Assistant administratif – Formation (h/f/x) pour le service GRH – Niveau C

Contenuto del lavoro

Le CPAS de Molenbeek-Saint-Jean est actuellement à la recherche d’un
Assistant administratif – Formation (h/f/x) pour le service GRH – Niveau C – un contrat de remplacement (CDR)

Mission :

Le service Gestion des Ressources Humaines a entre autres pour mission d’établir, en concertation avec les différents responsables de services, les plans de formations pour l’ensemble des membres du personnel (hors travailleurs sous contrat d’insertion Article
60§7) du CPAS.

L’assistant administratif formation assure l’organisation, le suivi et l’évaluation des formations, dans le respect du budget prévu à cet effet ; il est chargé de la rédaction de rapports sur l’organisation et le suivi des formations.

Activités principales :

• Assurer l’organisation opérationnelle des formations (contact avec formateurs internes et externes, planification des dates, inscriptions, réservation des salles, convocations, préparation des listes de présence, …)
• Enregistrer les données relatives à la formation dans le programme informatique approprié (e-RH).
• Assurer l’envoi et le suivi des formulaires d’évaluation des formations transmis aux participants et effectuer l’analyse de ces dernières.
• Veiller au suivi de la facturation des formations, en étroite collaboration avec le

Service des Finances.

• Assurer un support de type helpdesk pour l’utilisation de e-RH (formation) aux utilisateurs internes.

Conditions de participation :

• Être titulaire d’un certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS), ou être en possession d’une décision d’équivalence assimilant le diplôme d’études

étranger au diplôme requis au moment de l’engagement.

Profil de la fonction :

• Appliquer et maîtriser les différentes étapes de la procédure (lignes conduites) pour les formations.
• Avoir un œil critique et effectuer des vérifications et des réflexions pour résoudre des problèmes lorsque cela est nécessaire.
• Être organisé dans son travail (élaboration des plannings, collecte des éléments) pour respecter les délais et assurer une qualité élevée.
• Garder le contact avec les partenaires extérieurs en vue d’une coopération harmonieuse.
• Être capable de fournir un retour d’information, être flexible et discret.
• Avoir une connaissance approfondie des outils informatiques courants (Word, Excel,

Outlook).

Atouts

• Disposer d’une première expérience dans le domaine des ressources humaines.
• Avoir une expérience dans une fonction similaire notamment en matière de formation.
• Disposer d’une expérience dans une administration locale.
• Avoir déjà utilisé Persée ou E-RH dans une fonction antérieure.
• Avoir une maîtrise de la seconde langue nationale, être en possession du Selor ou

être disposé à l’obtenir.

Programme de la procédure de sélection

• Lundi 16/01/2023– présélection sur base du cv + invitation test écrit
• Mercredi 17/01/2023 – test écrit en présentiel
• Vendredi 20/01/2023 – entretien oral en présentiel

Les candidats correspondant aux profils recherchés peuvent envoyer leur candidature avec la référence 23003 au plus tard 15/01/2023

Oproep tot kandidaatstelling voor de functie van Administratief.ve assistent.e -
Vormingen (m/v/x) - voor de afdeling human resources - niveau C - vervangingscontract

Missie:

De dienst human resources heeft als missie om, het opstellen in overleg met de verschillende diensthoofden, van de opleidingsplannen voor alle personeelsleden stellen
(met uitzondering van de werknemers met een integratiecontract krachtens artikel 60§7) van het OCMW.

De administratief medewerker vormingen (m/v/x) is verantwoordelijk voor de organisatie, de opvolging en de evaluatie van de opleidingen, met inachtneming van het daarvoor bestemde budget, en is belast met het opstellen van verslagen over de organisatie en opvolging van de opleidingen.

Belangrijkste taken:

• Zorgen voor de operationele organisatie van interne en externe opleidingen (contacten met interne en externe opleiders, planning van data, inschrijvingen, zaalreserveringen, uitnodigingen, opstellen van presentielijsten, enz.);
• Registratie van opleidingsgegevens in ons gehanteerde computerprogramma (e-HR).
• Verzorgen van de verzending en opvolging van de toegezonden evaluatieformulieren van de opleiding aan de deelnemers en deze evaluaties analyseren;
• Zorgen voor de verwerking van de opleidingsfacturen, in nauwe samenwerking met de financiële afdeling;
• Helpdeskondersteuning bieden voor het gebruik van e-HR aan interne gebruikers;

Voorwaarden voor deelname :

• In het bezit zijn van een getuigschrift van hoger secundair onderwijs of in het bezit zijn van een gelijkwaardigheidsattest dat het diploma van de buitenlandse studie gelijkstelt aan het bij de aanwerving vereiste diploma.

Profiel van de functie :

• De verschillende stappen van de procedure (richtlijnen) voor vormingen toepassen en onder de knie hebben;
• Een kritisch oog hebben en controles uitvoeren en indien nodig probleemoplossend denken;
• Georganiseerd zijn in het werk (opmaken van planningen, elementen verzamelen) voor het behalen van deadlines en een hoge kwaliteit te garanderen;
• Houden van contact met externe partners met als doel een vlotte samenwerking;
• Feedback kunnen geven, flexibel en discreet zijn;
• Een grondige kennis van de gangbare informaticatools hebben (Word, Excel, Outlook).

Troeven :

• Een eerste werkervaring hebben op het vlak van Human Ressources ;
• Een ervaring in een soortgelijke functie, met name op het gebied van opleiding ;
• Reeds gewerkt binnen de publieke sector ;
• Kennis en/of gebruik van Pérsée of E-RH in een eerdere functie;
• De tweede landstaal goed beheersen, in het bezit zijn van de Selor of bereid zijn deze te verwerven.

Programma van de selectieprocedure

• Maandag 16/01/2023 voorselectie op basis van cv + uitnodiging voor de schriftelijke test
• Woensdag 17/01/2023 - schriftelijk test – plaats: de hoofdzetel
• Vrijdag 20/01/2023 – persoonlijk mondeling interview – plaats: de hoofzetel

Als u geïnteresseerd bent in de functie en u beantwoordt aan het gezocht profiel, kunt u uw gemotiveerde kandidatuur opsturen naar referentie 23003

ten laatste tegen 15/01/2023

Type d’emploi : Contrat de remplacement

Avantages :

• Aide au transport quotidien
• Chèques repas
• Indemnité kilométrique

Flexible Language Requirement :

• Néerlandais non requis

Programmation :

• Travail de jour

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date limite de candidature : 15/01/2023