulp voor startende studenten en opzetten van een tutorsysteem (incl. programma-specifieke startgids) voor nieuwe buitenlandse Masterstudenten Chemie;
• Coördinatie van de PR-activiteiten van de vakgroep en up-to-date houden van de website en databases van wetenschappelijke publicaties;
• Administratieve ondersteuning bieden bij de organisatie van congressen, lezingen en workshops;
• Administratieve ondersteuning bieden bij het management van internationale projecten.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Vereiste deskundigheid en/of diploma’s: je hebt een professionele bachelor of diploma hoger onderwijs van het korte type, bij voorkeur in “Office Management”, of gelijkwaardig door ervaring;
• Je bent sterk in administratieve en financiële verwerking, je bent goed georganiseerd met duidelijke management vaardigheden en ervaring in een academische omgeving is een plus;
• Je hebt zeer goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus;
• Je kan vlot overweg met computers en je bent in staat om je op korte termijn nieuwe softwarepakketten eigen te maken;
• Je kan goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Access), en hebt ervaring met sociale netwerk systemen, website ervaring is ook een plus;
• Klantvriendelijkheid, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou essentiële begrippen;
• Je bent een echte multitaskeren gaat steeds discreet en integer te werk;
• Je staat erom bekend een harde, dynamische werker te zijn; je staat graag ten dienste van je collega’s, van studenten en onderzoekers en je creëert door je opgebouwde expertise een belangrijke meerwaarde;
• Je kan goed omgaan met mensen; je houdt ervan om met anderen samen te werken; je bent ‘open minded’ en jong van geest;
• Je kan ook goed individueel en zelfstandigfunctioneren;
• Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van Contract onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 4, 5 of 6, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurantsaan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).
• Een thuiswerkvergoeding.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 16/02/2022 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 22/02/2022 (onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 28/02/2022(onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Prof. Dr. Frederik Tielens via Frederik.Tielens@vub.be of 02 629 3311.

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Contacteer Sarah Inghelbrecht via sarah.sigrid.inghelbrecht@vub.be of 0475 80 23 93.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen

Omvang: 1

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving