Administratief medewerker IT

Wat houdt de functie in?

Als administratief medewerkers ondersteun je jouw collega’s op de IT afdeling op administratief en organisatorisch vlak. Jij bent het talent dat in staat is om op een vriendelijke manier alle vragen op te vangen en deze door te spelen naar de juiste expert.

Je zorgt voor een feilloze planning en houdt zo mee het overzicht van lopende zaken. Je plant jouw IT collega’s zo efficiënt mogelijk in, rekening houdend met dringendheid, competentie, locatie, … Eenvoudige vragen die binnenkomen via de helpdesk tracht je te beantwoorden op basis van je affiniteit met het werkveld of je gezond verstand.

Op administratief vlak sta je in voor het opvolgen van aankopen: je volgt beslissingen van het college van burgemeester en schepenen op, maakt bestelbonnen, onderhoudt contact met leveranciers en zorgt voor de controle van inkomende facturen en beschikbare budgetten. Daarnaast sta je in voor het inventaris beheer en zie je nauw toe op de stock, in functie van gebundelde aankopen.

Tot slot ben je ook betrokken bij de informatieveiligheid van de dienst en ondersteun je de juridische expert op administratief vlak bij het up-to-date houden van verwerkersovereenkomsten.

• Je hebt niet noodzakelijk ervaring in IT, maar het is wel een pluspunt. Je kan jouw affiniteit en interesse aantonen in je motivatie
• Je kan vlot overweg met een grote hoeveelheid informatie en vindt het fijn om administratief alles netjes en in orde te houden
• Je bent een talent als het aankomt op organisatie: je kan prioriteiten goed inschatten en taken verdelen over de juiste persoon
• Je hebt interesse om verder bij te leren en toont je leergierig als het gaat over de IT materie
• Je kan rustig blijven onder druk en toont een gezonde portie energie om problemen op te lossen, het kan namelijk hectisch zijn op de dienst
• Je werkt op een constructieve manier samen met je collega’s en vormt zo een hecht team
• Je bent van nature erg integer en gaat secuur om met een veelheid aan vertrouwelijke informatie

Wat hebben wij jou te bieden?

• Een voltijdse functie in contractueel dienstverband, er wordt een aanwervingsreserve aangelegd, geldig voor twee jaar
• Weddeschaal C1-C3: min. 2.005 euro en max. 3.670 euro (bruto per maand)
• Relevante ervaring (ook uit de privé) wordt (gedeeltelijk) meegenomen
• Een werkgever die veel aandacht heeft voor een gezonde balans werk-privé: glijtijdenregeling, mogelijkheid tot opname kredieturen, extra feestdagen, minstens 32 dagen verlof op jaarbasis,…
• Maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag
• Lokale handelaarsbonnen en ecocheques twv 200 euro/jaar
• Gratis hospitalisatieverzekering
• Volledige terugbetaling van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding

De selectieprocedure bestaat uit een vergelijkend examen bestaande uit volgende onderdelen:

• Indien er meer dan 15 kandidaturen zijn, dan zal er een preselectie gebeuren op basis van CV, motivatie en affiniteit met het werkveld. Besteed hier dus extra aandacht aan bij uw kandidatuurstelling. Enkel de 15 best gerangschikte kandidaten worden toegelaten tot de procedure.
• Een thuisopdracht die wordt doorgestuurd op donderdag 2 december 2021 en dient te worden teruggestuurd uiterlijk maandag 6 december om 9u(datum onder voorbehoud), gericht op de evaluatie van de inhoudelijke en technische competenties van de kandidaten. Kandidaten moeten 50 procent van de punten behalen om als geslaagd te worden beschouwd en deel te kunnen nemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
• Een mondelinge proef, op donderdag 23 december (datum onder voorbehoud, het exacte uur zal later worden meegedeeld) in de raadzaal van het OCMW, Hector Henneaulaan 1, 1930 Zaventem, gericht op de evaluatie van de motivatie, relevante werkervaring en gevraagde competenties voor de functie.

Om als geslaagd te worden beschouwd, moet je voor elk gedeelte vijftig procent van de punten behalen en zestig procent op het geheel van het examen.

Hoe kan je je kandidaat stellen?

Bezorg uiterlijk op 24 november 2021 jouw cv en motivatiebrief via onderstaande knop:

Indien je voldoet aan de voorwaarden, zal je door ons uitgenodigd worden voor het afleggen van de thuisopdracht.

• Freddy Bernaerts, Afdelingshoofd Interne Zaken, via 02 717 89 11 of
  freddy.bernaerts@zaventem.be
• Griet Van den Abeele, HR deskundige a.i., via
  vacature@zaventem.be
  of 02 209 10 61