Facultaire Vlinder / Medewerker Elektronische Communicatie

• Functie: Facultaire Vlinder / Medewerker Elektronische Communicatie
• Tewerkstellingspercentage: 100%
• Niveau: functieklasse B
• Departement: Faculteit Farmaceutische Wetenschappen ; FW51 - Decanaat faculteit Farmaceutische Wetenschappen
• Uiterste inschrijvingsdatum: 01-03-2023

De Universiteit Gent is een wereld op zich. Meer dan 8.000 personeelsleden zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs en onderzoek, beheer en administratie, technische en sociale voorzieningen, enz. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De Universiteit Gent telt 11 faculteiten en meer dan 100 vakgroepen, die in elk van de wetenschappelijke disciplines hoogstaande en door onderzoek ondersteunde opleidingen aanbieden. De Universiteit Gent voert een actief gelijkekansen- en diversiteitsbeleid en moedigt iedereen aan te solliciteren.

Enerzijds bied je als facultaire vlinder all-round ondersteuning aan de centrale diensten van de faculteit Farmaceutische Wetenschappen (decanaat en/of facultaire dienst onderwijsondersteuning FDO) al naargelang de nood aan ondersteuning die zich voordoet, dit kunnen korte en/of langdurige opdrachten zijn.

Anderzijds fungeer je als hands-on communicatiemedewerker van de faculteit die instaat voor het uitbouwen en onderhouden van verschillende (elektronische) communicatiekanalen.

Flexibiliteit en gedrevenheid zijn hierbij onontbeerlijk en de functie is duidelijk gekenmerkt door grote afwisseling en veelzijdigheid. Er wordt verwacht dat je snel kan schakelen tussen je verschillende deelopdrachten, naargelang de (ad hoc) noden die zich voordoen. De functie-invulling is daarenboven dynamisch om een accuraat antwoord te kunnen bieden op nieuwe langetermijnontwikkelingen.

Concrete taken m.b.t. deelfunctie ‘medewerker elektronische communicatie’ die zich zullen aandienen zijn onder meer:

• Je staat in voor de reorganisatie, het onderhoud en het up-to-date houden van de facultaire website in de huisstijl van de UGent. Je fungeert hiervoor ook als liaison met de Directie Communicatie.
• Je bouwt de aanwezigheid van de faculteit Farmaceutische Wetenschappen uit op social media (twitter, facebook, LinkedIn, Youtube, , …).
• Je opereert als aanspreekpunt (SPOC) voor het inplannen van activiteiten op de campus (door studenten, externen, …) en waar nodig communiceer je deze events elektronisch.
• Je bent hands-on bezig met platformen zoals Nova Academy, Infinitum, …
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de facultaire sharepointsites/intranet.

Concrete taken m.b.t. deelfunctie ‘facultaire vlinder’ die zich kunnen aandienen zijn onder meer:

• Je staat in voor algemene administratieve / logistieke ondersteuning: o.a. agendabeheer, organisatie en verslaggeving van vergaderingen, organisatie van events, verzamelen en verifiëren van gegevens, afhandelen van dossiers (studentencurricula, Erasmusdossiers,…), optimaliseren van procedures en processen waar nodig,... Dit kan zich zowel in de domeinen Facultaire Studentenadministratie, als Kwaliteitscel Onderwijs, als decanale werking, als monitoraat afspelen. Je “klanten” zijn bijgevolg zowel studenten als faculteitsmedewerkers.
• Je verzorgt lokaalreserveringen, biedt hulp bij roostering en studentgerelateerde zaken (o.a. diploma’s, deliberaties, …).
• Je staat in voor financiële administratie (in SAP): facturen en onkostennota’s verwerken, bestellingen plaatsen, fungeren als proxy voor financiële handelingen, budgetopvolging, …

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Sofie Beyaert via Sofie.Beyaert@ugent.be of 09 264 80 41. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

• Je hebt bij voorkeur ervaring met (elektronische) communicatie en administratieve processen; je hebt een uitgesproken interesse om deze dubbele rol op te nemen. Elektronische platformen en communicatietoepassingen schrikken je niet af, maar zie je als een dagdagelijkse vertrouwde partner in je jobinvulling.

• Je werkt nauw samen met het decanaat en de FDO, maar je gaat zelfstandig te werk: je kent de prioriteiten in jouw takenpakket en je organiseert zelf je werk in functie van de noden zoals bepaald door de leidinggevende; de sleutelwoorden in de uitoefening van de functie zijn flexibiliteit en stressbestendigheid.

• Je neemt initiatief, anticipeert en reikt zelf oplossingen aan in alle facetten van je opdracht.

• Je bent in staat om je vertrouwd te maken met de werking van het decanaat, de FDO, de universitaire context waarbij je adequaat inspeelt op de regelmatig wijzigende functionele omgeving.

• Je hebt een sterke zin voor verantwoordelijkheid; je gaat discreet om met (vertrouwelijke) informatie; je bent loyaal; je neemt een constructieve houding aan tijdens overlegmomenten en vergaderingen.

• Je beschikt over een goede kennis van het Nederlands en het Engels.

• Je hebt goede writing skills en je schrijft met plezier berichten.

• Je bent leergiering naar nieuwe evoluties binnen het takenpakket en je bent bereid om daarvoor, indien nodig, bijkomende opleidingen te volgen; je kan je vlot aanpassen aan veranderende werkomstandigheden, werkplek en collega’s.

• Je beschikt over sterke computervaardigheden, je hebt een goede kennis van de courante softwarepakketten; je hebt voeling met en je bent in staat om je vlot in te werken in nieuwe (soms UGent-specifieke, cf. Oasis, Time Edit, Ufora,..) softwaretools en elektronische (social) media.

• Je realiseert je dat ICT-toepassingen een snel veranderingspatroon kennen en dat de concrete invulling van jouw taak, in het spoor hiervan, vaak mee zal veranderen.

  
  

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma van bachelor (of daarmee gelijkgesteld diploma) en je kan een kopie voorzien van je diploma op het moment van je kandidatuurstelling (inclusief een NARIC-gelijkwaardigheidsattest voor diploma’s behaald buiten de Europese Unie)
• Je bezorgt ons tijdig (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) alle gevraagde documenten (zie “Interesse?”)

Aan de toelatingsvoorwaarden moet voldaan worden op de uiterste inschrijvingsdatum.

Ons aanbod

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B met een verloning volgens salarisschalen 4.1 t.e.m. 6.2 afhankelijk van de relevante ervaring. Lees op onze website meer over de ATP-salarisschalen.

We bieden een boeiende job met een aantrekkelijke loopbaan, 36 dagen vakantieverlof aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen, een fietsvergoeding, terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een hospitalisatieverzekering, ecocheques en een ruim vormings- en opleidingsaanbod. Bekijk het volledig overzicht van onze personeelsvoordelen.

Selectieprocedure

De selectieprocedure bestaat uit een dossierselectie, een eliminerend geschiktheidsonderzoek en een eindselectie. Het geschiktheidsonderzoek en de testen zullen op het niveau van de functie worden afgenomen. Je wordt bij elke stap in het selectieproces op de hoogte gehouden van je kandidatuur.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Voor meer informatie omtrent deze selectieprocedure kan je contact opnemen met de afdeling Werving en Selectie via selecties@ugent.be. Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.

Interesse?

Bezorg ons uiterlijk op 01-03-2023 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je hoogst behaalde diploma relevant voor deze functie. Heb je dit als huidige UGent-medewerker eerder ingediend, dan hoef je dit niet opnieuw te doen.
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma’s behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door, maar solliciteer online via deze toepassing. Kandidaturen die ons op een andere manier bereiken (vb. via e-mail) kunnen we niet als ontvankelijk beschouwen.

Vragen over online solliciteren? Bekijk de FAQ.