Administratief medewerker

1. Beheren van diverse dossiers waarmee het domein te maken krijgt, zodat de administratieve handelingen daarin vlot verlopen. Taken:

• instaan voor het volgen van procedures
• verzorgen van administratieve dossiers
• nakomen van administratieve verplichtingen zoals briefwisseling (registratie, dispatching, behandeling…)
• beheren van de nodige databanken en het archief
• uitvoeren van administratie rond budget, facturen, boekhoudkundige verrichtingen, enzovoort
• beheren van personeelsdossiers,…

2. Voeren van een efficiënte en correcte communicatie met collega’s of externen zodat die de juiste antwoorden krijgen op hun vragen of verzoeken. Taken:

• instaan voor (belangrijke) telefonische contacten met collega’s, leveranciers, klanten,…
• instaan voor (belangrijke) persoonlijke contacten met collega’s, leveranciers, klanten,…
• zorgen voor klantgerichte opvang van bezoekers
• bewaken van een heldere communicatie en meedenken om die op een hoog niveau te houden.

3. Algemene administratieve ondersteuning verlenen aan leidinggevenden en collega’s zodat het domein minimaal te maken krijgt met achterstanden en klachten. Taken:

• expertise aanbieden op werkplekken die dat kunnen gebruiken
• helpen bij dossiers als je daarom wordt verzocht
• meedenken en suggesties doen bij team- of thema-overleg
• instaan voor verslaggeving bij vergaderingen.

4. Steeds op de hoogte zijn van regelgeving rond de taken zodat de dossiers juridisch perfect in elkaar zitten. Taken:

• zelf initiatief nemen om op de hoogte te raken/blijven van de nodige regelgeving
• nieuwe) kennis uitwisselen met collega’s doorheen het uitvoeren van opdrachten.

• Je bent spontaan
• Je kan zelfstandig werken
• Je bent assertief, maar op een vriendelijke manier
• Je hebt administratieve ervaring