Administratief deskundige - dienst vrijwillige terugkeer (m/v/x)

Fedasil kent materiële hulp toe aanaanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de ’NBMV’). Fedasil coördineert de programma’s voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Fedasil zoekt een

Administratief deskundige (m/v/x)

Contract van onbepaalde duur AMIF

Dienst Vrijwillige Terugkeer

Externe selectie

Referentienummer: 9130-340

Functie

Doel

Fedasil beheert het programma Vrijwillige Terugkeer voor België. De cel Vrijwillige Terugkeer is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het aanbod van een kwalitatieve, professionele en voor iedereen toegankelijke terugkeerbegeleiding in samenwerking en overleg met externe partners, zoals IOM, Caritas en lokale besturen.

De dienst Vrijwillige Terugkeer is op zoek naar een administratieve duizendpoot die het management van de dienst ondersteunt in het uitvoeren en verbeteren van administratieve processen.

Je ondersteunt de PMO van de dienst Vrijwillige Terugkeer in het aanleveren van betrouwbare en kwaliteitsvolle informatie en rapportage aan de beleidsmatige en financiële stakeholders van het programma zoals het kabinet Asiel en Migratie en Europese Fondsen.

Je bent een transversale steunpilaar voor de hele dienst die interne processen stroomlijnt en opvolgt.

Context

Je werkt voor de cel Vrijwillige Terugkeer (directie Operationele Diensten). Deze dienst omvat alle activiteiten met betrekking tot Vrijwillige Terugkeer die worden uitgevoerd door Fedasil of door derden.

Je werkt in het hart van de dienst, transversaal ondersteunend voor de hele dienst. In functie van die ondersteuning overleg je regelmatig en gericht met andere diensten en directies binnen Fedasil zoals HR, de financiële dienst, infrastructuur, ICT, …

Je werkt direct in functie van het management van de dienst, dwz de dienstchef, de PMO en de adjunct. Je rapporteert aan de PMO.

Inhoud

• Je draagt bij aan de administratieve opvolging en de rapportage van het AMIF, een EU fonds dat het Belgische VT programma ondersteunt, inclusief ondersteuning bij eventuele audits. Het respecteren van deadlines en nauwkeurigheid zijn hierbij van zeer groot belang.
• Je draagt bij aan het onthaal en de intake van nieuwe medewerkers; je update het organigram en de contactdatabases; je helpt het management in de opvolging van de personeelscontracten
• Je voert bestellingen uit voor de terugkeerloketten en volgt het administratief proces van diverse facturen op zoals voor PCR-tests, tolken, veiligheidsagenten, …
• Je overlegt gericht met andere diensten binnen Fedasil om de processen zo vlot en efficiënt mogelijk te laten verlopen: HR, financiën, infrastructuur, ICT, … Je doet dit steeds op een correcte en professionele manier.
• Je volgt de goedkeuring van officiële documenten binnen de Fedasilprocedure op: voorbereiding beslissingen van het directiecomité en de inspecteur van financiën, signataires, …
• Je draagt bij aan de administratieve opvolging van de Re-Integration Assistance Tool.
• Je denkt mee na over hoe je de administratieve processen van de dienst kan verbeteren en efficiënter kan maken.
• Je bent multi-inzetbaar binnen het team vrijwillige terugkeer om administratieve taken op te nemen:
  • Administratie bij de organisatie van buitenlandse missies (verzamelen van dienstopdrachten, boekingen, etc.);
  • Verslagen van vergaderingen opstellen;
  • Voorbereiden van evenementen, werkgroepen, opstellen agenda’s, etc.;
  • Beheer van de groupshare

Profiel

Je hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners. Voor alle info: raadpleegwww.fedasil.be.

Diploma en ervaring

• Je bent houder van een bachelor/graduaat diploma
• Je hebt bij voorkeur een eerste relevante professionele ervaring en bij voorkeur in het opvolgen van administratieve dossiers.
• Je hebt concrete werkervaring in de sector van asiel/opvang.

Technische vaardigheden

• Je bent een teamspeler
• Je kan praktisch goed overweg met Word, Excel en Powerpoint
• Een sterke talenkennis (Nederlands, Frans en Engels) is wenselijk
• Je bent sociaal en een vlotte communicator

Algemene vaardigheden

• Je voelt je goed in een meertalige en multiculturele omgeving.
• Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en bent in staat om zelfstandig te werken in het kader van de opdracht van het team.
• Je kan creatief uit de hoek komen.
• Je werkt nauwkeurig, georganiseerd en planmatig.
• Je functioneert goed in een snel veranderende context.
• Je bent polyvalent.
• Je draagt de waarden van Fedasil uit: respect, klantgerichtheid, onpartijdigheid, discretie.

In team werken: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega’s.

Klantgericht handelen : Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen: Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

Problemen oplossen:Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.

ONDERSTEUNen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds arbeidsovereenkomst (38u) van onbepaalde duur op basis van Europese financiering AMIF. Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar.

Plaats van tewerkstelling

Hoofdzetel Fedasil: Kartuizerstraat 21 – 1000 Brussel

Loon

U wordt aangeworven op het niveau B1 met de loonschaal die voor u van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 2.438 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

Voordelen

• 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding - in verhouding tot de prestaties en het werkregime)
• Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer
• Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer
• Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart
• Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen
• Valorisatie van nuttige werkervaring
• Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren)
• Kilometervergoeding voor dienstopdrachten
• Dienst gsm & laptop
• Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering

Zin om te solliciteren?

Solliciteer tegen ten laatste 23/11/2021door het invullen van het sollicitatieformulier op www.fedasil.be.

Om in overweging genomen te worden, moet uw kandidatuurdossier het volgende bevatten:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma

Buitenlands diploma

Indien je het diploma vereist voor de functie in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg de website over gelijkstellingen van NARIC-Vlaanderen.

Kennis van het Nederlands

Indien je je diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 voor het Nederlands, georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor (www.selor.be).

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zal een blanco bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad model 1 en 2) gevraagd worden. Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectie, bestaande uit een schriftelijke test en een selectiegesprek, zal plaatsvinden op 02/12/2021. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Interne kandidaten

Aangezien het maximum aantal opeenvolgende arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur (met inbegrip van de vervangingsovereenkomsten) beperkt is tot 4 over een periode van 2 jaar; kunnen de medewerkers die zich in dat geval bevinden, niet meer deelnemen aan een selectie voor een contract van bepaalde duur of een vervanging. Ze kunnen immers contractueel niet meer worden aangeworven met een vijfde overeenkomst van bepaalde duur.

Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij Heleen.Gijs@fedasil.be (selectieverantwoordelijke).

Solliciteren