Tender Officer

Onze klant is een groot internationaal bedrijf in de medische sector met een warme KMO-uitstraling

De functie

Ben je geboeid door de medische wereld met ziekenhuizen als je belangrijkste klant? Geeft het je een
boost om tenders minutieus voor te bereiden en te coördineren? Werk je graag volgens procedures en zoek je graag je weg in verschillende systemen? Dan kan dit jouw volgende job worden!

De job bestaat uit een gevarieerd pakket van taken:

Tender management

• Samen met 3 collega’s bekijk je inkomende aanbestedingen van ziekenhuizen over het hele land en verdeel je de dossiers. Ieder leidt de tender van A tot Z, maar kan op de collega’s rekenen voor back-up

• Je analyseert het lastenboek en organiseert een meeting met je collega’s van sales en logistiek om alles te plannen.
• Je coördineert de inzameling van de gevraagde documenten, stalen en onderdelen voor de offerte en volgt hierbij nauwgezet de vooropgezette tussentijdse deadlines op
• Je brengt alles samen in de template. Documenten en handtekeningen breng je met de juiste naamgeving onder in specifieke software systemen en je zorgt ervoor dat het totaalpakket tijdig klaar is om te versturen.

Management van bestaande contracten & Project management

• Bestaande contracten moeten gedigitaliseerd worden de documenten moeten worden ondergebracht in de hiervoor bestemde IT-systemen
• Regelmatig worden projecten opgestart om nieuwe werkwijzen en tools te testen. Dit zijn randprojecten die je zal opvolgen of waarvoor je input verwacht wordt.

Complexe en Administratieve Customer Service:

• Op termijn, na minimum 6 maanden, werkt je aan het bouwen van bruggen naar het Customer Service team; op die manier kunnen typische klantenvragen al opgelost worden in de tender fase
• Hiertoe werk je gedurende een deel van je tijd mee met het Customer Care team (8 personen). Je behandelt er vragen over levering van medisch materiaal, behandeling van
  backorders, prijzen enz.
• Je verwerkt de vragen vooral per email, en daarnaast af en toe per telefoon
• Je zoekt in verschillende systemen en je vraagt na bij
  collega’s (bv. sales afdeling, supply chain, contract & tendering) tot je alle elementen hebt die jou het antwoord bieden dat de klant
  nodig heeft

Het profiel

Do you have what it takes?

• Je beheerst hetNederlands en het Frans zeer goed, zowel gesproken als geschreven en je beheerst het Engels goed
• Je hebt een bachelor (of Master) niveau of je compenseert dit door relevante ervaring
• Je werkt graag volgens procedures en gaat daarbij gestructureerd te werk in verschillende systemen
• Ervaring in een internal sales functie is een plus
• Je bent gefocust en nauwkeurig. Onze klant staat ervoor bekend dat dossiers correct en zorgvuldig worden ingediend!
• Je bent gedreven en pro-actief en je kan snel schakelen bij urgenties
• Je hebt een goede kennis van Word en Excel
• Ervaring met SAP is een plus maar geen must

De organisatie

Viavera selecteert en rekruteert (hoger) opgeleide bedienden voor vaste en tijdelijke opdrachten, en tijdelijk met aansluitend vaste contracten. Onze kantoren situeren zich in Gent, Antwerpen, Brussel, Leuven en Zaventem.

Het aanbod

• Vast contract in een internationaal bedrijf in de medische sector met warme KMO-uitstraling
• Aantrekkelijk verloningspakket, bonus en extra-legale voorwaarden
• 20 vakantiedagen + 12 ADV-dagen
• 60% thuiswerk na de zomer