Secrétaire de direction F/H/X

le contenu du travail

Secrétaire de direction (F/H/X)

2 poste(s) recherché(s) - Administration générale de l’aide à la jeunesse et du centre pour mineurs dessaisis

Date limite de candidature le 07/09/2025 inclus l Référence : O4 DD1 2024 005 / 059

Description

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche deux secrétaires de direction (F/H/X) pour le Service Général de la prévention et le Service Général de la gestion administrative et pécuniaire des prises en charge des jeunes de l’Administration générale de l’aide à la jeunesse.

Votre rôle

Vous avez pour mission d’assurer le secrétariat d’un ou plusieurs responsable(s) hiérarchique(s) et de le(s) soutenir dans l’exercice quotidien des activités.

Gérer les communications et les courriers

• Vous réceptionnez et traitez les mails et/ou les courriers entrants et sortants
• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique
• Vous assurez la centralisation des demandes, réponses et avis lors de sollicitations externes
• Vous filtrez les demandes en assurant des réponses de première ligne et réorientez vers le(s) responsable(s) hiérarchique(s) au besoin
  
  

Gérer l’agenda du/des responsable(s) hiérarchique(s)

• Vous réceptionnez les demandes de rendez-vous et de réunions
• Vous organisez l’agenda en fonction des disponibilités du/des responsable(s) hiérarchique(s) et vous vous assurez de son bon suivi (rappels, adaptations, modifications, annulations …)
• Vous gérez l’organisation des réunions, réservez la salle, conviez et accueillez les personnes concernées, mettez à disposition les fournitures et documents nécessaires
• Vous organisez les voyages et déplacements éventuels
  
  

Organiser et participer à des réunions (internes/externes) en soutien au(x) responsable(s) hiérarchique(s)

• Vous gérez l’organisation des réunions, conviez les personnes concernées, réservez les salles et mettez à disposition les fournitures et documents nécessaires
• Vous accompagnez le(s) responsable(s) hiérarchique(s) et/ou le/les représentez lors de réunion au besoin
• Vous assurez la prise de notes, la rédaction de compte-rendu
• Vous rédigez et communiquez les ordres du jour de réunion
• Vous gérez l’organisation de projets et d’événements liés aux différents SG, tels que des conférences, colloques, groupes de travail, et les journées du personnel de la prévention.
  
  

Rédiger et mettre à jour des documents et informations utilisés par le(s) responsable(s) hiérarchique(s)

• Vous élaborez et mettez à jour des procédures et documents standards utilisés par le Service/la Direction
• Vous rédigez et/ou dactylographiez des notes et courriers divers
• Vous rédigez et transmettez des notes d’informations, des notes de synthèse, des comptes rendus de réunions (en interne et en externe)
• Vous prenez en charge la mise en forme de tous types de documents
• Vous réalisez des présentations à destination d’interlocuteurs internes et externes
• Vous recherchez et transmettez des informations/données demandées par le(s) responsable(s) hiérarchique(s)
• Vous élaborez et mettez à jours des bases de données (tableaux de bord, tableaux de résultats)
• Vous mettez à jour et assurez le classement des documents à l’aide du système de Gestion électronique des documents (GED).
  
  

Gérer des dossiers en soutien au(x) responsable(s) hiérarchique(s) et archiver

• Vous assurez le suivi de dossiers confiés par le(s) responsable(s) hiérarchique(s)
• Vous triez, classez et archivez des documents/dossiers papiers et informatisés
• Vous tenez des échéanciers
  
  

Assurer la gestion des ressources humaines en collaboration avec le Directeur général adjoint :

• Vous participez à la gestion des prestations des agents du Service général (chèques-repas, suivi des maladies, gestion des absences, …)
  
  

Soutenir l’organisation de jurys de recrutementen collaboration avec le Directeur général adjoint :

• Vous participez à l’organisation de jurys de recrutement dans le cadre du remplacement d’absences temporaires au sein des Directions.
  
  

Créer et gérer des formulaires en ligne :

• Vous créez et gérez des formulaires numériques utilisés pour collecter des informations dans le cadre des actions du Service général.
  
  

Pour Le SG Prévention

Apporter un soutien administratif au Collège de prévention :

• Vous soutenez l’organisation et le suivi administratif du Collège de prévention.
  
  

Soutenir la gestion des infrastructures et de la sécurité :

• Vous apportez un soutien administratif dans la gestion des dossiers relatifs à l’infrastructure, à la prévention, à la protection et au bien-être au travail au sein du Service général.
  
  

Cette liste de tâches est non-exhaustive.

Vous avez une question sur la fonction ?

SG PEC : Madame Stéphane Sacco – DGA ff – stephane.sacco@cfwb.be

SG Prévention : Monsieur Pedro Ferreira Marum – DGA et Madame Jessica Bembassat - Secrétaire de Direction secretariat.sgprevention@cfwb.be

Rôle du service

La Fédération Wallonie-Bruxelles est compétente pour les matières personnalisables. Parmi ses missions, elle a en charge les matières relatives à l’aide et la protection de la jeunesse visées par le décret du 18 janvier 2018 portant le code de la prévention, de l’aide à la jeunesse et de la protection de la jeunesse, les arrêtés d’exécution ainsi que la loi du 8 avril 1965 relative à la protection de la jeunesse telle que modifiée en dernier lieu, et l’ordonnance du 29 avril 2004 de la Commission communautaire de la Région de Bruxelles-Capitale relative à l’Aide à la jeunesse.

Le SG de la prévention est composé d’une administration centrale et de 6 Directions de prévention.Chacune de celles-ci est dirigée par un Chargé de prévention (F/H/X) placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur général adjoint. Chaque direction de la prévention comporte de 1 à trois Conseils de prévention, dont la coprésidence est tenue par le Chargé de prévention. Un Collège de prévention est également institué, dont la présidence est assurée par le fonctionnaire dirigeant ou son délégué et son secrétariat est assuré par le SG de la prévention.

Les différents services du Service Général de la gestion administrative et pécuniaire des prises en charge des jeunespermettent l’agrément des services d’accompagnement et d’hébergement des jeunes en danger, en difficulté ou en conflit avec la loi, ou encore des AMO, SAS et services de parrainage, de même que des familles d’accueil.

Ils veillent au paiement des subventions mais également aux interventions dans les frais individuels liés à la prise en charge d’enfants ou de jeunes.

Ils mènent une réflexion permanente relative aux conditions d’agrément et de subvention.

Ce service général constitue une véritable interface tant avec les 413 services qu’il agrée qu’avec les mandants (Conseillers de l’aide à la jeunesse, Directeurs de la protection de la jeunesse ou juges) et les différents services publics et partenaires qui concourent à l’aide et à la protection des jeunes en danger ou danger ou en conflit avec la loi.

C’est également au sein de ce service que sont évalués les besoins de prises en charge et l’adéquation entre les moyens disponibles et les besoins des jeunes.

Pour plus d’information : https://www.aidealajeunesse.cfwb.be/ajss-pro/lagaj-en-bref/

Profil

Diplôme(s)

• Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (Graduat/Bachelier) ou de son équivalence reconnue par le ‘Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur’ de la Communauté française au moment de la candidature.
• Et vous disposez d’une expérience professionnelle de minimum 2 années dans le domaine du secrétariat de direction et/ou du support administratif (gestion de planning, organisation et suivi de réunions, classement, archivage, rédaction de courriers et de procès-verbaux,…).
  
  

SOIT

• Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (Graduat/Bachelier) en secrétariat de direction ou de son équivalence reconnue par le ‘Service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur’ de la Communauté française au moment de la candidature.
• Et aucune expérience n’est requise.
• Vous êtes également admis à la sélection si vous êtes étudiant en dernière année de l’année académique 2024-2025 pour l’obtention du diplôme requis (secrétariat de direction). Si vous êtes lauréat de la sélection, vous ne pourrez entrer en service que si vous avez obtenu le diplôme requis lors de la session de septembre 2025. Dans ce cas, joignez à votre candidature, une attestation reprenant les années académiques et la spécialisation académique de vos études.
  
  

Atout(s)

• Une expérience professionnelle dans le domaine du soutien management constitue un atout.
• Une expérience dans un service public constitue un atout.
  
  

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences techniques

• Connaissance des techniques d’expression écrite (Eliminatoire)
• Connaissance des techniques d’expression orale
• Bonnes techniques d’utilisation d’outil de messagerie instantanée (Teams,..) et de courrier électronique (Outlook,…) (via la plateforme Pix) ;
• Bonnes techniques d’utilisation des outils de gestion des agendas et de collaboration en ligne (via la plateforme Pix) ;
• Technique élémentaire d’utilisation de logiciel base de données (Excel,...)(via la plateforme Pix) ;
• Bonnes techniques de recherche, tri, classement et archivage de données numérique (via la plateforme Pix)
  
  

Compétences comportementales

• Intégrer l’information : Etablir des liens entre les diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates
• Résoudre les problèmes : Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre les solutions
• Agir de manière orientée service : Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs
• Structurer le travail : Structurer son travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.
• Faire preuve de fiabilité : Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité (Eliminatoire)
  
  

Votre motivation (Pondérée) sera évaluée lors de l’entretien.

Les compétences marquées d’un « Eliminatoire » sont essentielles pour l’exercice de la fonction et doivent impérativement être réussies avec minimum 60%. Sans quoi l’ensemble de l’entretien sera considéré en échec. Les compétences marquées d’un « Pondérée » sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Vous avez une question sur la procédure ? Esmeralda Sablon – Chargée de sélection – esmeralda.sablon(at)cfwb.be

Les jurys auront lieu les 30/09 et 02/10.

Lieu de travail

Bruxelles

Contrat

Contrat à durée indéterminée

Temps plein (38h)

Salaire annuel

• Entre 33.419,94 € brut et 56.933,37 € brut
• Echelle barémique : 250/1
• Niveau d’emploi : Bachelier
• Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement
  
  

Avantages

• Télétravail possible à 50% (avec accord) et indemnité de télétravail
• Chèques-repas
• Pécule de vacances et allocation fin d’année
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile – lieu de travail
• Indemnité vélo
• Assurance hospitalisation de base gratuite
• 27 jours minimum de congé par an
• Pour les enfants du personnel : journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, ...
  
  

Calculer le salaire

Conditions de recevabilité

Votre dossier de candidature doit obligatoirement comporter (sans quoi elle sera considérée comme non recevable) :

• un CV actualisé et rédigé en français
• une lettre de motivation
• une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence
• tout autre document demandé dans l’offre d’emploi (par exemple : la copie du permis de conduire)
  
  

Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidats à recevoir en entretien.

Diversité et égalité

Le Ministère de la Fédération Wallonie Bruxelles promeut la diversité et l’égalité des chances.

Vous êtes une personne en situation de handicap, avec un trouble d’apprentissage ou une maladie ?

Vous pouvez bénéficier d’un aménagement de la procédure de sélection. Faites en mention dans votre acte de candidature en précisant les informations qui nous permettront d’adapter les conditions de l’entretien. Une question ? inclusion.handicap@cfwb.be

Cas particuliers

• Diplôme
  
  

Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française est requise. Pour l’obtenir : inscrivez-vous sur travaillerpour.be.

Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d’équivalence du diplôme de la Communauté française est requise. Pour l’obtenir : introduisez une demande auprès de la Direction de la reconnaissance des diplômes étrangers (http://www.equivalences.cfwb.be/)

• Nationalité
  
  

Si vous êtes ressortissant d’un Etat faisant partie de l’Espace économique européen (ou de la Suisse), vous pouvez participer à la procédure de sélection sans démarches particulière.

Si vous êtes ressortissant hors Espace économique européen, vous pouvez participer à la procédure de sélection mais vous devez disposer d’un titre de séjour et d’un permis de travail valides.