HUDERF – Secrétaire médicale (H/F/X) - CDI - 24h

Société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B.) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. Le HUB compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. Le HUB a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Description générale de la fonction :

Le secrétariat de chirurgie fait partie des secrétariats médicaux de l’Hôpital des Enfants Reine Fabiola. Les secrétariats médicaux appartiennent au Département S.A.S. (Secrétariats médicaux, Accueils et Service social).

Environ 30 secrétaires constituent l’ensemble de l’effectif des secrétariats médicaux.

Les secrétariats médicaux sont placés sous la responsabilité directe de la coordinatrice des secrétariats médicaux.

Votre mission principale consiste à gérer les consultations médicales du service de Chirurgie pédiatrique. Une assistance administrative générale pour le Service de Chirurgie pédiatrique et back-up de l’assistante du Chef de service rentre également dans cette fonction.

Vos principaux rôles et responsabilités :

• Accueil des patients en consultation
• Gestion des rendez-vous de consultations : prise de rendez-vous des consultations générales et post opératoires/annulations/reports
• Gestion des interventions médicales : inscription au programme opératoire, organisation des examens, annulations/reports
• Gestion de rendez-vous multidisciplinaires de patients chroniques pour la Clinique de poids junior
• Organisation des consultations pluridisciplinaires : Atrésie de l’oesophage, Hernie Diaphragmatique, Bowel management
• Gestion et suivi des appels téléphoniques
• Gestion et suivi des dossiers et documents médicaux de patients : frais de remboursement, attestations, envoi informations aux parents, collecte des informations pour les médecins, demande de dossiers auprès d’autres hôpitaux
• Relevé des gardes et gestion administrative des congés des médecins
• Back-up de l’assistante de Chef de Service de Chirurgie
• Diverses tâches administratives (économat, classements, etc.)

La secrétaire affectée à ce poste devra pouvoir :

• Collaborer au bon fonctionnement du service
• Travailler aisément en équipe
• Gérer le stress lié à la surcharge ponctuelle de travail
• Faire face à une patientèle anxieuse et parfois difficile
• Savoir gérer les priorités

La secrétaire est responsable de la bonne conduite des tâches journalières et du respect des procédures de travail mises en œuvre.

Tout changement dans la procédure de travail sera soumis à l’approbation de sa hiérarchie (N+1).

La secrétaire est en contact direct avec différents services de l’hôpital : archives médicales, accueil central. Elle assure le lien entre son service et les différents secrétariats médicaux de l’hôpital. Ponctuellement, elle entre en contact avec les unités de soins.

La secrétaire doit répondre à toute demande extérieure à l’institution hospitalière concernant la prise en charge des patients.

Profil

Conditions d’accès

• Posséder un Bachelier ou 3 ans d’ancienneté dans le niveau C
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l’examen Selor dans les 2 ans)
• Satisfaire à l’entretien de sélection
• Satisfaire aux qualités requises pour la fonction

Votre profil :

Savoir :

Il serait intéressant que la secrétaire qui postule pour le poste possède une connaissance générale de l’hôpital. La secrétaire doit utiliser la 2ème langue nationale (critères de réussite d’examen de Selor).

Savoir-faire :

La secrétaire doit avoir une orthographe irréprochable et être capable d’utiliser les logiciels Word et Excel. Elle doit également être capable de rechercher toute information utile à son activité professionnelle et la mettre en application.

Savoir être :

La secrétaire est tenue au respect du secret médical. Elle doit faire preuve de discrétion, de rigueur et de méthode et posséder le sens des priorités.

Être ouverte aux changements est un prérequis pour la fonction.

La ponctualité est indispensable.

La responsabilité personnelle de la secrétaire est de prendre soin de son équilibre personnel, de maintenir et développer ses connaissances et compétences de façon continue avec l’accompagnement de la hiérarchie.

Elle devra être disponible dans les moments où l’abondance de travail pourrait le réclamer.

La secrétaire doit être capable de s’intégrer au travail en équipe et de gérer le stress engendré par une surcharge ponctuelle de travail ainsi que par des patients anxieux ou difficiles.

Elle fera preuve d’initiatives mais toutefois dans les limites de sa compétence.

Elle doit être à l’écoute des patients, pouvoir répondre à leur demande et posséder le sens de l’accueil et du contact humain.

Offre

• Un contrat de remplacement de 38h semaine avec une échelle barémique du secteur public (charte sociale).

• Assimilé au grade de : Secrétaire Administratif
• Montants annuels à temps plein : Echelle barémique (charte sociale): B 1/2/3

Min. : € 31 604,84 indexé (index: 1.9999)

Max. : € 55 776,22 indexé (index: 1.9999)

Le maximum est atteint après 27 ans d’ancienneté pécuniaire.

• Des avantages extra légaux :

• Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
• Une prime annuelle d’attractivité
• Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10 ou 12)
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).