Resources Assistant

De directie van de logistiek staat in voor een professionele en efficiënte logistieke ondersteuning van de geïntegreerde politie door te voorzien in kwalitatieve en marktconforme producten (vb. functieuitrusting, voertuigen, wapens,...), diensten (vb.overheidsopdrachten) en in een passende werkomgeving (vb. burelen, schietstanden,...). Ze informeert op logistiek vlak en streeft naar een eenvoudige, correcte en snelle logistieke keten met een optimale afstemming tussen alle stakeholders met betrekking tot prijs, hoeveelheden, timing, plaats en innovatie. Ze streeft ernaar permanent en met respect voor het welzijn te zorgen voor goed uitgeruste medewerkers.

Resources van de Directie van de Logistiek is verantwoordelijk voor een vlotte en hedendaagse administratieve werking van de directie, voor een optimale inzet van de beschikbare personele middelen en voor een optimale loopbaanbegeleiding van de medewerkers en hun talenten en met oog voor hun welzijn op het werk.

De assistent beheerst diverse aspecten van het administratief beheer en het personeelsbeheer en werkt mee aan de implementatie van de verscheidene processen en instrumenten in dit domein teneinde de doelstellingen van de dienst op operationeel vlak mee ten uitvoer te brengen en de verwachte resultaten te mee te helpen behalen.

Dit omvat onder meer volgende aspecten: data invoering in programma’s, eerste lijns contactpersoon voor loopbaanbegeleiding voor medewerkers van de directie, , beheer van dienstprestaties en onbeschikbaarheden, opleidingsaanvragen, persoonlijke dossiers, arbeidsongevallen en schadegevallen, administratief beheer arbeidsgeneeskunde,....

Als contactpersoon, antwoorden op vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken:

• Zowel bij telefonisch als bij individueel contact fungeren als eerste contactpersoon voor de personeelsleden met vragen over hun loopbaan, dienstprestaties, …
• Telefonisch of via mail antwoorden op de verzoeken om informatie van interne of externe klanten
• Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven
• Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte problemen volgens de procedures of regels

Als gegevensbeheerder, relevante informatie voor de organisatie klasseren en/of gegevens invoeren in gegevensbanken om gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie.

Voorbeelden van taken:

• Verzamelen, analyseren, corrigeren en integreren van gerichte data
• Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels
• Op basis van de gegevensbank rapporten en lijsten maken

Als administratieve ondersteuning, administratieve documenten opstellen, aanpassen en/of controleren en vervolgens archiveren volgens de geldende procedures of regels om ervoor te zorgen dat de collega’s, partners of klanten op het overeengekomen tijdstip over de nodige documenten beschikken.

Voorbeelden van taken:

• Formulieren uitwerken
• De vormgeving van documenten verzorgen
• Dossiers administratief beheren en opvolgen
• Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst

Kennis :

• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER

• Strategie en beleid - Niv.:BASIS

• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER

• Opdrachten van politie - Niv.:BASIS

Praktische kennis :

• Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voortbrengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie.

• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.

• Ondersteunen - Anderen ondersteunen door een formele rol als mentor te aanvaarden, door een voorbeeldfunctie op te nemen en door anderen te helpen bij hun activiteiten

Verwachte gedrag :

• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de ’klanten’ bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.

• Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega’s bij te leggen.

• Dialogeren - De kennis en achtergrond van de gesprekspartner leren kennen door gerichte vragen te stellen, aandacht te hebben voor wat hem bezighoudt, zich in te leven in zijn situatie en het nodige te doen om zijn totale boodschap te begrijpen.

• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten,vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.

• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

Later te bepalen

Wervingsreserve : 24 maanden