Management assistent - Startbaanovereenkomst <26 jaar (M, V, X)

le contenu du travail

Functieomschrijving:
Een routinejob die er elke dag hetzelfde uitziet? Neen bedankt! Jij bent op zoek naar een functie met voldoende verantwoordelijkheid en afwisseling? Het liefste in een omgeving waar je je talenkennis voldoende kan inzetten en waar jouw oog voor detail een onmisbare eigenschap is? Misschien ben jij dan wel het organisatietalent waarop onze instelling kan bouwen! Solliciteer snel voor de functie van management assistant bij de Federale Pensioendienst!

We zoeken momenteel 2 management assistants:

• een functie binnen de algemene administratie
• een functie binnen het departement Pensioenrechten

Wat houdt de functie in?
Als management assistant (directiesecretaris/directiesecretaresse) voer je verschillende taken uit, zoals:
Je zorgt voor de

coördinatie en uitvoering van volgende administratieve taken:

• Je controleert en behandelt de inkomende en uitgaande correspondentie teneinde de informatie uit te zoeken die moet worden meegedeeld aan de betrokken partijen (administrateur-generaal, adjunct-administrateur-generaal, departementsverantwoordelijke of andere leden van het departement en van de Federale Pensioendienst).
• Je beheert de telefonische gesprekken.
• Je voert een administratief takenpakket uit en zorgt voor de opvolging ervan (voorbereiding van documenten voor verschillende vergaderingen, opstellen van nota’s, enz.)
• Je beheert de agenda proactief, wat inhoudt dat je vergaderingen inplant, eventuele verplaatsingen organiseert, enz.
• Je zorgt ervoor dat parlementaire vragen, vragen van de ombudsman Pensioenen en vragen van het auditoraat worden gecoördineerd en beantwoord.

Je
helpt de medewerkers of personen die niet tot de dienst behoren om de gezochte informatie te bekomen:

• Je geeft de informatie van de verantwoordelijke door aan de medewerkers (opstellen van berichten op intranet, nieuwsbrieven).
• Je functioneert als tussenpersoon tussen je verantwoordelijke en de externe en/of interne partners.
• Je beheert alle documenten en informatie van de dienst of van de FPD om de vragen van medewerkers en/of externe contacten te kunnen beantwoorden en te zorgen voor een afdoende overdracht van belangrijke informatie.

Je neemt deel aan de
ondersteuning van het kennisbeheer (onder andere archivering en classificering)
Je
organiseert occasioneel de vergaderingen en zorgt ervoor dat deze goed verlopen

Profiel:
Je beschikt over een bachelordiploma. Laatstejaarsstudenten kunnen ook deelnemen aan deze selectieprocedure.
Opgelet! Dit is een contract in het kader van een startbaanovereenkomst. Om aangeworven te kunnen worden moet je
geboren zijn na 1 oktober 1996.
Gedragsgerichte competenties

• Je gaat om met problemen en lost ze zelfstandig op, je zoekt alternatieven en voert de oplossingen uit.
• Je neemt een flexibele houding aan ten aanzien van en speelt in op veranderende omstandigheden en diverse situaties.
• Je gaat integer te werk, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert de vertrouwelijkheid en de verbintenissen en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je reageert resultaatgericht op stress, je controleert de eigen emoties en je gaat constructief om met kritiek.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en je neemt de verantwoordelijkheid op jou voor de correctheid van de ondernomen acties.

Technische competenties

• Je hebt uitstekende mondelinge communicatievaardigheden.
• Je hebt uitstekende schriftelijke communicatievaardigheden.

Een goede motivatie is ook heel belangrijk.
Opgelet! Je motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd. Ze weegt harder door in de eindscore. Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze procedure niet slagen.

Troef

• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en Frans en je hebt een actieve kennis van het Engels.
• Je hebt een zeer goede kennis van de buroticatoepassingen (Office-pakket, Teams).
• Een eerste ervaring in een functie als management assistant is een troef.

Aanbod:
Je wordt aangeworven via een startbaanovereenkomst (niveau B) met bijhorende weddeschaal B1. Minimum aanvangswedde:
29.255,76 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen)

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie (via gecertificeerde opleidingen)
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• gratis hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+ (http://www.fedplus.be) kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• minimum 26 dagen verlof per jaar
• mogelijkheid tot telewerk