Logistiek en financien

Als administratieve ondersteuning

Administratieve documenten opstellen, aanpassen, controleren en archiveren volgens de geldende procedures of regels om ervoor te zorgen dat de collega’s, partners, of klanten op het overeengekomen tijdstip over de nodige documenten beschikken.

Voorbeelden van taken:
? Opstellen van gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven en documenten
? Verzorgen van inkomende en uitgaande informatiestromen (briefwisseling, e-mail, telefoon, fax)
? Beheren van de administratieve dossier van de directie en bijhouden van het klassement
? Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd
? Instaan voor het onthaal van interne en externe partners
? Opvolgen van lopende dossier om een algemene administratieve ondersteuning te bieden
? Instaan voor opzoekwerk alsook inzamelen en verwerken van data- en cijfermateriaal

Als logistieke ondersteuning

Logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken:
? Ontvangen van leveringen, deze controleren en instaan voor de distributie ervan
? Ondersteuning bieden aan het magazijn- en stockbeheer
? Opvolgen van de instroom, doorstroom en uitstroom van de uitrusting in de daarvoor voorzien bestanden
? Zorgen voor een correcte behandeling van de opgestelde werkorders en de relevante documenten eigen aan de werking van de zuil Logistiek en Financiën
? Ondersteuning bieden in het beheer van het wagenpark, het individueel en collectief materiaal, infrastructuur, …
? Opmaken van bestelbonnen

°Er wordt gewerkt met een beurtrol om in permanente logistieke ondersteuning (7d/7d en 24u/24u) te voorzien. Je bent bereid om deel te nemen aan deze permanentierol.

Als budgettair/financiële ondersteuning

Budgettaire en/of financiële taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken:
? Opmaken van prijsaanvragen en contacteren van leveranciers volgens de wettelijke voorschriften
? Ondersteuning bieden bij algemene boekhoudkundige taken
? Opmaken van bestelbonnen en facturen

Als contactpersoon

Antwoorden op vragen van interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken:
? Beantwoorden van mondelinge en/of schriftelijke vragen of doorverwijzen indien nodig
? Optreden als eerste contactpunt van de dienst
? Instaan voor de informatiedoorstroming van en naar de leden van de dienst en hulp verlenen met als doel het oplossen van problemen